会議や商談用のプレゼン資料作成は、慣れていない方にとっては何が正解なのかわからず、作成に時間をかけがちです。
しかし、資料作成は基本のコツさえつかめば、どのような内容でもスピーディーに一定のクオリティで仕上げることができます。
今回は、誰でもすぐに実行できる、プレゼンテーション資料作成のコツと、参考にできる資料集をご紹介します。
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1.構成を考えてから作成する
まず資料作成をする前に、どのような構成にするのか、おおまかなアウトラインを作成します。
作成途中で必要な項目が抜けてしまったり、訴求したい内容が変わってしまったりすると、作成時間が大幅に伸びてしまいます。
また、構成はそのままアジェンダ（目次）に流用できます。
構成パターンが分からない方は、以下の例を参考にしてみてください。
・タイトル：資料のタイトル
・自己紹介：名前や簡単な経歴など
・アジェンダ：最初に話の流れのアウトラインを伝える
・課題：問題を認識してもらう、課題を定時
・解決策：課題に対する解決策
・商材やサービスの説明：解決策で取り入れたい商材やサービスを紹介
・利用メリット：商材やサービスを利用するメリット
・根拠：事例や実績など、メリットを裏付ける事実
・喚起：聞き手の行動を促すメッセージ
・まとめ：プレゼンテーションのまとめ
これは一例に過ぎませんが、このような構成で組み立てると、主張したいメッセージの軸がぶれることなく、なるべく短時間で、シンプルで分かりやすい資料作成を進めることができます。
2.1枚のスライドには1つの主張
1枚のスライドに複数の主張が含められていると、聞き手は何が重要なのか、発表者が何を伝えたいのかが分からなくなってしまいます。
シンプルで伝わりやすいプレゼンテーションをするなら、「1枚のスライドには1つの主張」を徹底しましょう。
3.見やすいフォント・フォントサイズで表記する
プレゼン資料には作成者の主観が入りがちです。
フォント1つとっても作成者の好みで選んでしまいがちですが、それが聞き手にとって見やすいかどうかは別です。
一般的には「メイリオ 18pt〜24pt以上」が見やすいとされているので、よほどのこだわりが無い限りは適用しましょう。
4.配色は基本3色、多くても5色以内におさえる
色を多く使った資料は、どこに注目したらいいのかがわからず視点が散ってしまうため、聞き手に伝わりにくい資料になってしまいます。
可能な限り、使用する色の数は絞るようにしましょう。
一般的には「1枚のスライドに対して3色、全体で5色以内」がよいとされています。
5.配置を揃える
資料に含まれる要素(グラフや表、テキスト、画像など)が煩雑に並んでいると、非常に見づらい資料になってしまいます。
見やすく、洗練された印象の資料にするためには、配置を揃えることが重要です。
右揃え、中央揃えの機能を使用して、統一感のある資料にしましょう。
6.余白は多めにもつ
スライドの中にテキストや画像などをつめこみすぎてしまうと、情報が多すぎるだけではなく窮屈な印象になってしまい、見づらく聞き手への配慮が感じられない資料になってしまいます。
特にプレゼンテーションの際は、聞き手は手元で資料を見るのではなくスクリーンなどに映し出された資料を見ることになります。
要素が多すぎる窮屈な資料は、聞き手資料を読むのに集中してしまい、プレゼンに意識が行きづらくなってしまいます。
要素と要素の間の余白を多めに取ると、重要な情報に集中してもらいつつ、話も聞き手に届きやすくなるでしょう。
プラスα.チャートは必要なところだけ抜き出す
グラフや表などを使用して、調査結果や売上成績などを示すことがありますが、チャートは必要なところだけを抜粋して、なるべくシンプルな見た目にしましょう。
チャートにおいても、全てを掲載してしまうと上図のように余白がなく見づらくなってしまいます。
チャートを示す際は、プレゼンテーション内でのチャートの役割を考慮しつつ、チャートを通して何を伝えたいのかを意識すると聞き手に伝わりやすくなります。
元のチャートをどうしても表示させたい場合は、別途表示させるようにしましょう。
7.テキストは少なめに、画像やグラフなどをメインに
テキスト量の多いスライドは、全ての情報を読まないと理解できないため読み手に不親切です。
スライドをすっきりさせるためにも、画像やグラフなどを駆使してテキスト情報はなるべく減らしましょう。
8.流れは左上から右下へ
事業計画や詳細資料などを記載したスライドでは、テキストや画像、グラフなどが比較的多くなってしまうことがあります。
この場合、人の目が無意識に「左上から右下」へ移動することを考慮して、プレゼンテーションの話の流れがスライドの「左上から右下」へ流れていくようなレイアウトを組みましょう。
9.テンプレートや素材を活用する
1から自分で資料作成すると、整った資料にすることがなかなか難しく、時間もかかります。
効率よく整った資料を作成するなら、テンプレートや素材を活用してみることもオススメします。
以下はferret内の、パワーポイントで使用できる素材・テンプレート10選です。
ぜひ参考にしてみてください。
参考
全て無料！パワーポイントで使用できる素材・テンプレート10選
10.インデックス番号をつける
プレゼンテーションをする方は当然話しの流れを理解していますが、聞き手は初めて聞く話であることがほとんどです。
そのため、話の流れを分かりやすくするためにインデックス番号をつけたタイトル表示にすることをオススメします。
例えば、事例紹介をする際、以下のような構成の資料だとします。
成功事例
・A
・B
・C
失敗事例
・A
・B
・C
このような場合に、インデックス番号をつけたタイトルに変更すると、話にまとまりが出るので聞き手が理解しやすくなります。
1.成功事例
・1.成功事例 A
・1.成功事例 B
・1.成功事例 C
2.失敗事例
・2.失敗事例 A
・2.失敗事例 B
・2.失敗事例 C
このように、タイトルを見ただけで前後のページとの関連性を理解することができるように工夫すると、より分かりやすい資料になります。
参考にしたいプレゼンテーション資料を見ることができるWebサイト3選
参考になるプレゼンテーションの資料を閲覧することができるWebサイトを紹介します。
上記したコツを踏まえつつ、これらのWebサイトで紹介されている資料を参考に、より相手に伝わりやすい資料作成をしましょう。
1.bikkuri
スライドや企画書を集めたWebサイトです。
カテゴリが「デザイン」「プログラミング」「プロモーション」「アイディア」と別れていますので、プレゼンテーションの内容に沿ったものに近い資料を探すことができます。
プレゼンテーションの資料作成の参考になることはもちろん、このWebサイト内で紹介されている資料の内容も情報収集のツールとして利用できますので、ブックマークしておいて間違いありません。
2.BB-WAVE マル秘公開！ これがプロの企画書だ！
http://bb-wave.biglobe.ne.jp/pre/kikakusyo/
販売促進専門誌の販促会議で連載している「これがプロの企画書だ！」というコーナーで、さまざまな業種の企画書を閲覧することができます。
企画書がメインですので、プレゼンテーション資料とは少し異なる構成の部分もありますが、見やすい資料作成の参考になります。
3.SlideShare
言わずと知れたスライドホスティングサービスです。
海外のサービスで、世界中で作成された資料を閲覧することができます。
日本語の企画書やプレゼンテーション資料も多数掲載されています。
まとめ
プレゼンテーションでは、いかに伝わりやすい資料にできるかがポイントとなります。
資料を作成して終わり、ではなく、プレゼンテーションの練習をして資料にも改良を重ねることが大切です。資料はあくまでも、プレゼンテーションの補助ツールです。
資料作成ばかりに時間をとられて練習する時間がなかった、ということのないように、今回紹介したコツを参考にして資料作成をしましょう。
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