出張先のホテルで「朝食付きプラン8000円」は承認されたのに、なぜか「ホテル代7000円＋コンビニ朝食1000円」は却下された！ どちらも“必要経費”なのにナゼ？ 経費精算の謎ルールとは

多くのサラリーマンにとって、「出張費用の精算」は気が重い作業ではないでしょうか。特に出張中に支出した食事代の精算については、シビアな判断をする会社が多く、「朝食代として提出したレシートを経理から突き返された」という経験を持つ人は多いかもしれません。 「ホテル1泊・朝食付きプラン8000円」の代金は旅費として全額承認されるのに、「ホテル1泊・素泊まりプラン7000円＋朝食代1000円」の代金はホテル代しか承認されないといった、「経理の謎ルール」はなぜ起きるのでしょう。 ▼定年退職時に、「1000万円」以上の貯蓄がある割合は日本でどれくらい？

出張中の食費は「自腹」が基本

基本的には、業務命令による出張の間であっても、「社員個人の食事代」は「必要経費」になりえません。 「ご飯を食べる」という行為は、出張先だろうが自宅にいようが、生きていく上で絶対にかかる個人的な費用だとみなされるからです。仕事相手との「接待交際費」や「会議費」としてのお弁当代などは別ですが、出張先で社員個人が食べる朝食や夕食は、あくまで自己負担が原則です。 ただ、出張先での食事はどうしても「外食」になってしまい、通常生活の中での食事よりも費用が高くなりがちです。そこで良心的な会社では、旅費を精算する場合には「旅行雑費」「出張日当」などの形で、1泊あたり数百円から数千円の手当を追加してくれる場合があります。 これらを会社が支出している場合は、経理としては「出張中にかかる食事代は、雑費や日当として支出済みである」という理由ができますので、旅費精算の際に「コンビニで朝食をまかなった際のレシート」などを提出しても承認されない、ということが起きえます。 それならば、「ホテルの朝食付き宿泊プラン」にも「食事代」が含まれているために却下されそうなものですが、これは以下のような理由で認められる事が多いです。 1. 領収書に「宿泊代」としか書かれないことが多いから ホテルが発行する領収書は、朝食代込みであっても「ご宿泊代」として一括で記載されることがほとんどです。経理から見れば、それが素泊まりなのか朝食付きなのか、パッと見では判別できません（※明細を見れば分かりますが、出張旅費規程の上限内であれば、あえて細かく追及しない会社も多いです）。 2. 会社が「朝食付きまではセーフ」と実務上認めているから 多くの会社では、「出張時のホテル朝食は、宿泊と一体のサービスとして宿泊費に含めてよい」という暗黙の、あるいは社内規定で明文化されたルールを持っています。 特にビジネスホテルにおいては、朝食はホテル側の付帯サービスという認識が強いため、上限金額（例えば「1泊1万円以内」）に収まっていれば、目くじらを立てないという運用が一般的です。 つまり、コンビニの領収書は「明確に個人の食費」だと分かってしまうためにNGですが、ホテルの宿泊費としての領収書であれば「一部は食事代でも、宿泊費という枠に収まっている」ために承認される、という形式上の違いが経理の取り扱いを左右していると言えるでしょう。