目次
本部バックオフィス業務レクチャー動画
後日フローが固まったら録画
F：Fact（事実・役割）
この業務の役割と範囲**
本部バックオフィスは、案件依頼を受領してから、制作・調査・検討が開始できる状態まで整える「案件立ち上げ業務」を担当する。
扱う範囲は以下の通り：
① 案件正式受領_依頼受理（メール転送）
② Google Driveで案件フォルダ作成
③ 共有権限付与（メンバーが決まり次第）
④ チャットワークのグループチャット作成（発注管理表更新含む）
⑤ チャット概要欄へフォーマット事項を記載
⑥ 依頼資料を案件フォルダへ格納（メールPDF化・受領情報記載）
⑦ 依頼資料チェック・不足洗い出しを山本さんへ依頼
⑨ 手配②：CAD依頼Chatwork＋発注書作成＋発注管理表記入
⑩ 品質・技術相談役へ依頼（Chatwork招待）＋JWW/PDF変換依頼
⑪ 暫定工程立案（AI）
⑫ 調査資料まとめ（AI）※不要
⑬ 正式工程立案（AI）※不要
⑭ バックオフィスのGoogleカレンダーに追加
⑮ 物件管理票に案件記載
⑯ 日報ページ作成
目的は、案件を「制作可能な状態」へ最速で整え、関係者が迷わない共通基盤をつくること。
R：Reason（理由）
なぜこのフローが必要か**
案件立ち上げの属人化を防ぎ、誰が担当しても同じ品質にするため
Drive・Notion・Chatworkの情報を統一し、迷子をなくすため
外部業者（ランデックス／CAD）の手配漏れや遅延を防ぐため
AI活用により工程計画を早期に可視化し、ディレクターの判断を支援するため
予実管理（費用・期間）を正確に行うための基盤づくりとして必須の工程であるため
E：Example（手順／大枠フロー）
実際の工程
※フローチェックシート記入も忘れずに※
検討中_０依頼予定メール受信
②フォルダ作成
⑨担当者アサイン依頼
イメージ
① 案件正式受領_依頼受理（メール転送）
案件依頼メールを受領し、立ち上げ作業を開始。
案件メール参考
② Google Driveで案件フォルダ作成
指定テンプレートに沿って案件フォルダを作成。
作成方法
フォルダ命名ルール：
[クライアント略称（頭文字2文字）][通し番号]_[案件名]
※管理職の連絡時点で決まっている時があるので、その場合はそのまま使用する
③ 共有権限付与（メンバーが決まり次第）
GoogleDrive：本部・担当チームなど必要メンバーへ共有設定。
どのアドレスを権限付与するかについて
クライアントの担当者の招待は不要
④ チャットワークのグループチャット作成（発注管理表更新含む）
案件専用チャットを作成し、本部メンバーを管理者に設定。
Chatworkグループ名ルール：GoogleDriveと同じ
Chatwork案件アイコン画像を、下記Gemで作成し、グループ画像に設定する。（プロンプト欄に 例：MA012 と入力するだけでOK！）
Chatwork案件アイコン作成メーカーGem
各種メンバーをChatworkに招待
バックフォスサブが対応する場合招待する人
・向谷地さん、力さん、BO（山本さん管理）、炭田BO山本さんが招待する人
・CADオペもディレクターも小野さんも図書等を招待⑤ チャット概要欄へフォーマット事項を記載
MAI
ADI：作成中
⑥ 依頼資料を案件フォルダへ格納（メールPDF化・受領情報記載）
資料を01_依頼資料のフォルダへ格納する。
● 同時実施
依頼メール文面をPDF化して保存
資料を01_依頼資料のフォルダへ格納する。
フォルダ内に
受領日
依頼元
確認事項（あれば）
⑦ 依頼資料チェック・不足洗い出しを山本さんへ依頼
山本さんへ、資料に不足がないか確認を依頼をする（依頼文は⑨-2）
山本さんの業務
①資料チェック・不足洗い出実行
②チェック後終了後ディレクターへ連絡（不足がない場合でも連絡する）
⑨ 手配②：CAD依頼Chatwork＋発注書作成＋発注管理表記入
⑨-1：力さんにCAD依頼Chatwork＋見積用の面積のPDF依頼
CADオペ担当者のアサインを力さんに依頼する
見積用の面積のPDF化を依頼する
見積用PDFが来ない場合のリマインド
※見積書作成用の資料格納フォルダの作成を行ってから、依頼する方が良さそう？
■見積履歴／02.株式会社MAI／該当物件フォルダ（ここを作る）←佐藤さんはここに入れてくれていたが、
⑩-2 力さんへ依頼JWWとPDFに変換を依頼
で、力さんが格納してくれているものを見ればよいのか？？
→PDF一式を、■見積履歴／02.株式会社MAI／該当物件フォルダに入れておく。見積計算する
⑨-2：山本さんにディレクターと図書のアサインを依頼
D_山本さんが決めてくださるので依頼する
PD、図書へ依頼
内容を確認して担当を判断する
⑨-3：⑨-1、⑨-2を意匠事業本部チームChatworkにて依頼する
力さん部分：CADオペ管理者
山本さん部分：内容がわかるディレクター
阿部さん部分：秘書（見積作成担当者）
【新規案件のご連絡】
おつかれさまです。
[info]■MA015_AP)船橋市二宮124①
依頼資料フォルダ：https://drive.google.com/drive/folders/1DBSsOrMs2jESZ5wcpWUsyua-MoxMbgPK?usp=drive_link
依頼日：4/9[/info]
[To:6432861]向谷地 力さん
上記新規物件について
・CADオペの担当者決定
・見積作成時に必要な図面PDF
の共有をお願いいたします。
[To:11031294]山本 加奈さん
上記新規物件について
・担当ディレクター、図書担当者の決定
・依頼資料チェック・不足洗い出し
└完了後ディレクターへの伝達
をお願いいたします。
[To:10981558]阿部 ひとみ（16.17休）さん
上記物件について
・見積書の作成
・物件DBの立ち上げ
をお願いします。
どうぞ、よろしくお願いいたします。
本部チームチャットにてレスポンスがなければ、案件別のチャットにて再度依頼する参考
⑨-4：発注書作成
発注書作成 → リンクをチャットに貼付
→ 依頼内容の明確化のため
外注担当者個人の発注管理スプレッドシートへ記載をする
案件名（番号含む）
図面種類（基本図／構造／申請／施工図など）
担当メンバー
単価（わからない場合は、報酬の最低金額を記載）
を記載。
⑩-1 品質・技術相談役へ依頼（Chatwork招待）
小野さんには全チャットに入っていただき案件のChatworkで依頼する
プラン事前検討の依頼
TO小野 重雄さん
お疲れ様です。
事前検討事項チェックリストと
プランチェックお願いいたします(please)
■GoogleDrive
01_物件資料
・フォルダのリンク
■チェックリスト
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1c95os21okj5e9y33J5iUEebv7osokVoJ/edit?usp=drivesdk&ouid=112286572374729689136&rtpof=true&sd=true
⑩-2 力さんへ依頼JWWとPDFに変換を依頼
力さんに案件のChatworkで依頼する
【ご依頼：JWWとPDFへ変換して格納】
おつかれさまです。
本案件のアーキトレンドデータ「のチェック」とJWWとPDFへ変換して格納いただけますでしょうか。
■依頼資料
リンク
どうぞ、よろしくお願いいたします。
⑪ 暫定工程立案（AI）
★MAIのみ実施
AIへプロンプトを投げ、暫定工程を生成。
Notion物件概要へ貼り付け。
不要⑫ 調査資料まとめ（AI）
不要⑬ 正式工程立案（AI）
⑭バックオフィスのGoogleカレンダーに追加
構造確定日
事前申請
本受付
予算図(施工図)納品
確認取得
性能証明審査終了
※基本的に概要欄に記載のスケジュールをカレンダーに登録する
※この部分は精査してオペレーションが無くなる可能性もあり
⑮物件管理票に案件記載
わかっている情報を記載する
⑯日報ページ作成
作成後は、物件DBとの紐づけを忘れないように
※フローチェックシート記入も忘れずに※
⑰工程表更新
ディレクターとクライアントとのやりとりで、工程が変更する可能性があるので、Chatworkなどで情報をキャッチアップする
変わった場合は工程表を更新する
P：Point（要点）
ミスを防ぎ品質を統一するための原則**
Drive・Notion・Chatworkの3点に必ずリンクを残す
手配系は
「チャット依頼 → 発注表記入 → 発注書作成」 の三点セット
工程は「暫定 → 正式」の2段階で作成
基本図納期ルール（1週間／初回2日前）を厳守
チャット概要欄は常に最新へ更新
依頼メールPDF化は後からの証跡として必須
フォルダ受領日の記載はリードタイム管理に重要
更新履歴：20260416
