Sie suchen die beste ERP-Software für Ihr Unternehmen?

Hier finden Sie nützliche Informationen
zur Auswahl einer ERP-Software

Was ist eine ERP-Software?

ERP steht für Enterprise Resource Planning, dementsprechend steuert eine ERP-Software Ihre Unternehmensressourcen. Dabei kann es sich unter anderem um Personal, Material, Betriebsmittel und/oder Kapital handeln. Das Ziel einer ERP-Software ist es, alle Ressourcen mit der größtmöglichen Effizienz in einem Unternehmen zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Damit sorgt das ERP-System effektiv für eine wesentliche Kostensenkung über alle Unternehmensbereiche hinweg.

Oftmals wird eine ERP-Software mit Warenwirtschaftssoftware gleichgesetzt, obwohl sich ein Warenwirtschaftssystem ausschließlich auf die Bereiche der Lagerhaltung, Disposition und Logistik bezieht. Ein ERP-System umfasst hingegen sämtliche, relevante Geschäftsprozesse unternehmensweit.

Gute Gründe für eine ERP-Software

Es gibt wichtige Gründe, warum Unternehmen eine ERP-Software einsetzen sollten:

Effizienzsteigerung: ERP-Software kann dazu beitragen, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und den Zeitaufwand für manuelle Prozesse und redundante Aufgaben zu reduzieren. Eine integrierte ERP-Software kann Informationen in Echtzeit bereitstellen und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen verbessern.
Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen die Kosten für manuelle Arbeit, Überstunden und menschliche Fehler reduzieren. Darüber hinaus können sie durch bessere Bestandskontrolle und Planung Materialkosten senken und Vertriebs- und Lieferkettenprozesse optimieren.
Datensicherheit und Compliance: ERP-Software bietet Unternehmen eine sichere Möglichkeit, sensible Geschäftsdaten zu verwalten und zu schützen. Darüber hinaus können Unternehmen mit ERP-Software leichter Compliance-Anforderungen erfüllen, indem sie Berichte generieren und Transaktionen nachverfolgen.
Entscheidungsfindung: ERP-Software kann Echtzeit-Daten liefern und eine bessere Sichtbarkeit von Geschäftsprozessen bieten. Dadurch können Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen und auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren.
Skalierbarkeit: Mit der Implementierung von ERP-Software können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse an ihre Wachstumsziele anpassen und besser skalieren.

Insgesamt kann eine ERP-Software dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu automatisieren, Effizienz und Kosteneinsparungen zu erzielen, Daten zu schützen, Entscheidungen zu unterstützen und die Skalierbarkeit des Unternehmens zu verbessern.

Brauche ich überhaupt eine ERP-Software?

Als die ersten ERP-Systeme auf den Markt kamen, waren diese so umfangreich und preisintensiv, dass diese nur von großen Industrieunternehmen oder Konzernen eingesetzt wurden. Als immer mehr angepasste Branchenlösungen in den Markt strömten, wurde die Verwendung einer ERP-Software auch für kleine und mittlere Unternehmen immer attraktiver.

Das Kosten-Nutzen-Verhältnis verbesserte sich stetig und die Wettbewerbsvorteile, die durch ein ERP-System entstehen, überzeugten zunehmend auch jene Unternehmen, die vorher kaum Software eingesetzt haben. Heutzutage ist der Anteil an kleinen und mittleren Unternehmen die kein ERP-System nutzen immer geringer. Der Nutzen der Digitalisierung stellt sich immer mehr branchen- und betriebsübergreifend ein.

Eine ERP-Software sollte mittlerweile ein integraler Bestandteil eines jeden Unternehmens sein, da es effektiv dazu beiträgt das Betriebsergebnis zum Positiven zu beeinflussen.

Was sollte eine ERP-Software können?

Eine ERP-Software muss in der Lage sein, ihre Kernprozesse vollumfänglich abzubilden und dabei auf die Besonderheiten der Branche eingehen, in der Ihr Unternehmen beheimatet ist. Die Basis eines ERP-Systems ist eine Datenbank, auf die alle Module des Systems zugreifen. So wird sichergestellt, dass alle Unternehmensprozesse an einem Ort gespeichert werden, und alle Mitarbeitenden immer mit den gleichen, aktuellen Daten arbeiten. Dies verhindert, dass z.B. Aufträge doppelt abgearbeitet werden und es so zu Fehlbuchungen kommt. Das ERP-System sollte in der Lage sein, verschiedene Betriebsteile miteinander zu vernetzen und so ein ganzheitliches Bild über die Ressourcen im gesamten Unternehmen zeichnen.

Dazu zählt nicht nur die Materialwirtschaft oder der Einkauf und Verkauf, sondern auch Personalplanung und –verwaltung, Finanzbuchhaltung oder Verkauf und Marketing. In manche ERP-Systeme ist auch bereits ein Lagerverwaltungssystem integriert, welche die physischen Lagerbewegungen nachverfolgt und so eine komplette Bestandskontrolle ermöglicht, inklusive MHD- und Chargenverwaltung.
Des Weiteren sollte es möglich sein, mit der ERP-Software jederzeit Auswertungen über einzelne Unternehmensbereiche übergreifend anfertigen zu können.

Hinzu kommt dass eine ERP-Lösung über mehrere (Produktions-) Stätten hinweg genutzt werden kann und auch hier eine Vernetzung stattfindet, so dass alle Daten aus allen Standorten zentral gespeichert werden, damit auch hier von allen Beteiligten auf den gleichen Datenbestand zugegriffen werden kann. Auch spielt die Automatisierung von immer wiederkehrenden Prozessen eine wesentliche Rolle im Funktionsumfang einer ERP-Lösung. Diese Automatisierungen zielen darauf ab, Mitarbeiter zu entlasten und Kapazitäten für ergebnisorientiertere Aufgaben zu schaffen.

Wie profitiert mein Unternehmen von einer ERP-Software?

Durch die Vernetzung der unterschiedlichen Unternehmensteile werden die Betriebsabläufe deutlich transparenter. So werden zum Beispiel Missstände in der Materialwirtschaft frühzeitig erkannt und es kann zügig darauf reagiert werden. Durch die allumfassenden Daten eines ERP-Systems können Sie ableiten, in welchen Bereichen Ihr Unternehmen profitabel arbeitet und in welchen nicht. Durch umfassende Statistiken können Sie sich ein genaues Bild darüber machen, welche Kunden oder Kundengruppen Ihnen einen hohen Umsatz generieren und wo noch Verbesserungspotential vorhanden ist.

Produzierende Branchen profitieren außerdem durch eine vollumfängliche Bestandsführung Ihrer Produktionsmittel und einer Aufschlüsselung über produzierte und verkaufte Güter. Dadurch kommt es seltener zu Überbestellungen an Material oder Lieferengpässen, da sie jederzeit einen umfassenden Überblick über Ihre Ressourcen haben. Somit können Sie flexibel auf mögliche Veränderungen reagieren. Dies hilft Ihnen zum Beispiel Ihren Personalbedarf sehr genau zu planen und so Über- oder Unterbelegungen zu vermeiden.

Des Weiteren ist eine der Hauptfunktionen eines ERP-Systems die Automatisierung von bestimmten Prozessen, so dass für diese keine Zeit und Arbeitskraft mehr aufgebracht werden muss. So können beispielsweise alle Stufen von Ein- und Ausgangsbelegen automatisiert erstellt, gespeichert und versendet werden.
Durch die vollumfängliche Vernetzung eines ERP-Systems in Ihrem Unternehmen kann dieses Ihnen helfen Ihre Ressourcen bestmöglich einzusetzen. Dadurch sparen Sie Zeit, Geld und andere wertvolle Ressourcen.

Welche Arten von ERP-Software gibt es?

ERP-Software lässt sich grob in folgende Kategorien einteilen: Standardsoftware, Branchensoftware und Individualsoftware. Bei Standardsoftware handelt es sich in der Regel um Software, die imstande ist die gängigsten Geschäftsabläufe abzubilden, die aber keinerlei Spezialisierung besitzt. Auch Anpassungen sind bei Standardsoftware oftmals nicht vorgesehen.

In Bereichen, in denen die Abläufe branchenübergreifend weitestgehend ähnlich oder gleich sind, wie zum Beispiel CRM oder die Lohnbuchhaltung, ist die Verwendung einer Standardsoftware durchaus als sinnvoll zu betrachten.

Als Branchensoftware wird Software bezeichnet, die sich darauf spezialisiert hat, die ganz spezifischen Anforderungen eines Wirtschaftszweiges bestmöglich abzubilden, sei es nun das Lieferkettenmanagement im produzierenden Gewerbe oder das Management von Lieferanten und Kunden im Großhandel. Eventuell müssen hier und da noch Anpassungen für Ihre Anforderungen gemacht werden, wie zum Beispiel eine Schnittstelle zu bestehender Software oder Besonderheiten in Ihren Prozessen die noch abgebildet werden müssen. Der Anbieter einer branchenspezifischen Lösung hat langjährige Erfahrung mit den Eigenheiten der jeweiligen Branche und kann Sie dahingehend auch sehr gut beraten und betreuen.

Die Individualsoftware ist eine maßgeschneiderte Lösung für Ihren speziellen Anwendungsfall. Hierbei wird eine Software ganz nach Ihren Vorgaben und Anforderungen veredelt. Dabei gilt es zu beachten, dass die Beauftragung einer Individualsoftware Zeit- und Kostenintensiv werden kann. Allerdings ist zu erwarten, dass die Vorteile einer solchen Software die Investition weit übersteigen. Zumal hierbei vor allem die Anfangsinvestition hoch ist, aber im laufenden Betrieb keine relevanten Lizenzgebühren mehr anfallen – es werden höchstens überschaubare Wartungs- und Supportkosten fällig. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie selbst in der Hand haben ob und wie Ihr System Updates oder Upgrades erhält.

Eine weitere Unterscheidung ist die Art der Datenhaltung, hierbei wird zwischen On-Premise- und Cloud-Lösungen differenziert. Bei einer On-Premise-Lösung befindet sich sowohl Software als auch Hardware in den Händen des Unternehmens. Hierbei benötigt man sowohl die nötige Infrastruktur als auch das entsprechend qualifizierte Personal, zum Beispiel in Form einer IT-Abteilung. Der Vorteil hierbei ist, dass sie jederzeit die volle Kontrolle über den Datenbestand haben und Dinge wie Backup-Pläne selbst realisieren können.

Bei einer Cloud-Lösung werden die Daten außerhalb der Kontrolle des Unternehmens in einem Rechenzentrum vorgehalten. Hierbei liegt die Datensicherheit exklusiv beim ERP-Anbieter. Hier muss man darauf vertrauen, dass die Daten gut geschützt sind und auch im Falle eines Unglücks, wie zum Beispiel einem Brand im Rechenzentrum oder einem Hackerangriff, unversehrt bleiben, beziehungsweise wiederhergestellt werden können.
Eine weitere, alternative Form ist die Verwendung einer On-Premise-Lösung, die Datenspeicherung jedoch an einen externen Datenhoster auszulagern. Datenhoster sind Unternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, Daten zu verwalten und sicher aufzubewahren.

Worauf sollte ich bei der Einführung einer ERP-Software in meinem Unternehmen achten?

Viele Unternehmen scheuen die Einführung einer ERP-Software in ihr Unternehmen, da sie einen großen Aufwand und viele Komplikationen befürchten. Ein erfahrener Softwareentwickler wird Ihnen hierbei mit Rat und Tat zur Seite stehen, da dieser schon einige Firmen mit einer ERP-Software ausgestattet hat und weiß wie man mögliche Komplikationen umgeht und mit eventuellen Problemen zurechtkommt.

Um Schwierigkeiten vorzubeugen, ist eine gute Vorbereitung essentiell. Hierbei hat die Erfahrung gezeigt, dass am Anfang eine umfassende Bedarfsanalyse von Nöten ist. Dabei werden die wichtigsten Anforderungen, die Ihr Unternehmen an das neue ERP-System hat, ermittelt und so genau wie möglich eingegrenzt. Mit dem Ergebnis der Bedarfsanalyse begibt man sich nun auf die Suche nach einer geeigneten ERP-Software, welche die Anforderungen bestmöglich abbildet und im Bedarfsfall auch noch erweitert oder angepasst werden kann.

Wenn Sie einen passenden Softwarehersteller gefunden haben, hat es sich bewährt, mit dem Entwicklerteam zusammen ein Lastenheft zu erstellen, in dem sämtliche Anforderungen und ein Zeitrahmen dokumentiert werden. Dieses Lastenheft fungiert als Leitfaden für die reibungslose Projektumsetzung und Einführung des ERP-Systems.

Während der Einführung eines (neuen) ERP-Systems kann sich Widerstand in der Belegschaft bilden. Das neue System ist zu kompliziert, die Aufgabenbewältigung nimmt mehr Zeit in Anspruch sowie ähnlich klingende Bedenken und Beschwerden sind keine Seltenheit. Um auch hier für einen konfliktarmen Übergang zu sorgen, ist es ratsam, eine Testumgebung mit der neuen Software bereitzustellen, in der Ihre Mitarbeiter das neue System kennenlernen und ohne Angst vor Fehlern ausprobieren können. Dabei entwickelt sich natürlich auch eine Sicherheit im Umgang mit der neuen Software, welche beim Echtstart von Nutzen sind. Auch ist es hilfreich, den Mitarbeitenden die Vorzüge des neuen Systems zu erläutern, insbesondere wie die neue Software explizit deren Alltag erleichtert.

Wenn Sie diese Punkte befolgen, wird es kaum zu Schwierigkeiten kommen und Sie haben stets einen Partner an Ihrer Seite, der Sie und Ihre Belegschaft mit Erfahrung und Fachwissen unterstützt, zum Beispiel durch Schulungen und Projektmanagement.

Was kostet eine ERP-Software?

Da die Einführung einer ERP-Software in ein Unternehmen einen sehr individuellen Prozess darstellt, lassen sich die Kosten eines solchen Projektes nicht allgemeingültig beziffern. Die finalen Kosten für eine Implementierung setzen sich aus verschiedenen Faktoren zusammen. Da wären zum einen die Kosten für die Software selbst. Was kostet die Software? Fallen Lizenzgebühren pro User an? Wenn ja, werden diese einmalig oder regelmäßig fällig? Müssen Anpassungen an der Software vorgenommen oder Schnittstellen programmiert werden? Wie umfangreich werden diese?
Dann fallen eventuelle Kosten für Hardware und Infrastruktur an. Hierbei steht Ihnen das Softwareunternehmen auch mit Rat und Tat zur Seite um Sie bestmöglich zu beraten und zu unterstützen.

Und dann fallen möglicherweise noch Kosten für Schulungen und Workshops an, welche im Vorfeld und im Laufe des Projektes durchgeführt werden.
Abgesehen von den initialen Kosten können noch Wartungs- und Supportkosten im laufenden Betrieb anfallen. Die Vorteile eines Wartungsvertrages sind zum Beispiel direkter, zusatzkostenbefreiter Telefonsupport. Regelmäßige und automatische Updates und die Erweiterung um neue Features.

Als grobe Richtlinie kann man als Investitionsrahmen für Unternehmen bis zu einem Jahresumsatz von 25 Mio. €, von ca. einem Prozent des Jahresvolumens ausgehen.
Diese Investition muss immer im gesamten Kontext gesehen werden, da das ERP-System als Instrument zur unternehmensweiten Kostensenkung und Effektivitätssteigerung dient.

Welches ist die beste ERP-Software?

Da die Auswahl einer ERP-Software ein sehr individueller Prozess ist, muss zur Beantwortung dieser Frage erst einmal ein Blick auf das gesamte Unternehmen geworfen werden. Nach einer umfassenden Analyse kann dann entschieden werden welche ERP-Software für Ihr Unternehmen in Frage kommen kann.

Hierbei gilt es zu beachten, welches ERP-System Ihre Prozesse bereits so gut wie möglich abbildet und dabei möglichst wenige Eingriffe und Änderungen in und an Ihren bestehenden Arbeitsabläufen vornimmt.

Es ist ebenso wichtig im Hinblick auf die Zukunft Ihres Unternehmens ein ERP-System zu verwenden, welches flexibel genug ist, sich an veränderte Betriebsabläufe (z.B. wachstumsbedingt) anzupassen. Daher empfehlen wir immer, eine skalierbare ERP-Software.

Dadurch ist Ihre Software in der Lage, mit Ihrem Unternehmen mitzuwachsen und Sie brauchen sich in der Zukunft keine Gedanken darüber zu machen, erneut eine Software anschaffen zu müssen.

Schlussendlich sollte die für Ihr Unternehmen beste ERP-Software folgende Punkte erfüllen:

1. Es sind spürbare Verbesserungen im operativen Geschäft erkennbar, Prozesse werden effektiver bearbeitet.

2. Den Mitarbeitern fällt das Arbeiten bzw. das Bewältigen Ihrer täglichen Arbeit leichter.

3. Fehlerquellen in den Kernprozessen wurden eliminiert.

4. Ressourcen werden effizienter eingesetzt.

5. Das Unternehmen ist in den wichtigsten Bereichen digitalisiert und damit zukunftsfähig aufgestellt.

Impressum

Datenschutz

Sie suchen die beste ERP-Software für Ihr Unternehmen?Hier finden Sie nützliche Informationen zur Auswahl einer ERP-Software