出張先のホテルで「朝食付きプラン8000円」は承認されたのに、なぜか「ホテル代7000円＋コンビニ朝食1000円」は却下された！ どちらも“必要経費”なのにナゼ？ 経費精算の謎ルールとは
「経理の謎ルール」を逆手に取った「商品券付き宿泊プラン」が存在する宿も
会社の経理が基本としている「宿泊費が旅費の上限に収まっていれば、社員が負担した全額を精算する」という慣例を逆手に取って、「商品券付き宿泊プラン」を提供しているホテルも多く存在します。 例えば、素泊まり7000円のホテルで「商品券3000円分付きプラン（合計1万円）」に泊まり、領収書は「宿泊代1万円」で切ってもらえば、社員は3000円分の商品券を会社経費で取得できるというようなスキームです。 ひと昔前まで、このような宿泊プランは多く利用されていたと聞きますが、最近はこのような領収書を経理に提出すると却下される、あるいは厳しく咎められることが多いようです。これは、経理が意地悪をしているわけではなく、税務調査で不備を指摘されないための正当な行為だと言えます。 そもそも会社が負担する経費は、「業務に必要な支出」でなければなりません。前記のような宿泊パックは、「社員が個人的に使える商品券を、会社のお金で買った」という行為になりますので、それは「経費」ではなく「社員への給与（経済的利益の供与）」とみなされてしまいます。 もし、税務調査が入ってこのような行為が発覚すると、会社は「給与として処理せず、所得税の源泉徴収を漏らしていた」とされ、ペナルティを受ける事態が起きえます。 経理が厳しい企業では、社員から提出された領収書に「宿泊代」としか書かれていなくても、ネットでそのホテルの料金プランを調べたり、明細書の提出を義務付けたりして、不正なプラン（商品券、マッサージ券、お土産付きなど）を利用していないか見破るようになっています。
まとめ
社員の旅費を負担する会社にとっては、業務命令による出張の間であっても、「社員個人の食事代」は「必要経費」になりえません。そのため、出張中の食事代を記載したレシートを経理に提出しても、多くの場合は不承認となってしまいます。 「朝食付き宿泊プラン」であれば、朝食代は会社が経費として支出できる「宿泊費」として認められるため、全体を経費として承認されるケースは多いようですが、これは日本企業に独特に存在する「経理のグレーゾーン」と言えるかもしれません。 執筆者 : 山田圭佑 FP2級・AFP、国家資格キャリアコンサルタント
ファイナンシャルフィールド編集部
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