仕事の効率アップに役立つ！エクセルの便利な使い方とは？

2016年09月7日

ビジネス関連の資料を作成する場合、マイクロソフトオフィスを使っている人が多いでしょう。文書作成であればワード、計算表の作成であればエクセル、そしてプレゼン資料の作成であればパワーポイントを使って作成するのが一般的です。

しかし、3つのアプリケーションそれぞれの機能と操作法を覚えて使えるようになるにはかなりの経験が必要です。そこで、エクセルで文書やプレゼンテーションを作成する方法、さらに計算表作成時に使える便利な方法をご紹介します。

複数シートを参照式でつないで計算表一式をまとめて効率的に作成！

複数の計算表を作成する場合、1つの資料の計算結果をその他の表に転記する作業にうんざりした経験を持っている人も多いでしょう。1度完成させた一連の資料が、1つの計算ミスの発覚によって、すべて入力し直しになってしまうこともありますし、ミスの修正箇所が多いとミスがミスを誘う可能性もあります。そういった場合は、エクセルの参照機能を賢く活用するとよいでしょう。

具体的には、一連の資料として作成する計算表を、1つのブックの中にシートを分けて保存し、計算結果の数値を転記する部分はすべて参照式でつないでおくのです。参照式は、シートをまたいで参照したいセルを指定することができるので、ミスを1カ所修正するだけで、すべての計算表が正しく修正できるようになります。

また、重複してデータを入力する必要がなくなりますので、資料作成時間も短縮できるでしょう。多くの計算表を作成する人は試してみることをおすすめします。

文書作成でもエクセルを活用して効率アップ！

計算はエクセル、文書はワードと使い分けている人が多いようですが、実はエクセルでもきれいに文書を作成できます。

エクセルを文書作成に活用する場合のポイントは、セルの大きさのコントロールです。おすすめの方法は、セルの大きさを1文字程度の大きさの正方形に揃えることです。一般的にセルは横長で使うことが多いですが、列の幅を小さくして方眼紙のようなマス目状にして使います。

文書のタイトルや項目など、必要なレイアウトに応じて、マス目状のセルを必要な分だけ結合してレイアウト位置を自由にコントロールすることができます。文字の表示は「折り返して全体を表示」を選択しておきましょう。もともと各文字のフォントはワードと同様に設定できますので、エクセルを使い慣れている人にとっては文書作成が楽になるでしょう。

また、マス目状のセルを利用して文章を入れるセルと集計結果などの数値を入れるセルを組み合わせてレイアウトさせることで、文章の中の数値に別シートの集計表の計算結果を反映させることができます。別シートの計算表を更新することで、文章の中の数値を常に最新の集計結果を反映させることも簡単にできます。