Googleのメールアカウントを新たに取得すると、15GBの無料ストレージが付与される。非常に魅力的な特典だ。しかし、「Googleドライブ」や「Googleフォト」のファイルもこの容量でまかなうため、すぐに空きがなくなるかもしれない。
受信トレイが未読のニュースレターや巧妙に紛れ込んだ迷惑メールで埋め尽くされていても、重要なメッセージを残したまま、整理する方法はある。適切なアプローチで対処すれば、大切なメールを消去することなく、新たなスタートを切れる。
ちなみに、「Google One」アカウントにアップグレードして、有償でストレージ容量を増やす方法もある。「ベーシック」プランでは、年間24ドルで100GBを利用可能だ。しかし、いくつか手順を踏んで、必要なファイルをバックアップし、データ容量をリセットすれば、無料で容量を増やせる。
1. ファイルを（少なくとも一時的に）バックアップ
この作業に取り組んでいる人は、何年分ものメールをきちんと残しておきたいと考えているはずだ。さらなる安全策として、メールをコンピューターや外付けハードドライブにバックアップしてから、クラウドに再度転送するといいだろう。
これを行うには、「Googleデータエクスポート」にアクセスし、エクスポートする対象として「Googleフォト」や「ドライブ」を選択し、画面の指示に従って進める（転送が完了したら、削除してHDDの空き容量を増やし、他の用途に使用できる）。メールの数やデータの量によっては、このプロセスにしばらく時間がかかることもあるので、注意してほしい。
参考までに、米CNETのJason Chun記者が、約7万5000件のメールが保存されたテスト用の「Gmail」アカウントでGoogleデータエクスポートを使用したところ、全体のダウンロードの完了までに約2時間かかった。
2. Gmailを新しいメールアカウントに転送する準備
メールのコピーを保存したら、次は転送だ。以下の手順で転送する。
2-1. 元のGmailアカウントにログインして、画面右上の歯車アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」をクリックする。
2-2. 「メール転送とPOP/IMAP」タブを選択し、「すべてのメールでPOPを有効にする」を選択する（POPはPost Office Protocolの略）。
2-3. 「POPでメールにアクセスする場合」には、複数のオプションがある。「Gmailのメールを削除する」を選択して、転送後に元のアカウントからメールが自動的に削除されるようにしよう。
2-4. 「変更を保存」を選択する。
