Gmailは設定について深く考えることがないアプリの1つでしょう。
私もかつてはそうでしたが、ほんの少し設定をいじるだけで、多くのムダやイライラを解消できることに気づきました。たった5分の設定で、画面をスッキリさせ、メールを簡単に管理できます。
操作と通知を最適化してメール処理をスピーディに
Gmailでは、メールを左右にスワイプすることができますが、初期設定ではどちらのジェスチャーも、単にメッセージをアーカイブするだけです。
もちろん便利ではありますが、それ以外にも良い使い方があります。
これらのジェスチャーを「既読／未読にする」「特定のフォルダに移動する」「スヌーズにする」あるいは「完全に削除する」ように設定し直すことができるのです。
変更するには「設定」＞「全般設定」＞「スワイプの動作」へと進みます。個人的には、左スワイプをメールの既読と未読の切り替えに設定しています。これにより、興味のないメッセージをわざわざ開くことなく、受信トレイをきれいに保てるのです。
右スワイプはスヌーズに設定しており、すぐには対応できないけれど忘れたくない重要なメールにとても重宝しています。
アカウントごとに異なる通知音を設定する
私にはいくつかのGmailアカウントがあります。仕事用、プライベート用、そしてマーケティングメールを避けるために使っている捨てアドレスが1つずつです。
これらを1つのアプリで管理できるのは素晴らしいのですが、同時に四六時中通知を浴び続けることにもなります。しかし、そのすべてが同じように重要というわけではありません。
これらを簡単に区別するために、私はそれぞれ異なる通知音を設定しています。
そうすることで、実際にスマホを手に取らなくても、どのアカウントにメールが届いたのかがわかります。
「Gmailの設定」＞「[アカウントのメールアドレス]」＞「通知音」へと進み、そのアカウント用の通知音を選ぶだけで設定可能です。
すべてのアカウントでこれを設定してからは、スマホが震えるたびに本体を手に取って確認する、というルーティンを繰り返さなくなりました。
重要なメールを逃さず、一覧性を高める設定
初期設定では、Gmailアプリは優先度の高いメールのみ通知を送ります。
そして、あなたが手動で送信者を「重要」または「重要ではない」とマークしない限り、何が高優先度にあたるかを決めるのはGoogleのアルゴリズムです。
大抵の場合は正しく機能しますが、Gmailアプリがメールを通知してくれないケースも何度かありました。ですから私はもう、その判断をアルゴリズム任せにはしていません。
これを変更するには「設定」＞「[アカウントのメールアドレス]」＞「通知」へと進み、「高優先度のみ」から「すべて」に変更します。
これはアカウントごとに個別に設定する必要がありますが、捨てアドレスのアカウントは初期設定のままにしておくのがベストでしょう。
デフォルトの受信トレイの表示を変更する
Gmailのデフォルトの受信トレイ表示は悪くありません。添付ファイルやクイックアクションのボタンが表示されるので、便利な場合もあります。
しかし、それは同時に、ひと目で確認できるメールの数が減り、結果としてたくさんスクロールしなければならないことを意味します。
私個人としては「最小」の表示で、件名と1行のプレビューテキストのみを表示するだけで十分です。
そのメールが対応を要するものなのか、それとも既読にして埋もれさせてしまえばいいものなのか、1秒以内に判断できるからです。
受信トレイの表示を変更するには「設定」＞「全般設定」＞「スレッドのリストの密度」へと進み「最小」を選びます。
「標準」という3つ目の選択肢もあり、こちらでは添付ファイルは表示されず、メールのテキストが2行表示されます。
不要な機能と通信をオフにしてスッキリ使う
Gmailアプリの下部には「Meet」タブがあり、常時Google Meetの通話に参加する可能性がある人にとっては便利です。
しかし、私の場合はそうではありません。Google Meetを使う必要があるのはおそらく週に1回か2回程度ですし、そうしたたまの通話には、専用アプリを使うほうが簡単だと感じています。
残念ながら、GmailにはMeetタブを消すためのシンプルな切り替えスイッチが用意されていないため、アカウントごとに設定を行わなくてはなりません。
「設定」＞「[アカウント名]」へと進み「ビデオ通話に[Meet]タブを表示する」のチェックを外してください。
添付ファイルの自動ダウンロードを無効にする
初期設定では、Gmailは最近のメールの添付ファイルを自動的にダウンロードします。
良い点は、Wi-Fi接続時にのみこれを行なってくれることです。
インターネットに接続していないときでも、メールを開いた瞬間に添付ファイルを確認できるため、この理屈は理にかなっていると言えます。
とはいえ、個人的には不要だと感じています。ストレージ容量を節約し、実際に開きたいと思ったときにだけ添付ファイルをダウンロードするほうが好きです。
これをオフにするには「設定」＞「[Gmailのアカウント]」へと進み、「添付ファイルをダウンロードする」のチェックを外します。すべてのアカウントでこれを繰り返せば完了です。
これらは人生を変えるような設定ではありませんが、間違いなく積み重なっていくものです。基本的には以前と同じアプリですが、今では私が望む通りに機能してくれています。
Pankil Shah
長年のWindowsとAndroidユーザーとして、両方のOSに関する豊富な知識を有し、ハウツーやトラブルシューティングガイドの作成を専門としている。MakeUseOf、GuidingTech、TechWiserなどの評判の高いメディアに1,200本を超える記事を執筆している。
