残業しないためにはどうすれば？タイムマネジメントテクニックをお教えします！

2016年10月12日

日本において、残業をすることは勤勉の証しになることがあります。たくさん働くことは確かに悪いことではないでしょう。しかし、なぜ残業が当たり前になってしまっているのでしょうか？　それは仕事の効率が悪いからともいえるのではないでしょうか。実際、欧米においては、残業は決して誇らしいことではありません。日本人でも残業をしたくてしている人は少ないでしょう。

今回は、残業をしないための効率的なタイムマネジメントテクニックをご紹介します。残業時間を少なくしたい人、もっと時間を有効に使いたい人など、ぜひ参考にしてみてください。

時間を管理し運用する

時間や納期がますます厳しくなる昨今において、全体的な仕事量が増大してしまうことは多々あります。しかも、厳しい納期がある中で高い水準の仕事が求められ、常に忙しく時間に追われているという人も少なくないでしょう。

しかし、そうした状況であるからこそ、時間をしっかりと管理し、かつ運用する能力が要求されます。タイムマネジメントは時間管理とも訳されますが、単に時間を仕分けして管理するだけでなく、時間を効率的に運用するという考え方が重要です。それでは、すぐにでも実践できる4つのタイムマネジメントテクニックを見てみることにしましょう。

出社したらするべきこと

その日に出社したときに、まずしておきたいことがあります。それは一日のタスクを書き出すことです。一日の内で自分がどんな仕事をしなければならないのか、その仕事量や内容をまずは把握しておくことがタイムマネジメントの基本です。

そもそもその日の仕事量が把握できなければ、時間を効率的に管理することもできません。一日のタスクがわからなければ、成り行きに任せて仕事をすることになり、時間管理もできなくなってしまうでしょう。他の仕事に気を取られる前に、しっかりと一日のタスクを書き出してから仕事に取り掛かるようにしましょう。

タスクを分類する

タスクを書き出す際、作業を簡単に分類しておくとより効率よく仕事に取り掛かることができます。たとえば、単純作業と頭を使う作業というように分類してみましょう。単純な作業はデータ入力や書類整理など、頭を使う作業は構想を練ったり企画書を作成したりする作業です。

人間の脳は午前中と午後とで回転の仕方が異なるといわれています。一般に、午前中の方が頭は回りやすく、昼食後などの午後になると脳に血が回りにくくなる傾向があるのです。そのため、できるだけ午前中に頭を使う作業を持ってきて、単純作業は午後に回すようにすると、仕事の効率もはかどりやすくなります。

このように、同じ性質のタスクを単純にまとめて管理すると、効率的に作業をこなしていくことができるようになるでしょう。

すぐに終わりそうな仕事から取り掛かる

一日にやるべきことが多い場合、まずはすぐに終わる作業から取り掛かることもタイムマネジメントテクニックのひとつです。

すぐに終わるタスクというのは、仕事のウォーミングアップにもなり、またその後のモチベーションにもつながります。仕事の最初から時間のかかりそうな作業に取り掛かると、モチベーションが上がらずに効率の悪い作業をすることにもなりかねません。すぐに終わりそうな仕事ならスムーズに作業をこなすこともでき、仕事のテンポや自分のテンションをアップさせることにもつながります。