【保存版】提案依頼書の概要から作成まで一挙に解説

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2015/9/32,292 views

プロジェクトを始めるにあたり、コンペを開催する場合があります。
その際、円滑に進めるためにも依頼する企業側は、提案依頼書（RFP）を作成する必要があります。

大きなプロジェクトほど関わる人数も多くなり、情報の伝達が重要になりますので、提案依頼書の作成はプロジェクト成功のポイントとなります。

今回は、提案依頼書に必要最低限と考えられる項目の解説や事例を紹介をします。

提案依頼書とは

提案依頼書(RFP:Request For Proposal)は、主に、デザイン制作やシステム導入の依頼などを外部の企業に業務委託をする場合に、提案してほしい内容をまとめた文書のことです。
提案側の企業は、提案依頼書を元に、提案書を作成します。
この提案書を元にコンペを開催し、正式にどこの企業に発注するのかを決定します。
提案依頼書を作成することで、要件が明確になり、コミュニケーションのギャップが解消され、口約束やあいまいな内容によって起きるトラブルを未然に防ぐことにも役立ちます。

必要な項目(一例)

提案依頼書に盛り込む内容は、プロジェクトの案件によって様々ですが、基本的に必要とされる項目を紹介します。
あくまでも一例ですので、プロジェクト内容によっては下記に挙げた以外にも記載すべき項目が出てくる場合もあります。
社内でプロジェクトに関わるチーム内でブラッシュアップをして、意思統一をした上で、依頼相手に送信するようにしましょう。

1.全体像

依頼したい業務の概要に関する項目です。
全てを公開することはできなくても、ある程度の情報は公開しておく方がよいでしょう。
なぜなら、依頼したい業務の範囲のみを相手に示すだけでは、なぜその業務を依頼したいのか、どのような成果物を求めているのかなどが伝わりにくい可能性があるからです。

基本的な項目

・業務を依頼するプロジェクトの背景
・プロジェクトの目的
・達成したい目標や成果
・進行のスケジュール予定や、リリース日など
・プロジェクトでターゲットとする人物像
・競合情報

2.具体的に提案してほしい要件

具体的に、どのような業務を依頼したいのかを示す項目です。
例えば、マネジメントまでを任せるのか、成果物の作成のみをまかせるのかでも予算やスケジュールなどが大幅に変わってきます。

・プロジェクトの中で依頼したい範囲
・予算
・入れてほしい機能の要件
・具体的な納品成果物の一覧
・開発の手法や規格
・運用方法
・チーム体制

3.補足事項

その他、補足として付け加えておくべき内容を示す項目です。
提案依頼書を作成している段階では、まだプロジェクト内容がしっかりと固まっていない場合も少なくありません。
その中で、迷っていることや疑問点なども伝えておくと、その点を踏まえて上での提案書を受け取ることが可能になります。

・検討事項
・実績の提示
・対応窓口
・選定スケジュール
・選定基準
・不明な点や疑問点

4.法務事項

法務内容について記載する項目です。
後にトラブルにならないためにも、依頼相手に遵守してもらいたい法務事項はしっかりと記載しておきましょう。

・契約条件
・守秘義務
・提案依頼書の取り扱いについて
・情報漏洩時の対策

提案依頼書のサンプル

提案依頼書の実際のサンプルです。
pdf形式になっています。
実際にどのような形式で書けばいいのか、どの程度まで細かい内容を記載する必要があるのかなどの参考になりますので、作成前に一度目を通してみることをオススメします。

開発委託用ＲＦＰ見本
 運用委託用ＲＦＰ見本

テンプレートサイト

どのような項目が必要なのか、どのような内容を書けばいいのかなどが把握できても、最初から作ることは大変です。
そこで、実際に書く際に利用することを検討してみるといい、テンプレートがダウンロードできるWebサイトを紹介します。
項目漏れなどを防ぐこともできますので、テンプレートを使って書くこともオススメです。