【超時短】面倒な仕事をゼロにする！生成AI×スプレッドシート活用術

まずは動画をご覧ください。

このようにスプレッドシートにAIを組み合わせることで、複数の単語を翻訳する等の複雑な作業を一瞬で実現できる時代になりました。

何か仕事をするときに、表計算ソフトの利用を避けては通れませんよね。

表やグラフの作成、リストの作成、会計作業、情報の管理……

あらゆる業界の数多の業務で、表計算ソフトが使われています。

そして、表計算ソフトの操作を覚えて自由自在に操ることに苦手意識を感じているビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。

昨今、生成AIの性能向上と、身近なソフトへのAIアシスタント搭載の流れが加速しています。

今回のプレゼントでは、無料で使い始められるGoogle スプレッドシートを中心に、表計算におけるAI活用についてご紹介します。

本プレゼントでは、スプレッドシートに生成AIをかけあわせた活用方法についてご紹介していますが、

AI関連のコンテンツはたくさんあり、どうしてもインプットが増えがちです。

必要なのはインプットとアウトプット（インプット定着）のバランスです。

知識だけを蓄え続けると、「知識メタボ」になってしまい、

脳みその動きが悪く、知識が定着しません。

ただいま、弊社SHIFT AIでは、最新のAIツールの情報や、

副業における生成AI活用法について「無料AI副業攻略講座」を開催しています。

と考えている方は、ぜひ一度、講座にご参加ください。

普段、Googleスプレッドシートを使われる機会はありますか？ https://docs.google.com/spreadsheets/ 表計算ソフトと言えばExcelが代表的ではありますが、Webブラウザで簡単に無料でも使えるスプレッドシートはシェアを大きく拡大してきています。

スプシと略され、多くのビジネスパーソンに愛用されていますね。

情報をまとめ、視覚的に分かりやすく表現する際に、スプレッドシートは大きな役に立ってくれます。

行と列で情報を管理し、それらを組み合わせて計算を行い、図示することができるソフトウェアですから、複雑な情報を整理して活用する場合には抜群の力を発揮します。

プログラミングスキルを持っている方であれば、HTML・CSS・JavaScriptを使って複雑なデータ利用を実現できるGAS（Google Apps Script）連携で、外部サイトとデータを連動させて業務を自動化するなどの活用も可能です。

スプレッドシートにAIを活用するテクニックを、整理してご紹介します！

AIアシスタントとしては

Microsoft ExcelにはCopilotが

Google スプレッドシートにはGemini for Google Workspaceが

それぞれ搭載されています。

Microsoft ExcelとGoogle スプレッドシートは、どちらも強力な表計算ソフトウェアですが、AI機能の観点から見ると、それぞれに独自の強みと特徴があります。

それぞれに特色はありますが、2024年10月現在は、料金の面・機能の面で、Google スプレッドシートがオススメとなります。

①上部「拡張機能」クリック→「アドオン」クリック→「アドオンを取得」クリック→「Google Workspace Marketplace」が表示される

②「Google Workspace Marketplace」の検索欄に「GPT」と入力 →「GPT for Sheets and Docs」を選択 →「インストール」をクリックし、指示に従う

①生成AIの機能を使いたい欄を選択し、そこに「=GPT」と入力

②サジェストに従って内容を入力すると、生成AIモデルが出力 ※生成AIモデルは、API接続すればOpenAI・Anthropic・Google・Mistralのモデルを使用可能

③欄の右下をクリックしながら狙った方向にドラッグすれば、自動でドラッグしきったところまで生成内容を表示

①「GPT for Sheets and Docs」のメニューから「Generate formula」を選択

②「Describe your goal」に実現したいことをプロンプト入力 日本語でOKです

ここでは、「A1からA10までの数字の平均値をA11に表示してください」と入力しました

③すぐ下に関数が出力されます 「Insert in active cell」をクリックすれば、すぐに②で指示した内容を反映

正しくA1～A10の数値の平均値をA11に表示してくれました

①「GPT for Sheets and Docs」のメニューから「Explain formula」を選択

②関数の適用されているセルを選択し、「Get from active cell」をクリック

③欄に関数が自動取得されるので、「Explain formula」をクリック

④英語で解説文が表示されるので、翻訳ツールにかけて内容を確認

GAS連携をすると、HTML・CSS・JavaScriptで書いたプログラムをスプレッドシート上で実行することができます

①「拡張機能」をクリック→「Apps Script」をクリック

②「Google Apps Script」のエディターが表示されるので、コードを作成して実行

③スプレッドシートのUI上で動作

シンプルに「メッセージを表示するよ」というテキストボックスを表示しました

プログラミング経験者・AIアプリ開発経験者向けなのでここでは割愛しますが、ノーコードでAIアプリケーションを開発できる「Dify」をGASでスプシと連携してAIを活用する方法がありますので、参考記事からご確認ください

参考：Dify API と GASのカスタム関数を組み合わせてスプレッドシートからLLMを利用する

①Gemini for Workspaceを使用するためには、「Gemini Business」にサブスク登録する必要があります

上述の通り年間￥27,120円～の金額がかかります https://workspace.google.com/intl/ja/solutions/ai/

②Gemini for Workspaceを契約した状態でスプレッドシートを立ち上げると、右側に「Help me organize」というチャット欄が表示されます

そこに、スプレッドシートに作成したい内容を記入し、「Create」をクリックします

③シート内に生成されますので、適宜調整して活用することが可能です

①Sheets Expert

Googleスプレッドシートで行いたい操作やアプリケーションそのものについて質問したら、何にでも答えてくれるGPTです。 スプレッドシートを使いこなしたいけれど良く分からないことがある……そんなときに重宝するGPTです。

②Spreadsheet Maker - Excel - CSV - Spreadsheet

オンライン検索を駆使して最新の情報をまとめ、それをCSV形式の表データで出力することができるGPTです。後にスプレッドシートやExcelで調整するために、ひな型としての表データを得られる便利なツールです。

③Excel analysis

作成した表データを読み込むと、その資料から分析を行ってくれるGPTです。 自ら細かく確認することが困難な複雑なデータを読み込ませれば、圧倒的に時短をしながら情報を分析し、まとめることが可能です。

いかがだったでしょうか？

業務で必要不可欠な表計算ソフトの中でも、シェアを拡大しているGoogleスプレッドシート。

無料から有料まで、様々な使い方でAIの活用ができるようになっています。

これまで、ちまちまと時間をかけて行ってきた表計算ソフトとの向き合い方が、生成AI機能の統合により大きく変化しています。

より短い時間で、より優れた資料の作成を実現。

オフィスワークをするビジネスパーソンには、今後必ず求められるテクニックになります。

今から活用を進め、キャリア向上につなげてください！

スプレッドシート×生成AIについて

機能の解説やユースケースをご紹介しました！

冒頭でお伝えしたように、知識メタボにならないよう、

インプットを定着できる機会を活用していきましょう！

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余すことなくお届けいたします！