若く入社したばかりの時期は、上司に雑用ばかり頼まれます。

頼まないで自分でやればいいのにとイライラしますね笑

私も、誰でもできる単純作業を頼まれて嫌になった時がありました。

30分~1時間で終わる作業でも、「なんで私が頼まれたんだろう、、、」というストレスは続いてしまいます。

なので、自分にとって次に繋がらない雑用を押し付けられたときは、断ってしまいましょう。

他のタスクで自分がバリューを出していて、周囲にもそれが認められている場合は、断って問題ありません。

しかし、雑用を通して、プロジェクトの内容理解や次のタスクへ繋がる場合は、ポジティブに取り掛かりましょう。

その際に、気をつけなければいけないことは、

NG：自分は、雑用係なんだと思い込み、周囲にもそう認識される

OK：自分は、重要プレーヤーだが、初歩的なタスクも丁寧にこなす人であると、周囲に認識される

です。

誰でもできるタスクも、自分次第で今後の重要なタスクに繋げられます。

私が、Big4でコンサルタントからシニアコンサルタントに昇進する過程で学んだ小さなタスクから大きなタスクに繋げるコツを、会議招集の例を通して共有します😁

Tips①

マネージャーから、「○○さん、会議を設定してね」と頼まれたとき、
内心は「自分でやれよ」と思います。

ここでそう思いながらも、「はい！承知しました！」と言って、

日時と出席者を確認して、ただ会議セッティングするだけはNGです。

会議招集をする時は、会議の目的が分かるように、議題とアジェンダを必ず記入しましょう。

事前に資料準備をして、添付ができれば、なお良いです。

これらを準備するためには、上司とすり合わせが必要になるので、その際に、自分からドラフトを作って提案してみましょう。

この時点で、自分が会議の中身に大きく関わっています。

資料作成が上手くいけば、発言の機会も取得できます。

NG：議題が煮詰まっていないのに会議設定だけする
NG：上司から言われたことだけやる受身姿勢
NG：会議設定以外にやることがない
NG：会議進行を上司に全て任せて、自分は第三者になる

OK：会議の内容詳細決定に一緒に関わる、もしくは主導権を持つ
OK：会議のクオリティを上げるようにバリューを出す

Tips②

もう一つの、雑用を雑用で終わらせない方法は、

会議招集のメールの文中に、

クライアントの名前を入れてみる

です。

新人の頃は、クライアントフェイシングの機会が少ないと思うので、少しでもそのきっかけ作りをします。

会議招集は、出席者が必ず読むので、まずは自分を覚えてもらえるように印象付けます。

少なくともメンションされた人は、自分を覚えてくれて、今後会話がしやすくなります。

また、ただの事務連絡のような会議招集よりも、コミュニケーションを発生させた方がクライアントに主体的に入ってもらいやすくなります。

例えば、

〇〇さんから頂いた資料について拝見させて頂きまして〜、

前回〇〇さんがおっしゃっていた〜についてご提案があるのですが、

など文面に入れてみることです。

自分からクライアントへの興味をアピールしましょう。

たかが、会議招集だったとしても、チャンスだと思って、クライアントとのコミュニケーションのきっかけをできるだけ作りましょう。

くれぐれも、上司から頼まれているのでセッティングしただけです、という印象をクライアントに与えないようにしましょう。

NG：事務的な会議招集を送る
NG：ただ頼まれてやってるアシスタントであると思われる

OK：クライアントに自分を覚えてもらう
OK：クライアントを理解していることをアピールする
OK：今後、自分とクライアントが会話しやすくなるきっかけを作る

雑用を断っていい時

本当にただの会議招集を頼まれた時は、断ってしまいましょう！
自分は雑用係でも、会議セッティング係でもありません！！

断る時は、

・自分が出席しない会議の設定を頼まれた時
・リスナーとしての参加を求められている会議の設定を頼まれた時

です。

断る理由は、会議の内容を詳しく知らない自分が会議招集をするよりも、当事者がセッティングした方がいいからです。

もし、当事者から全て情報提供をされたとしても、その情報提供をする時間に自分でセッティングした方が効率的です。

とはいえ、断れない状況もあると思うので、臨機応変な対応が必要ですが、

自分の中で、引き受けるべき作業と、引き受けるべきでない作業の区別を持っておきましょう。

雑用の断り方

断り方はくれぐれも気をつけましょう。

今後、上司と関係が悪くなり働きにくくなるくらいなら、素直に引き受けた方がよっぽどマシです。

「やりたくないです」というような言い方はしないようにしましょう。

断る時は、

自分は、会議との関連性が低いので、適任ではないということを分かってもらいます。

ストレートにそれを伝えるのではなく、

頼まれたタイミングで、会議の目的と中身、会議での自分の役割を、上司と認識合わせをしようとします。

もし、上司がただの雑用の押し付けで頼んできた場合は、詳しく話が進まないので、お互いの違和感を感じ、次から頼んでこないと思います。

先ほどの、自分が引き受けるべきでない作業と、その理由を認識し、それに沿って振る舞うことで、周囲にも分かってもらいましょう。

最後に

会社には、雑用を新人に押し付ける文化があると思います。

自分が、意味のない雑用を押し付けられ、やりたい仕事をさせてもらえない環境である場合は、転職を考えましょう😁