今では当たり前のように使われる連絡ツール・ メール。
即座に届き、 しかも空いた時間に内容を確認出来、また文書に加えてデータをも送付できる便利な代物です。
しかしそのメールのマナーを知らなかったが故に、 困ったことになった人もいるのではないでしょうか。
今回は覚えておきたいメールのマナー、10選を紹介します。
今回は覚えておきたいメールのマナー、10選を紹介します。
件名・宛名は必ず書こう
メールを送る際に、件名と宛名を必ず書くようにしましょう。
身内でのプライベートなメールでは本文だけで済ませてしまう場合も多いですが、 社会人同士では用件と誰宛なのかをハッキリさせる為にも必ず記載 しましょう。
件名は簡潔に
メールの件名は簡潔に、かつ内容がわかるようにしましょう。
長すぎる件名はわかりにくいですし、 かといってどんな内容なのかメールを開くまでわからないような短い件 名も考えものです。
10〜15文字程度で済ませられるようにしたいですね。
宛名は正確に記載しましょう
メールに記載する宛名は正確に記載するようにしましょう。
誤字脱字・宛名の間違いは問題外として、 送り先の部署名から省略せずに記載するようにしましょう。
文章の始めは相手の宛名から
メールの文章を書く際に、 相手の宛名から始めるようにしましょう。
いきなり用件を書き始めることはしないようにしましょう。
送り手の個人情報を正確に書く
メールの最後に、 自分の所属と連絡先といった個人情報を必ず書くようにしましょう 。
この時メールアドレスも忘れずに書き添えると良いですね。
絵文字は厳禁
身内でのメールではまだしも、ビジネスメールでの絵文字・ 顔文字は言語道断です。
(笑)や(泣) といった表現も社会人としてふさわしくありません。
To・Cc・Bccを使いわけよう
メールの宛先には3つの種類があります、 場合に合わせて使い分けるようにしましょう。
To→直接メールを送る人に使います
Cc→Toで送る人以外で、 メールの内容を共有したい人に使います
Bcc→受信者や、 受信者のメールアドレスを隠したい時に使います
返信はできるだけ早く
メールは確認次第すぐに返信するようにしましょう。
前述のとおりメールは便利ですが、 受信者が内容を読んだかわからないところが難点です。
そのため、 送信者に既読の意を伝えるためにも出来る限り早く返信しましょう。
個人情報の取り扱いに注意
メールを送る際には個人情報の取り扱いに十分注意し、 情報漏洩することがないようにしましょう。
特にCc・ Bccを使ってメールを送信する時に気を付けたいです。
最終確認をしよう
メール送信前に宛先・件名・内容・ 添付ファイルが正しいかどうか、 必ずチェックするようにしましょう。
誤字脱字や内容ミス、 ファイルの真偽をそのままにして相手に送信してしまうと、 迷惑をかけてしまうばかりか信用問題にも繋がりかねません。