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私が担当じゃないのに

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😒
れっく
仕事
私が所属する部署は私と後1人。ある業務について役割分担がうまくいかず疲れます。

本来は相手の業務です。しかし相手が多忙の時に上司の指示で一部私が手伝いました。それからその取引先がメールの宛先に私も追加するようになりました。その後、責任の所在が曖昧になったことが原因で取引先にご迷惑がかかってしまいました。上司からは、どちらがやるか2人で相談してと指示されました。

担当は同僚であること、多忙な場合は手伝うが責任の所在は同僚と伝えて合意しました。

そして先日、取引先から依頼メールが来ていまいた。本文の宛名は私でしたが、メールの宛先に同僚も入っていたのでそちらから連絡すると考えて対応しませんでした。

そして休日にふと会社のメールを確認すると、取引先から返信を求めるメールが来ていました。私が責められている内容です。一応週明けに連絡すると返信しました。

前回のトラブルの時に担当者は同僚であることを伝えたらと上司に話しましたが、お客さんにとっては誰が担当かは関係ないからと言われました。

取引先に返信がなかった時点で私が同僚に声をかければ良かったのですが、その日はお互いに忙しくて。

折角の休日なのにイライラしてます。私にも落度があるのでしょうか?

トピ内ID:88f6848c3d8e6ce8

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うん、

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ゆかたん
トピ主の落ち度は、
>本文の宛名は私でしたが、メールの宛先に同僚も入っていたのでそちらから連絡すると考えて対応しませんでした。
これについて、同僚に声をかけず放置したことです。
合意を得たとはいえ、自分宛に来たメールを放置するのは普通、気持ち悪いものですよ。
相手に委ねてはダメ。
最終的に、自分も困る可能性があることであれば、全て確認を。

トピ内ID:73abfd2c5eb2b0c3

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上に相談しましょう

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🙂
旧ツイッター
>お客さんにとっては誰が担当かは関係ないからと言われました。

典型的な駄目上司の言い分ですね。
責任を擦り付けられないうちに上司の上司に相談した方がよろしいと思います。

トピ内ID:406081255c8a242f

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信頼を失いますよ

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🙂
新入社員なの?
あなた宛にきたメールなんだからあなたが返信するのが常識です。
同僚との取り決めなんて、取引先にはなんの関係もありません。
連絡してるのに返信しないら、無視しているのと同じで失礼です。あなた方だけでなく会社の信頼を落としますよ。ちなみに上司もccに入れてますよね?
一度関わったら最後まで責任をもつべきです。同僚が返すと思ってたなんて言い訳は通用しません。
同僚より連絡させますと返信するか、または同僚に声がけをし、その日のうちに返信したかどうか確認するまでがあなたの仕事です。結果何もしていないので、怠慢です。
こうやってツケが回るくらいなら、最初からサッサと返信すれば、結果的に少ない労力と時間で済むものを、責任を押し付けあって仕事ができない残念な人の典型です。
自分の評価を下げないためにも、やるべきことはやりましょう。

トピ内ID:e2a7bc5cd92528e6

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トピ主さんの落ち度が大半

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🙂
ゆきだるま
上司の指示で、同僚の仕事を手伝ったところまではいいのだけど、
責任の所在が曖昧になったのは、本来の担当者ではないトピ主さんの
アドレスや名前で連絡があったから、ということを理解できていますか?
取引先に、ご自身のアドレスで連絡したのは誰の指示や判断ですか?

そもそも仕事の手伝い、補佐だけなら、取引先には同僚から
送信してもらうとか、同僚のアドレスで送るとか、方法はあったはず。
ご自身のアドレスで送る場合も、取引先の方が混乱しないように、
「担当〇〇(同僚)までお願いします」などのお断りがないと不親切です。

仮に同僚への連絡を、と促していた場合でも、
両者に依頼メールが届いていたのなら、同僚に確認をしなければいけませんし、
放置したのはトピ主さんの落ち度です。
確認だけなら1分もかからないのですから、忙しかったは理由になりません。

トピ内ID:42b4c644359af5f2

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どこから給与貰ってるのか

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🙂
@RIN
トピ文読んだ限りでは…… 二人共が 取引先からの担当になると思います
【現在時点】では、ね

企業や団体に属している以上  個人のポジションは  対外的には 慎重に対応すべきです

落ち度がない  とかじゃないレベルの話です

トピ内ID:44462bb45fe9c1c7

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反省すべき点は確かにありますね。

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🙂
れっく トピ主
確かに声をかけなかったのは反省です。しかしやはり納得いかないと思い、過去の経緯を以下に書きました。そのうち、この業務に対する同僚への不満(中途半端に業務を振ってくる)ことが、影響していることに気が付き個人的な感情が入ってしまったことに対し、仕事に対する姿勢が甘かったと反省しました。皆様ありがとうございました。

以下はその経緯です。

最初に仕事を肩代わりした時(前々回)私の名前でメールを送ったのは上司の指示で同僚も同意しています。また、その時に本来の担当は同僚であることも伝えています。

その次(前回)の取引先からのメールにも私の名前で来たのですが、上司から訂正を言わないように言われました。よって同僚とは、たとえ宛先が私でも同僚が対応するとの話になっています。

前回のトラブルは、私宛にメールが来たので同僚に確認。前回とは違う業務で私は未経験。同僚は他の業務でパニック状態で、代ってほしいと。私は最終的に同僚が責任持ってくれるならと引き受ける。資料を作成して「確認お願いします」とメール。返信がないので直接確認するとオッケーと。

しかし数日後、取引先から届いていないとクレーム。同僚は私が送ったと思って送ってなかった。なおその資料の送信先は、依頼者とは別の人で私は連絡先を知らない人。その時、同僚が外出中のため私が送信し謝罪等を行いました。後から同僚も謝罪しています。

そういう経緯から、担当者や責任者を明確にするよう同僚と話し合い、同僚が対応する、基本的に私は直接対応しないと決めました。

トピ内ID:88f6848c3d8e6ce8

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次会は上司宛で依頼が来そう

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🙂
cloud
誰が都会う次元じゃない二人ともその先様の信用無くしてる事に変わりない。他社に逃げられように最新の注意で居ないと他にも波及するかも。

トピ内ID:bbba9c4d06e4188e

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まあタイミングとかもあるでしょうけれど、

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ゆかたん
今後に活かしていくしかないですよね。
>担当者や責任者を明確にするよう同僚と話し合い、同僚が対応する、基本的に私は直接対応しないと決めました。
これについて、上長にも伝えていますか。
もしも伝えていないのであれば、必ず伝えてください。
何かトラブルが起きた際、また両成敗にされてしまいますよ。

自分を守るために、うまく立ち振る舞ってくださいね。

トピ内ID:73abfd2c5eb2b0c3

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あなたの責任

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🙂
うん
私が同じ立場なら、お客さまを待たせてないか必ず確認します。ましてや、自分の宛名で来るなら必ず。

それを私の仕事じゃないと一蹴するひとは、典型的に仕事出来ないタイプです。
レスも全部言い訳にしか聞こえない。

自分は悪くないと思えばいいけど、評価もされないし出世もしないでしょう。
頼まれた時点で、自分の案件と思ってやりますね。

トピ内ID:bbb32bb6d2171dc7

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転送

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🙂
はなこ
トピ主さん宛てにきたメールは
「〇〇様からメールが届きました。
ご対応宜しくお願いします。」
って書いて同僚に即時転送じゃダメですか?
なんならCCに上司入れて転送したらいいと思いますけど。

とにかく突っ込まれるような対応はしなことです。
同僚がすると思ったので~
→同僚に対応するよう明確に伝える(できればメールも送って記録を残す)
取引先から届いていないとクレーム
→担当者から連絡させますと言って同僚に振る
→至急案件なら担当者と連絡取れ次第折り返しますと言って
 「担当者に確認したところ~」という言い方にしておく。

とにかく自分が担当でないことは明確にしておいたほうがいいと思います。
でないと今後もその同僚の後始末でえらい目に合いそうです。。。

頑張ってください。

トピ内ID:71dc97acbe2e5a1f

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上司の落ち度でしょう

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🙂
トマト
>お客さんにとっては誰が担当かは関係ないからと言われました。

そんなことはありません。トピ主さんが簡単な対応しかできず、本来の担当は同僚と決まっているなら、毎回そのように記載するべきです。

上司が頼りないなら、さらに上に相談するべきかもしれません。

トピ内ID:7766f6f4b42c91ac

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それでもやはりトピ主さんの落ち度でしょ

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🙂
ボン
元々が同僚さんが忙しくて出来ないからってのが原因な上、

>そういう経緯から、担当者や責任者を明確にするよう同僚と話し合い、同僚が対応する、基本的に私は直接対応しないと決めました。

ってなってるのなら、トピ主さんは同僚さんとお客様を繋がなければいけないでしょ
だから口頭なりメールなりで回答するように促すべきでした


それと前回のトラブルもトピ主さんが悪いかな
同僚が責任を持つって言ってるのって業務の内容確認部分だと私は解釈したので、確認したら自分で送ると思うので
同僚さん側だったら何も言われなければトピ主さんが送ると思うし、自分が送るとしたら
「okだから送っておくね」
と一言添えた上でccにトピ主さんも入れて送るよ
だって他人が作ったモノを自分の名前で送るのは成果の横取りだと思うからね

トピ内ID:3a87cd355c087f98

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