Der Fall stammt zwar aus dem besonderen Steuerberaterpostfach (beSt), ist aber auch für Anwält:innen relevant. Denn der BFH klärt (BFH, Urt. v. 7. Mai 2026 – VI R 20/24 | AnwBl Online 2026, 121), ob die strengen Formatvorgaben des elektronischen Rechtsverkehrs auch dann zur Unwirksamkeit führen, wenn das Gericht selbst noch mit einer Papierakte arbeitet.
Word-Datei statt PDF: Das FG hält die Klage für unzulässig
Um gegen einen Bescheid des Finanzamtes vorzugehen, erhob der Prozessbevollmächtigte der Klägerin über sein beSt Klage zum FG Sachsen-Anhalt. Die Klageschrift übermittelte er im docx-Format, die Anlagen als PDF.
Das FG führte die Akte in Papierform. Es druckte die Klageschrift samt Anlagen aus und nahm sie zur Papierakte. Später wies das Gericht den Prozessbevollmächtigten darauf hin, dass elektronisch eingereichte Dokumente ausschließlich im Format PDF oder TIFF zulässig seien. Daraufhin reichte der Prozessbevollmächtigte die Klageschrift nochmals als PDF ein. Eine eidesstattliche Versicherung, wonach die nachgereichte PDF-Datei vollständig mit der ursprünglichen Word-Datei übereinstimmte, folgte allerdings erst fast zwei Monate später.
Das FG hielt die Klage deshalb für unzulässig. Die ursprüngliche Einreichung als Word-Datei sei formunwirksam gewesen; eine rückwirkende Heilung nach § 52a Abs. 6 FGO scheitere daran, dass die inhaltliche Übereinstimmung der PDF-Datei mit der zuerst eingereichten docx-Datei nicht unverzüglich glaubhaft gemacht worden sei.
PDF ist verpflichtend
Der BFH sah das anders als das FG: Die Klage sei fristgerecht und formwirksam erhoben worden. Ausgangspunkt dieser Bewertung war § 52a Abs. 2 S. 1 FGO, der inhaltlich § 130a Abs. 2 S. 1 ZPO entspricht. Danach muss ein elektronisches Dokument für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet sein.
Was das bedeutet, konkretisiert § 2 Abs. 1 S. 1 ERVV. Elektronische Dokumente sind hiernach grundsätzlich im PDF-Format zu übermitteln. Der Senat betonte, dass diese Vorgabe nach ihrem Wortlaut verbindlich ist. Wer ein Dokument nicht als PDF einreicht, übermittle es dem Grunde nach nicht formgerecht und damit zunächst auch nicht wirksam.
Ausnahme bei Papierakten
Trotz dieses eindeutigen Wortlauts machte der BFH eine wichtige Einschränkung: Führt das Gericht die Akte noch in Papierform, kann ein elektronisch eingereichtes Dokument auch dann für die gerichtliche Bearbeitung geeignet sein, wenn es nicht als PDF übermittelt wurde. Voraussetzung sei, dass es druckbar war und tatsächlich zur Papierakte genommen wurde.
Damit schließt sich der BFH vor allem der Linie des BAG an. Dieses hatte 2023 zu der wortgleichen Vorschrift des § 46c Abs. 2 S. 1 ArbGG entschieden, dass das Dateiformat bei führender Papierakte nicht zwingend über die Wirksamkeit eines Schriftsatzes entscheidet (BAG, Beschl. v. 29. Juni 2023 - 3 AZB 3/23). Auch aus anderen Verfahrensordnungen verweist der BFH auf entsprechende Rechtsprechung, etwa auf Beschluss des BGH zu § 32a Abs. 2 S. 1 StPO (BGH, Beschl. v. 19. Oktober 2022 – 1 StR 262/22).
Warum die Papierakte den Unterschied macht
Argumentativ stützte sich der Senat auf den Zweck der Formatvorgaben. § 52a Abs. 2 S. 1 FGO stehe im Zusammenhang mit der elektronischen Aktenführung nach § 52b Abs. 1 S. 1 FGO. Die in dem Zusammenhang geltenden Formatvorgaben sollen sicherstellen, dass elektronisch eingereichte Dokumente ohne Weiteres in eine elektronisch geführte Gerichtsakte übernommen werden können. Dies solle insbesondere die Lesbarkeit und Bearbeitungsfähigkeit für das Gericht gewährleisten.
Gestützt auf diesen Sinn und Zweck sah der Senat die PDF-Form bei einer gerichtlich geführten Papierakte nicht als zwingende Wirksamkeitsvoraussetzung. Es reiche in der vorliegenden Konstellation aus, wenn das Dokument druckbar zur Papierakte genommen wurde. Die gerichtliche Bearbeitung sei in diesem Fall dadurch gesichert, dass der Ausdruck als unveränderlicher Bestandteil in der Akte liegt. Das elektronische Dokument könne anschließend sogar nach Ablauf von sechs Monaten gelöscht werden.
Auf eine nachträgliche Heilung des vermeintlichen Formfehlers komme es deshalb nicht mehr an. Die Klage war nach Ansicht des Senats bereits frist- und formwirksam erhoben. Ein druckbares und tatsächlich zur Papierakte genommenes Dokument allein wegen des Dateiformats als unwirksam zu behandeln, sei eine mit Art. 19 Abs. 4 GG unvereinbare Förmelei.
Fazit
Auch wenn der BFH einen beSt-Fall entschieden hat: Die Botschaft reicht bis ins beA. Word-Dateien können ausnahmsweise reichen, wenn das Gericht noch Papierakten führt, der Schriftsatz druckbar ist und tatsächlich ausgedruckt zur Akte gelangt. Sicher bleibt jedoch nur ein Schriftsatz als PDF und nicht als Word-Datei mit Hoffnung auf Papierakte.
