「〇〇さんがいなくなってから、あれもこれも分からなくなった…」 「全部あの人がやってたんだよね」
社内に一人、“あの人に聞けば何でも分かる”という存在。 とても助かる一方で、その人がいなくなると業務が止まってしまうリスクを抱えていませんか？
この記事では、“便利屋ポジション”に依存する危うさと、混乱を防ぐための業務整理のポイントをお伝えします。

なぜ「便利屋ポジション」が生まれてしまうのか？

• 何でも対応してくれてしまう人がいると、周囲が頼りきってしまう

• ノウハウが個人の頭の中にあって、記録に残っていない

• 属人化していても「うまく回っているように見える」ため放置されがち

結果として、その人が不在になった瞬間に、引き継ぎできない・分からない・回らないという事態が発生します。

✅ 今日からできる属人化の予防策
1. 属人化している業務を「把握する」

• 何を誰が担当しているかを棚卸し（紙でもExcelでもOK）

• 関係者にヒアリングして、「この作業は誰に聞けば分かる？」を可視化

• 「属人度が高い業務」を色分け・分類するだけでも効果あり

2. ノウハウ・手順を「形式知化する」

• 完璧なマニュアルでなくても、「どうやってるか」を簡単にメモするだけで十分

• 「この対応したときは、何を見て、どう判断したか」も残すと再現性が高まる

• フォルダ構成やファイル名ルールなども、見える化の対象に

3. 業務を「チームで分担・共有」する

• 他の人もその業務に触れる機会を増やす（例：隔週で対応を交代）

• SlackやGoogleドキュメントで作業ログを共有

• 「あの人がいなくてもできる」状態を、少しずつ増やす

4. 習慣と工夫で「情報を開かれた状態」にする

• チーム内で“5分プレゼン文化”をつくり、毎週1つ業務を言語化して共有

• 作業に必要な情報・資料を1ファイルにまとめて保管しやすくする

• 業務マップを手書きでもよいので作成し、“属人ポイント”を見える化

✅ ツールを使えば、属人化を構造的に防げる

• 【kintone】で業務フローや履歴を共有・蓄積

• 【Notion】でナレッジ・手順書をまとめて全員でアクセス可能に

• 【Googleドライブ】でファイル管理ルールを標準化

重要なのは、“属人化をゼロにすること”ではなく、“誰でもカバーできる状態”をつくることです。

退職リスクは、“今のうち”に備える
属人化の問題は、「辞めると分かってから動く」のでは遅いケースもあります。 日頃から業務を“見える化”し、誰が辞めてもチームで回せる体制を意識して整えておくことが、事業継続の観点でも重要です。

• 引き継ぎが不要になる体制＝健全なチームの証

• 「抜けたときの混乱」を防ぐことが、社員の安心にもつながる

「いなくなったら困る人」がいなくても困らない仕組みを
「属人化しているけど、今はうまくいっている」 それが一番見落としやすく、危ないサインです。
“便利な人”に依存しない組織づくりは、現場の混乱を防ぐだけでなく、安心して働けるチームづくりにもつながります。

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