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雑用とはどのような仕事？本来の意味や仕事が進まないときの対処法をご紹介
この記事のまとめ
- 雑用とは、仕事を円滑に進めるために必要な業務のこと
- 雑用に取り組むことで職場のルールを把握できるメリットがある
- 業務の効率化のために雑用を自動化するのも一つの方法
- 雑用への取り組み方で今後のキャリアへも影響する可能性がある
- 雑用ばかりで今の仕事に不満がある方は転職を検討してみる
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雑用ばかり任され、「自分は雑用係なのか？」と悩むあなたへ。雑用は仕事を円滑に進めるための大事な仕事です。業務について調べたり、用事をこなしたりすることで社内の動き・業務の流れを理解し、今後の評価につながることもあります。このコラムでは、雑用の本来の意味や、効率よく進める方法を解説。雑用を前向きに捉え、成長のチャンスに変えるヒントを紹介します。ぜひ参考にしてください。
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雑用とは何？
雑用とは、職場における小さな仕事を指します。たとえば、職場の掃除や来客時のお茶の準備、業務に関する調べものなど、特別なスキルや専門知識を必要とせずに対応できる業務です。
これらの業務は、通常の業務（本業）とは直接関係がないことが多く、売上に直結しないため、重要視されないこともあります。しかし、雑用は職場の円滑な運営や快適な環境を維持するために欠かせないものであり、いわばビジネスにおける「縁の下の力持ち」としての役割を果たしているのです。
言い換えられる類語
雑用には、次のような言い換えが可能です。・雑事（ざつじ）: 本業以外のさまざまな仕事を指し、細々とした用事や手間の掛かる作業を表す
・小用（しょうよう/こよう）: ちょっとした用事を指し、主に軽い仕事や小さな任務を意味する
・野暮用（やぼよう）: 趣味や遊びではなく、実務的な用事やあまり重要でない仕事を指す
これらの類語を使うことで、状況に合わせたニュアンスで「雑用」を表現できるでしょう。
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「雑用係」とはどのような仕事？該当する例を解説
前述したとおり、雑用とは細々とした用事のことです。特別なスキルを必要とせず、誰でも対応できる業務が多いため、新入社員が担当する場合があるでしょう。雑用には、次のような仕事が含まれます。
- ・書類のコピーや整理
- ・来客へのお茶出しや片付け
- ・オフィスの掃除や整理整頓
- ・植物への水やりや備品の補充
- ・電球や蛍光灯の交換
- ・郵便物の受け取りや仕分け
- ・会議室の準備や後片付け
こうした雑用は、一見単純に見えますが、職場全体の業務をスムーズに進めるうえで大事な役割を果たします。自分が担当する雑用も、チームの円滑な運営を支えているのです。
とはいえ、「雑用ばかり任されて、仕事が楽しくない…」と感じる方もいるでしょう。仕事が楽しくない場合には、「仕事を楽しむには？工夫次第で「辛い」と感じる仕事もやりがいが得られる！」のコラムも参考にしてみてください。
雑務と雑用は何が違う？
「雑務」と「雑用」は似ていますが、その範囲に違いがあります。
「雑務」は、主に会社や組織内で行われる定型的な仕事を指し、業務の一環として定期的に発生する作業です。書類の整理や郵便物の仕分け、備品管理などが該当します。
一方、「雑用」は、日常生活や職場で発生する幅広い小さな用事を含むため、範囲がより広いのが特徴です。オフィスの掃除や植物への水やり、来客対応など、業務に直接関係しないものも含まれることが多いでしょう。
「雑務」は特定の業務に関連する定型作業を指し、「雑用」はそれに限らず、日常のさまざまな小さな作業全般を指す点に違いがあります。「ハタラクティブ」は、20代に特化した就職支援サービスです。専任のキャリアアドバイザーが、あなたの希望や適性を踏まえた求人提案や選考対策を行い、自己分析だけでなく就活準備までを丁寧にサポートします。
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雑用が会社に欠かせない大切な業務といわれる理由
雑用は会社にとって欠かせない大切な業務です。「雑用がめんどくさい」「自分がやるべき仕事だけしていたい」と思う方もいるかもしれませんが、雑用をすることには多くの利点があります。
雑用はただ細かい作業をこなすのではなく、大事な役割を果たす業務のひとつです。
新入社員のうちに雑用を経験しておくことで、職場の流れを理解し、より効率的に仕事を進める力が身につくこともあります。自分自身の評価や成長にもつながるため、前向きに向き合ってみてください。
以下では、雑用が会社にとって大切な業務である理由を説明します。
生産率が向上する
雑用が会社に欠かせない大切な業務といわれる理由の一つとして、生産率が向上する点が挙げられます。
たとえば、整理整頓されたオフィスは、集中力を高め、業務の効率を上げるために役立ちます。また、資料がきちんと整理されていれば、必要な書類を探す時間が短縮されるでしょう。
さらに、雑務をこなすことは新入社員にとってはタスク管理の練習の場となります。次の業務に移る際の準備や導線を意識することで、全体の生産性の向上につながるでしょう。
基礎的なビジネススキルが身につく
雑用を遂行することで、ビジネススキルの基礎を自然に学べるでしょう。雑用の本質は「相手のために行うこと」であり、これはビジネスにおいて非常に大切な考え方です。
たとえば、来客時のお茶出しは顧客との直接的な接触を通じて接客の基本を学ぶ機会になります。蛍光灯の交換や備品の在庫管理を通じて、オフィス環境の整備や正確な数字管理のスキルが養われることもあるでしょう。
社内の動きが見えてくる
雑用をこなす際に席を離れることで、普段は見えにくい社内全体の様子を把握しやすくなります。自分の業務に集中していると、どうしても視野が狭くなり、他の部署や同僚の動きに気付かないことがあるでしょう。
しかし、ゴミ捨てやコピー取りなどで社内を移動する際、他部署の人と顔を合わせたり会話をする機会が生まれることも。これにより、社内全体の動きを把握でき、自分の業務にも役立つ情報を得られることがあります。雑用は単に雑用として片付けられがちですが、会社全体の状況を知る大事な機会にもなるでしょう。
雑用の理由が「女性だから」はハラスメント？
雑用をこなすことが成長のステップになることはあるものの、「女性だから」という理由でお茶出しや書類のコピーなどの雑用しか任せないのは間違っています。こうした性別に基づく固定観念に従った業務の割り振りは、ジェンダーハラスメントに該当する可能性があるため、そのような不公平を感じたら、相談窓口や社内の信頼できる人に相談してみましょう。
また、性別に関係なく、能力や経験を無視して雑用しか任されない場合は、パワーハラスメントの可能性も考えられます。新入社員が仕事で雑用係を命じられる理由
新入社員が雑用を命じられるのは、以下のような理由があります。
- ・取り組む姿勢で適性やタイプを見極めるため
- ・自分なりに考えたり工夫したりする姿勢をみるため
- ・周囲の人とのコミュニケーション能力を確かめるため
- ・雑用の意味を理解して行動できるかをみ確かめるため
雑用を任されたときに大切なのは、雑用を任された意図を理解し、手を抜かずに真剣に取り組むこと。
前述したように、雑用は意味のない作業ではありません。雑用への向き合い方で、自分の評価が変わっていきます。どのような仕事でも真面目に取り組める人物であれば、「新しい仕事を任せても良さそうだな」と思ってもらえるでしょう。
一方で、雑用に対して手を抜く人物であれば、「大事な仕事でも手を抜きそうだ」と思われてしまう可能性があります。
雑用を単純でつまらない仕事と考えるのではなく、「スキルアップの機会だ」と捉えることが大事です。雑用を前向きに捉え、「雑用が好き」と言えるほど工夫できる人は、より成長していけるでしょう。
雑用は仕事の第一歩だから
雑用は社会人として基本的な行動が多く、仕事のスキルを身につけるための第一歩として位置づけられる傾向にあります。単純な作業を「効率的に動くためにはどうすれば良いのか？」というように考えることで、業務の進め方を学ぶ良い機会にもなるでしょう。
たとえば、資料整理の仕事を任された場合は、「種類別に分ける」「見やすさを工夫する」「取り出しやすさに気を配る」、掃除を任された場合は、「働きやすい環境を整える」「効率良く整理整頓する」など、今後の仕事に役立つ要素も多く含まれています。
効率的に雑用を進めたり生産性を高めたりすることは、業務や環境の改善・スケジュール調整などに活かせるため、今後の仕事で成果を出すためには欠かせません。
雑用を任された際にも役立つ効率の良い仕事の進め方については、「仕事の進め方が上手い人とは？効率を上げる方法も紹介」のコラムで解説しているので参考にしてみてください。
雑用によって職場のルールが学べるから
雑用をこなすことで、ほかの社員の業務の進め方を確認でき、会社独自のルールも学べることもあります。会社のルールに従って行動することは、周囲と足並みを揃えて働くためにも欠かせません。
ルールや仕事の進め方は会社ごとに異なるため、実際に働いてみないと分からない部分もあります。雑用をこなして社内を見るからこそ、学べることも多いと覚えておきましょう。
雑用ばかりで仕事が進まないときに効率良く進める方法
雑用は会社を支える大切な仕事ですが、そればかりに時間を取られてしまうと、本来やるべき業務が進まなくなることもあります。雑用に追われてしまうことで、作業効率が落ちたり、残業が増えたりといった問題が発生する恐れがあるでしょう。
以下では雑用を効率良くこなし、他の業務に集中できる時間を確保するための方法についてご紹介します。
雑用をマニュアル化する
雑用に時間を取られ、本来の業務が進まないと感じる場合、効率的に進めるためには雑用をマニュアル化するのがおすすめです。雑用は特別なスキルを必要としない傾向にありますが、ルーティーン作業であるがゆえに意外と時間が掛かることもあります。マニュアル化によって、新入社員や慣れていない社員も対応しやすくなるため、全体的な時間短縮が期待できるでしょう。
たとえば、書類整理に関しては次のような内容をマニュアルにまとめるのがおすすめです。
- ・書類の分類基準：書類をどのカテゴリーに分けるか、その基準を具体的に示す
- ・ファイリング手順：整理の仕方やファイルの収納方法を段階的に説明する
- ・システムの操作方法：デジタルファイリングシステムやキャビネットの使い方を明確にする
- ・保管場所のルール：書類の保管場所を分かりやすくラベリングし、管理のルールを設定する
このように作業を詳細に標準化することで、一貫した作業が行えるようになり、雑用の時間が短縮されます。結果として、ほかの業務に集中できる時間が確保され、全体的に業務の効率を上げられるでしょう。
自動化できる雑用がないか検討する
雑用が多くて仕事が進まないときは、「自動化できる雑用がないか」を一度見直してみましょう。
たとえば、データ入力やメール整理、カレンダー管理などの定型業務や単純な作業に自動化を導入すれば、メインの業務に集中できるだけでなく残業時間の削減にもつながる可能性があります。
雑用の取り組み方が評価に影響する？
雑用に真剣に取り組む姿勢は、評価に大きく影響する場合があります。手を抜かずに雑用をこなすことで、「仕事も丁寧に進める人」として印象をもたれ、新たな役割を任される可能性が高まるでしょう。
ただし、「新入社員が仕事で雑用係を命じられる理由」でも触れたように、雑用を軽視する人は周囲から「ほかの仕事を依頼しても責任をもって対応してもらえない」と見なされ、評価が下がってしまう恐れがあります。
しかし、「自分ばかりが雑用を任されている…」と感じると辛くなることもあるでしょう。辛い状況から抜け出すためのヒントは、「『仕事がない』と感じるときの解決法は？社内失業の原因と対策を解説」のコラムもご覧ください。
雑用ばかりだと落ち込むときに大切なこと
やりたい仕事ができず、雑用ばかりで落ち込むこともあるでしょう。しかし、「自分がスキルアップするチャンス」と捉えて、前向きに取り組むことが大切です。ここでは、「雑用ばかりで落ち込む…」という方へ大切にしたい考え方を2つ紹介します。
雑用への考え方を変える
まずは、雑用への考え方を変えることから始めましょう。冒頭でも説明したとおり、雑用は業務を円滑にするための大切な仕事です。たとえば、雑用ができていないと仕事の準備が十分に進まず、効率的な仕事ができなくなってしまうことがあります。
雑用を任された際は、今後の成長や活躍のために、雑用を頼まれていると考えてみましょう。
挑戦したい仕事を伝える
雑用以外に挑戦したい仕事がある場合は、上司にやってみたいことを伝えることも大切です。チャレンジ精神を評価されて仕事を任せてもらえる可能性もあります。
ただし、まずは雑用に対して真剣に取り組み、ある程度できるようになってからがおすすめです。入社して間もないにも関わらず「雑用はやりたくない」「でもこの仕事はやりたい」では、ただのわがままになってしまいます。
新しい仕事を任せてもらえるのは、雑用に対して真剣に取り組んできた実績があるからです。自分に与えられた仕事をこなしたうえであれば、チャレンジ精神を評価されるでしょう。
雑用だと感じる仕事も、自分の意識次第で楽しんだり、学びを得たりできます。雑用が苦しくなってきたら、「仕事は考え方次第で楽しむことが可能！できる人の特徴や行動パターンを紹介」のコラムをぜひ読んでみてください。
「雑用ばかりで嫌…」と思う場合の対処法
考え方や取り組み方を変えてはみたものの、雑用ばかりで辛く感じる人もいるでしょう。過度に雑用を任されて苦痛と感じるときは、上司に相談する選択肢もあります。ほかにも、以下のような方法を検討することで、雑用の量が減る可能性があります。
社内で協力して雑用を減らす
社内全体で協力して雑用に取り組むことで、効率化が期待できるでしょう。特定の社員だけが雑用を担うと、負担が集中してしまう可能性があります。特に、新入社員が「雑用」として幅広い業務を任されることも多く、その負担は大きくなりがちです。
たとえば、会議室や更衣室などの共用スペースの定期的な掃除を当番制にすると、負担の偏りを解消できます。全員が雑用に参加することで、雑用への意識も変わり、職場全体の生産性向上に寄与できるでしょう。結果的に、企業全体の成長にもつながるといえます。
雑用だけ押し付けられるならパワハラの可能性を考える
雑用だけを押し付けられてほかの仕事をさせてもらえない場合は、パワハラの可能性があります。厚生労働省の「パワーハラスメントに該当すると考えられる例／しないと考えられる例」によると、十分なスキルや経験がある社員に対して、能力に見合わない雑用のみをさせることも、パワハラに該当するようです。
パワハラが疑われる場合は、社内の相談部署や社外の専門機関に相談しましょう。どこに相談すれば良いのかを調べたうえで行動を起こすことで、問題解決の道が見えてくるはずです。参照元
厚生労働省
職場におけるハラスメントの防止のために（セクシュアルハラスメント/妊娠・出産・育児休業等に関するハラスメント/パワーハラスメント）
雑用だからこそ丁寧な仕事を心掛ける
雑用と聞くと、その名前から「雑にこなしても良い仕事」と思う人もいるでしょう。しかし、取り組む姿勢が評価や今後の重大任務につながる可能性もあるため、雑用ほど丁寧な対応が大切です。
雑用に手を抜いて対応していると責任感のなさが浮彫りになり、今後のキャリアに影響が出る可能性も。雑用を嫌がる人と丁寧に対応する人では、仕事へのモチベーションや評価で差が開きます。雑用の意味を捉えなおして取り組み方を変えることで、人間的にも社会人的にも大きく成長できるでしょう。
「正社員なのに雑用しか任されない」「もっと適正な評価を受けたい」など、今の仕事に不満がある方は、転職を検討するのも一つの選択肢です。
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その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
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