必見！社外メールを送るときのポイントとは？

2016年10月21日

ビジネスの場においては、日常生活とは異なるマナーやルールが求められる場面が多々あります。言葉遣い1つとっても、社内と社外では選ぶべき言葉が変わりますよね。それはメールにおいても同様で、社外の人にメールを送るときには気をつけなければならないことがいろいろあります。そこで今回は、現場で働くビジネスパーソンのみなさんに、社外メールでどんなことに気を付けているかを聞いてみました。

相手に失礼のないよう、懇切丁寧に！

みなさん、”当たり前” だけど気を付けている、ということが多いようです。

誤字脱字と先方の社名と名前を間違えないこと
一度、社名を間違えたことがある（20代／女性）
会社名と相手先の役職名に間違いがないか、
文章中の敬語の使い方に気を付けている（40代／女性）
先方の社名・部署名や担当者氏名は勿論だが、
文章の言い回しや送信先などを必ず確認してから送信するようにしている（40代／男性）
宛先を間違えない事、送り先の社名や部署、氏名などを間違えないこと
また、後株や前株などにも注意をしている（50代／男性）
文面にも気を使うが送る特に再度アドレスを確認して誤送信を防ぐようにしている（50代／男性）
文章が回りくどい表現を使っていないか、簡潔に書かれているかを気を付けている（40代／男性）
誤字や脱字、言葉の誤用に注意するのはもちろんだが、なるべく冗長にならないよう、要点をまとめて書くように心がけている　長ったらしい文章だと相手の時間を奪う上、こちらの意図が伝わりにくくなってしまうから（40代／男性）

最も多かったのは先方の社名・名前・役職等に間違いがないように注意する、という回答でした。どれだけしっかりした文章でも、自分の名前を間違われたら不愉快になってしまいますよね。最低限のマナーではありますが、適当にならないように気を付けている人が多いのでしょう。

また、宛先間違いを防ぐために何度も確認する、という人もいました。個人情報保護、そして業務上の守秘義務の観点から考えれば送信先を間違えるのはタブーです。「念には念を」と考える人が多いのも頷けます。それでも「うっかりミス」を完全に防ぐのは不可能かもしれません。メールの誤送信を防止するツールを入れると安心でしょう。