アナログな会社は淘汰寸前？〇〇〇〇化で簡単に経費1500万削減できそうな話
目次
【おさらい】クラウドとは？
クラウドってそもそも何？きちんと理解できている、という人は意外と少ないのではないでしょうか。まずはここで、小学生でも（?）理解できるくらいわかりやすく簡単におさらいしていきます。
クラウドについてもう十分に理解している、という人は読み飛ばしていただいても構いません。
クラウドをものすごく簡単に言うと、パソコンなどの機器(本体)とネットワーク環境(Wi-Fiなど)があればデータやサービスを利用できることです。
一番身近な例としてはGmailやEvernoteが挙げられます。Gmailなどは、メール自体をそのデバイスに保存しているわけではありません。保存されているサーバーにネットワークを繋いで一時的に利用しているような状態に過ぎないのです。
知らなきゃ損！クラウドサービスのランニングコスト
実際に社内の人事・総務・営業・会計の各部門でクラウドサービスを利用するとして、年間の費用がだいたいどれくらいかかるのかイメージできるという人はあまりいないと思います。
しかしここで伝えたいのは、「かかる費用」よりクラウドサービスを導入することにより「削減できる費用」の方です。
クラウドサービスをフルで活用すると年間でなんと…
約1,500万円分のコスト削減可能！
約1,500万円！？この数字どこから？
1,500万円という数字はどっから出てきたんだ！と、思いますよね？
まずは以下のサイトで職種別の平均年収に福利厚生や社会保障費などを加味した場合ほぼ1.5倍程度に。そして週5日・8時間・年間休日120日として単純な時給を求めてみました。
引用データ：求人情報・転職サイトDODA（デューダ）2016年職種別年収ランキング
そして以下の5つの分野から、ボクシルで特に人気が高いサービスの利用料平均額を独自に算出しました。
この2つのデータから、クラウドサービスを使って短縮できた時間数×時給で計算しました。
自社に導入を考えている人はぜひとも参考にしてみてくださいね。
それでは詳しく解説していきます。まずは社内SNSから。
【社内SNS】コミュニケーションを高速化！
メールだと誤送信があったり、添付ファイルのミスがあったりと地味に面倒です。既読や未読状況もイマイチわかりませんよね。
会社全体で使えて、そんなミスも減らせるクラウドサービスは社内SNSなどのコミュニケーションツールです。
求人情報・転職サイトDODA（デューダ）にて、先述した方法で導き出すと2016年の平均年収は442万円。そしてこれにもろもろの費用を加味し1.5倍にすると、442万円×1.5=663万円。
これは単純な時給換算だと3,453.125円 ≒ 3,454円です。(1日8時間労働・年間休日120日計算)
ボクシルで特に人気が高いこの8つのサービスの利用料金の平均は以下の通り。
| 初期費用 | 利用料月額 | ユーザー月額 |
|---|---|---|
| 0円 | 520円 | 408円 |
月額利用料の平均は520円、年額換算だと約6,240円。
ユーザー月額利用料の平均が約408円なので、1人あたりの年額コストは約4,896円です。
つまり年間で1人あたり2時間作業時間を削減できれば元が取れてしまいますね。
= 6,240円+ (4,896円×利用人数)
【勤怠管理ツール】総務の仕事を効率化
総務の仕事の代表といえば勤怠管理が挙げられます。
従業員数が多ければ多いほど管理は大変になりますね。そんな煩雑な作業を効率化してくれるのは勤怠管理ツールです。
求人情報・転職サイトDODA（デューダ）の2016年のデータによると、総務の平均年収は488万円。福利厚生などの諸費用を考えて488万円×1.5=732万円。
これを単純に時給に換算すると3812.5円 ≒ 3813円です。(1日8時間労働・年間休日120日計算)
ボクシルで特に人気が高いこの6つのサービスの利用料金の平均は以下の通り。
| 初期費用 | 利用料月額 | ユーザー月額 |
|---|---|---|
| 0円 | 200円 | 234円 |
月額利用料の平均は約200円、1年間使っても2,400円ほどしかかかりません。
ユーザー月額利用料は1人あたり約234円。年額換算だと約2,808円と非常に安価です。
これだけ安いコストで勤怠管理ができるというのは破格ではないでしょうか。
= 2,400円 + (2,808円×人数)
実際に勤怠管理ツールを使ってみた
実際にスマートキャンプではjinjerを使っています。jinjer導入前までは従業員ごと(約40人)にスプレッドシートを使って勤怠管理をしていました。それらを管理していた当社を代表する美人担当者に、どれくらい勤怠に関する業務が体感で減ったか聞いてみました。
A. 今までは従業員ごとでシートを分けて管理していましたが、導入したことで全体をまとめて一括管理することが可能になりました。また、従業員ごとの労働時間の総数が管理できるようになったので便利です。
打刻修正なども従業員に自分で訂正してもらうことで、締めの作業時の修正漏れがなくなりました。
A. 従来は週2ペースで勤怠に関するチェックしていたものが、月2(2週間に1回くらい)で済むようになりました。
勤怠実績や修正の反映、給与計算のシートに反映させるなどの締めの処理も最長3時間程度で済むようになりました。
A. 設定しておけばほぼボタン1つで修正が可能です。
A. jinjer勤怠管理のサービスがスタートしたばかりのころから使っていたので、最初は動作がちょっと重かったり、勤務日数を自動で算出できなかったり、スマホのアプリでは打刻が出来ないなどの不具合も多少ありました。あとはアプリとパソコンでの使い勝手に機能ごとで差が少しあることくらいです。
でも今は機能も大幅に増えて、不具合もなくなりより使いやすくなり、業務が非常に楽になりました。
何かあった時にすぐに対応していただけたのも、とても安心感がありました。
と、いうような結果でした！
実際の数字に落とし込むと、チェックする頻度が週2から月2になったことで作業にかける時間は1/4に。
つまり単純に考えて732÷4=183万円分の人件費を削減することができています！費用を差し引いても1,715,280円も削減できています。
導入当初は管理者、従業員のどちらも多少手間取ることはありましたが、管理にかかる時間は圧倒的に減ったようです。
私は従業員として利用している側ですが、アプリで簡単に勤怠の入力が可能なのでとても手軽になりました。
利用しているうちに機能がどんどん改善していくのはクラウドサービスの大きな特徴なので、初期費用がかからないものであれば導入のデメリットはあまりないように感じます。
【SFA・CRM】営業の仕事を効率化
顧客情報の管理や訪問スケジュールなど管理するのも一苦労。どこかで連絡ミスがあれば取引先に迷惑をかけてしまうことも起こり得ます。
そんな営業の大変な仕事を効率化できるのはSFA・CRMサービスです。
具体的にSFA・CRMサービスで出来ることは、案件・訪問・商品管理や名刺管理などの管理機能からワークフロー機能まであるものもあります。
求人情報・転職サイトDODA（デューダ）の2016年のデータによると、営業の平均年収は477万円。福利厚生などの費用も含めて考えると477万円×1.5=715.5万円です。
これも単純に時給に換算すると3,726.5625円 ≒ 3,727円です。(1日8時間労働・年間休日120日計算)
ボクシルで特に人気が高いこの5つのサービスの利用料金の平均は以下の通り。
| 初期費用 | 利用料月額 | ユーザー月額 |
|---|---|---|
| 16,000円 | 5,016円 | - (なし) |
月額利用料の平均は5,016円。年間だと約60,192円です。
導入するための初期費用の平均は16,000円。
人によっては高いと感じるかもしれませんが、営業を効率化してより良い商談が生まれれば、費用以上の価値が生み出せると思います。
初年度ならおよそ20時間程度、2年目以降なら16時間程度作業時間の削減出来れば元が取れてしまいます。
= 76,192円 (16,000円+60,192円)
導入を考えている方や使い勝手がわからない方のために、ボクシルではサービスの比較や実際に利用している方の口コミを掲載していますので、ぜひとも参考にしてみてください。
(※画像はネクストSFAの口コミです)
比較や口コミはこちらから
【採用管理ツール・サイト】人事の仕事を効率化
人事の仕事を効率化できるのは採用管理サイト・ツールです。
採用に関するコストや手間を抑えれば、その分良い人材を見つけるのに時間をかけられるので、コスト削減だけではない利益を会社にもたらします。
一般的に、企業が1人あたりの採用にかけるコストは40万~200万のようです。これは驚き…。そして内訳はこんな感じです。
求人情報・転職サイトDODA（デューダ）の2016年のデータによると、人事の平均年収は542万円。福利厚生などの諸費用を含めると813万円。
これも単純に時給に換算すると4,234.375円 ≒ 4,235円です。
ボクシルで特に人気が高い5サービスの平均利用料は以下の通り。
| 初期費用 | 利用料月額 | ユーザー月額 |
|---|---|---|
| - | 34,960円 | - |
スタンバイ・カンパニーは利用料が無料ですが、他のサービスは3〜10万程だったので、上記で取り上げたサービスの平均月額利用料は34,960円となりました。年間だと419,520円です。
初期費用は規模によってはお問い合わせの場合もあります。導入にかかる時間は最長でも1ヶ月程度のものが多く、導入にどれくらい時間がかかるのかも合わせてご検討ください。
HRMOS採用管理のユーザーの事例紹介には、採用を一元管理し、オペレーション工数を1/4に短縮した事例が掲載されています！一人分の人件費が丸々浮いているということになりますね。
人員は2人必要だったところ1人で行い、1人分の作業量が変わらず、採用数が2倍になったそうなので、単純に考えて1人あたりにかける採用コストは1/4に。
つまり1人あたりの採用にかけるコストが約40万〜150万円も削減することが出来るのです！
そして本来2人必要だったところを1人で出来るので、1人分の年収である813万円を削減。そして1人の作業量は1/2なので費用を差し引いても約1219.5万円+(採用人数×40万円)削減することが可能です！
10人採用するとしたら最低約1619.5万円もコストを削減していることになります！
【会計ソフト】経理の仕事を効率化
会計業務は入力作業が多いので、相対的に確認業務も増えてしまいます。会社のお金に関わることなので間違いがあっては困りますよね。
そんな会計業務ですが、会計ソフトを使うとワンクリックするだけで給与計算をしてくれたり、自動で帳票出力まで行ってくれるものもあります。計算は全て機会が行うのでミスを防ぐことが可能ですし、オンラインで管理しているのでいつでもどこでも確認することができます。
単に業務の時間を減らすだけでなく、明細の印刷にかかるコストを削減したり、書類紛失などのリスクを防ぐことにも繋がります。
求人情報・転職サイトDODA（デューダ）の2016年のデータによると、経理の平均年収は514万円。福利厚生などの諸費用を含めて計算すると771万円。
これも単純に時給に換算すると4,015.625円 ≒ 4,016円です。(1日8時間労働・年間休日120日計算)
ボクシルで特に人気が高いこの4つのサービスの利用料金の平均は以下の通り。
| 初期費用 | 利用料月額 | ユーザー月額 |
|---|---|---|
| 0円 | 2,475円 | 0円 |
月額利用料の平均は2,475円。年間だと約29,700円です。
MFクラウド会計・確定申告のユーザー事例集では、なんと月20時間も削減した例が掲載してあります。
4,016円×20時間=80,320円も月に削減しているということになります！驚きです！
費用を差し引いても月々約77,845円、年額だとなんと934,140円分の作業時間を削減できているこいうことになります！
アナログな会社は淘汰寸前？〇〇〇〇化で簡単に経費1500万削減できそうな話まとめ
いかがでしたでしょうか。
クラウドサービスを導入し、もし上記で行った試算通りにうまくワークしたら削減可能な金額は、勤怠管理ツール1,715,280円 + 採用管理ツール・サイト1219.5万円 (人件費のみ)+ 会計ソフト934,140円 = 14,844,420円≒1500万円です！
採用に関するコストが大部分を締めますが、会社全体としてかなりの費用を削減できるそうですね！
今回はかなり極端な想定のもと計算をしているところもありますが、クラウドサービスにはこのくらい大きなインパクトを与える可能性がある！と理解していただければと思います。
自社の現在のコストと比較してどれくらい費用が削減できるかどうかがわからないと、どうしてもクラウドサービスの導入をためらってしまいがちです。
そうやって悩んでいるうちに実はどんどん損している可能性もあるので、ぜひ予算を見直して導入を考えてみてくださいね。
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