ビジネスにおけるメールでのコミュニケーションは、友人とのやり取りとは全く異なります。
相手に伝えたいポイントをおさえつつ、失礼の無い、マナーを守った形式を意識しなければなりません。
メールは場所・時間に限らずメッセージが送れるのでなくてはならないものですが、文面でのコミュニケーションであるが故に、相手に予期せぬ誤解を与える可能性もあります。
そのようなトラブルを防ぐためにも、失礼のないマナーを覚える必要があります。
宛先、宛名、件名、添付ファイル、本文、署名について注意しなければならないポイントや利用したいテンプレートのご紹介だけでなく、社会人なら知っておくべき、ビジネス
メールを送る際のポイントをご紹介します。
特に新入社員の方は参考にしてください。
ビジネスメールで注意したい項目
ビジネスメールを書く上で注意したい項目がいくつかあります。
To、CC、BCCの使い方
Toは、要件を伝えたい、返信を求めたい相手のアドレスを記載します。
CCは、参考として確認してもらいたい相手のアドレスを記載します。
BCCは、お互いに面識のない複数名に一斉送信をしたい際に、それぞれのアドレスを記載します。
特に注意が必要なのは、CCとBCCの使い分けです。
お互いに面識がない相手のアドレスをCCに記載してしまうと、すべての送信先の名前やアドレスが受信者にわかってしまいます。個人情報の漏洩につながりますので、厳重な注意が必要です。
また、To、CC、BCC利用の全てに当てはまりますが、同姓同名や宛先を間違えないことに注意し、機密情報を誤って誤送信しないように気を付けましょう。
宛名
必ず一行目に相手の会社名と氏名を記載します。宛名をしっかり記載すると、迷惑メールや間違いメールに混同される恐れがなくなります。
基本構成としては、「社名、部署名、名前」の順に記載します。氏名は名字のみでも構いませんが、フルネームが分かる場合はフルネームで記載する方がより丁寧な印象を与えます。
○○会社
△△部
山田花子様
役職がある場合
役職がある場合は、氏名の前に役職を付け足します。
○○会社
△△部
部長 山田花子様
団体宛に送る場合
団体宛で個人名が分からない場合は、「御中」をつけて送信します。「御中」は、個人名につける「様」の代用となります。
○○会社
△△部御中
複数名に同時送信する場合
複数名に同じメールを送信する場合は、「各位」をつけて送信します。「各位」は、皆様方という意味の敬称ですので、「様」は必要ありません。
○○会社
△△部各位
件名
大量のメールを処理しなければならないビジネスマンは、まず件名でメール内容を把握します。
相手の目に最初に触れる部分ですので、ビジネスメールの顔とも言えます。
件名が明確でない場合は、読まずに破棄される可能性もありますので、件名だけでもメールの内容がわかるように、本文の内容を簡潔にまとめましょう。
本文を書き終えてから文章全体を見直した後、件名を書くことをオススメします。
また、件名が長過ぎると、受信した際に末尾がきれてしまうことがあります。20字程度にまとめましょう。
以下、主なポイントを紹介します。
具体的な名称や内容を記載する
例：ferretイベント開催のお知らせ
日付などの特定しやすいものを記載する
例：7月1日合同会議の開催場所変更のお知らせ
社名やプロダクト名を記載して目に留まりやすくする
例：Homeup!開発費用のお見積もり
メールを送信した意図を伝える
例：お見積もり(7月1日付け)ご確認のお願い
用件が複数ある場合
例：合同会議の資料作成＋打ち合わせ日時について
【】を利用する
本当に緊急性が高い場合のみに使用します。あまり多用すると、信用を失いかねませんので注意が必要です。
例：【重要】明日の合同会議開催場所の変更先
Re: の使用方法
何度も相手とやり取りをしていると、Re:Re:Re:・・・といくつもRe: が重なってしまいます。
これでは相手に失礼な上、手を抜いていると取られかねませんので注意しましょう。
基本的には、2〜3回目以降は書き直すことをオススメします。
例：7/1合同会議の開催場所→(返信タイトル)Re:承知しました。(開催場所について)
添付資料
メールではデータを添付して送信することができます。
しかし、添付するファイルによっては、メールの受信者に迷惑をかけてしまう場合もあります。
以下、主な注意点をご紹介します。
ウイルスに感染していないか確認する
添付したデータやメールにウイルスが感染していた場合、受信者に大変な迷惑をかけることになります。
個人情報の漏洩や社外秘情報などが流出してしまうと、個人間での問題では済みません。
また、例えウイルスを駆除することができたとしても、送信者に対する信頼回復の見込みは限りなくゼロに近くなってしまいます。送信前に必ず確認をしましょう。
送信前にウイルスに感染していないか、チェックするツールもあります。一部紹介しますので、ぜひ利用してみてください。
So-net ウイルスチェックサービス
ぷらら 送信ウイルスチェック
CYBERHOME メールウイルスチェックサービス
ファイルの種類を確認する
自分が使っているソフトが相手のパソコンに閲覧できるソフトが入っているとは限りませんので、相手に確認をとる必要がある場合もあります。
特に、パワーポイント(ppt/pptx)やフォトショップ、イラストレーターなどで作成した画像データ(.ps/.ai)などは注意が必要です。
以下のようなファイルは、ほとんどの環境で閲覧することができます。
・JPEGファイルの画像(jpeg/jpg)
・Word文書(doc/docx)
・Excel文書(xls/xlsx)
・PDFファイル(pdf)
・テキストファイル(txt)
・圧縮ファイル(zip)
ファイルのデータ要領を確認する
相手が利用しているプロバイダによっては、メールサーバの使用量に制限があったり、一回で送信(受信)できる要領に制限がある場合がありますので、相手に確認をとる必要があります。
いずれにせよ、大量のデータを送信する場合や、多くのファイルを送信する場合は、圧縮して受信しやすいようにしましょう。
ファイルを添付していることを文面に記載する
ファイルが添付されていることを文面に記載し、ファイルを開く前にどのようなファイルなのかを相手に知らせる必要があります。
内容の要約、データ量などを記載するといいでしょう。
例：「合同会議のご案内」に関しました次の2点を添付いたしますので、ご確認ください。
・「合同会議のスケジュール」(docx形式)
・「会議内容についての概要」(PDF形式)
データが開けない、壊れているなど問題がありましたら、ご一報いただければ、すぐに再送致します。
本文
本文では、まず前提として伝わりやすい文章を書くことが必須となります。一行は長くても30文字程度に押さえられるといいでしょう。
時節の挨拶などは特に必要ありません。最低限の挨拶文にとどめておきましょう。
最も一般的な挨拶は、外部に送信する場合は、「お世話になっております」、社内に送信する場合は「お疲れ様です」です。
結びの挨拶も簡潔にすませましょう。
代表的な挨拶は「よろしくお願いいたします」です。
内容に合わせて、「ご検討の程、よろしくお願いいたします。」「ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします。」「今後ともよろしくお願いいたします。」など、相手が気持ちよくメールを読み終えられるような言葉で締めくくりましょう。
詳細を記載する際の主なポイントは以下の点です。
文章の構成
伝わらないということを避けるためにも、まず結論から先に述べる必要があります。オススメの構成は、PREP法と6W3Hです。
PREP法とは、主に、ビジネス文書の作成などの報告がメインとなる場合に使われる話法のフレームワークです。それぞれの項目は以下の通りです。
・Point：結論
・Reason：理由
・Example：事例
・Point：まとめ
6W3Hは、抜け漏れや重複防止のチェックとして利用することをオススメします。
また、これに沿って文章を書くことで、相手にも伝わりやすくなります。
・Who：誰が(主体者)
・Whom：誰に(相手)
・When：日時
・Where：場所
・What：何を(内容)
・Why：理由
・How to：手段
・How many：量
・How much：金額
署名
署名は、メール上の名刺のようなものです。盛り込みたい主な項目は以下の通りです。
・会社名、部署名
・名前（読みにくい名前は、読み仮名も記載するとよい）
・郵便番号、住所、ビル・建物名
・電話番号
・ファクス番号
・メールアドレス
・URL（ウェブサイト名も記載）
その他、業種によっては営業時間や定休日などまで記載することもオススメします。
本文のテンプレート
ビジネスメールには、ある程度のひな形(テンプレート)が存在します。オススメのテンプレートサイトをご紹介しますので、ぜひ利用してみてください。
BB-WAVE
ビジネスメールの教科書
メール例文.com
メール署名ネット
まとめ
今回は、社会人なら知っておくべきビジネスメールを送る際のポイントをご紹介しました。
友だちとのやり取りとは異なり、形式や文面など、気をつけなければならないポイントが多くあります。実際に書く際は、この記事をみながら書くとミスや失礼のないメールが作成できます。
本来、メールの活用はビジネスを円滑に進めるための便利なツールとして用いられます。
しかし、双方の間にあらぬ誤解を与えてしまい、逆に効率が悪くなってしまった、ということも起こりえます。
ビジネスメールが当たり前のように使われているからこそ、失礼のない文面やルールを守り、伝わりやすい文章を書くことを心がけましょう。
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