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Wie findet man die beste Lagerverwaltungssoftware?

Herzlich willkommen auf unserer Informationsseite zum Thema Lagerverwaltungssoftware. Die Suche nach einer (neuen) Lagerverwaltungssoftware kann aufreibend und langwierig sein. Es gibt hunderte verschiedene Programme für viele unterschiedliche Branchen von diversen Anbietern. Da fällt es schwer, sich in der Fülle von Informationen zu orientieren. 

Wir möchten Ihnen helfen, den Überblick zu bewahren, Ihre Fragen beantworten, damit Sie schlussendlich die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen können. Da jede Branche ihre eigenen Anforderungen an eine Lagerverwaltungssoftware stellt, gibt es auch spezialisierte Branchensoftware.

So gibt es beispielsweise Warenwirtschaftssysteme für den Großhandel, das produzierende Gewerbe oder ganz spezifische Branchen, wie z.B. den Lebensmittelgroßhandel oder den Baustoffgroßhandel. Es gibt auch Softwarehersteller, die ihre Programme auf Wunsch individuell erweitern und Ihnen die gewünschten Features hinzu programmieren, um Ihre Prozesse so genau wie möglich digital abbilden zu können.



WOZU BENÖTIGEN WIR EINE LAGERVERWALTUNGSSOFTWARE?

Jedes (Groß-)Handelsunternehmen, welches Ware einkauft, lagert und verkauft, profitiert unmittelbar von einer Lagerverwaltungssoftware. Die digitale Lagerführung ermöglicht es, Lagerplätze für Waren zu strukturieren, indem zum Beispiel verschiedene Bereiche im Lager für Warengruppen angelegt werden. Jedem Artikel kann außerdem ein fester Stellplatz zugewiesen werden. Dies erleichtert sowohl den Wareneingang, als auch die Kommissionierung für den Verkauf. In einigen Fällen ist das Lagerverwaltungssystem bereits als Bestandteil einer ERP-Software integriert und muss nicht separat erworben werden. Dies hat weiterhin den Vorteil, dass keine Schnittstellen benötigt werden.

Durch die elektronische Erfassung des Warenbestandes kann jederzeit nachvollzogen werden, wie viel Ware vorhanden ist, wie viel bereits verkauft wurde und wie viel für die Deckung der aktuellen Aufträge benötigt wird. Lagerverwaltungssysteme beherrschen auch das Management von Mindesthaltbarkeitsdaten oder Chargen, um zum Beispiel verschiedene Einlagerungsstrategien abzubilden. Durch die Benutzung mobiler Datenerfassungsgeräte (MDE) oder Handscanner) kann die Kommissionierung komplett papierlos abgewickelt werden. Dadurch verringern sich Arbeits- und Zeitaufwand bei der Bearbeitung von Aufträgen und die Fehlerquote wird reduziert. Ein Lagermanagementsystem hilft Ihnen also dabei, Zeit,  Geld und andere Ressourcen zu sparen. 

WELCHE LAGERVERWALTUNGSSOFTWARE IST DIE RICHTIGE FÜR UNS?

Um herauszufinden, welche Lagerverwaltungssoftware die Richtige für Ihr Unternehmen ist, muss an erster Stelle eine umfassende Bedarfsanalyse stattfinden. Hierbei werden Ihre Abläufe und Prozesse betrachtet, um zu dokumentieren, an welchen Stellen Optimierungspotenzial vorhanden ist. Des Weiteren wird festgestellt, welche Prozesse digitalisiert werden sollten und ob Prozesse reorganisiert oder hinzugefügt werden müssen. Dadurch wird ermittelt, welchen Funktionsumfang Sie von der neuen Lagerverwaltungssoftware erwarten können. 

Nach der Bedarfsanalyse gilt es, sich einen Überblick über die verschiedenen Lagerverwaltungssysteme zu verschaffen und zu evaluieren, welche Hersteller zu Ihnen passen können.  Hierbei  sollten sowohl Ihre derzeitige Unternehmensgröße und natürlich das verfügbare Budget berücksichtigt werden. Wichtig ist auch eine vorausschauende Planung, wenn zum Beispiel schon absehbar ist, dass durch eine Expansion weitere Logistikstandorte mit der neu anzuschaffenden Lagerverwaltungssoftware ausgestattet werden müssen. Die Skalierbarkeit der Software sollte an Ihr (geplantes) Unternehmenswachstum gekoppelt sein.

Gabelstapler Lager Handscanner für Lagerverwaltungssoftware

Welche Funktionen
umfasst eine Lagerverwaltungssoftware?

Ein Lagerverwaltungssystem (oder auch: Warehouse-Management-System) sollte im Normalfall alle Funktionen haben die den gesamten Prozess der Lagerhaltung abbilden. Es werden sowohl Wareneingangsprozesse, wie die Warenannahme und Einlagerung, als auch Warenausgangsprozesse, wie Kommissionierung und Versand, abgebildet. Auch alles was zwischen Warenannahme und Warenausgang liegt, soll in der Software abgebildet sein, wie zum Beispiel: Umlagerungen und Abschriften.  Im Großen und Ganzen sollte ein LVS folgende Funktionalitäten beherrschen:

 
  • Warenannahme
  • Einlagerung
  • Umlagerung und Nachschub
  • Realisierung verschiedener Einlagerungsstrategien wie z.B. FIFO, FEFO, LIFO etc.
  • Chargen-/Seriennummernverwaltung
  • MHD-Verwaltung
  • Bestandsverwaltung
  • Kommissionierung
  • Konsolidierung
  • Versand
  • Lademittelverwaltung
  • Stammdatenverwaltung
  • Inventur
  • Qualitätsmanagement
  • Transportverwaltung

Der Funktionsumfang eines Lagerverwaltungssystems kann selbstverständlich auch noch weitere Funktionen beinhalten, zum Beispiel Gefahrgutverwaltung, Leergutverwaltung, Cross-Docking oder Retourenmanagement.

Für effizientes Arbeiten sollte das LVS alle Funktionen beinhalten, die Sie für die digitale Abbildung Ihrer Lagerprozesse benötigen. Zur passgenauen Ausgestaltung für Ihr Unternehmen können auch spezifische Eigenschaften in der Software ergänzt werden. Eine auf Sie zugeschnittene Software erspart Ihnen einen potenziell erheblichen Anpassungsaufwand in der Zukunft.

 

WIE ERLEICHTERT UNS EINE LAGERVERWALTUNGSSOFTWARE KONKRET DEN ALLTAG?

Durch eine Strukturierung Ihres Lagers und einer Optimierung Ihrer Prozesse kann Ihnen eine LVS im täglichen Betrieb viel Zeit und Arbeit ersparen. Im Wareneingang werden Waren erfasst und auf den zugehörigen Stellplätzen eingelagert, hierbei werden sämtliche Warenbewegungen berücksichtigt, die Software ermöglicht Ihnen so eine lückenlose Nachverfolgbarkeit Ihres gesamten Warenbestands. 

Mit einem Lagerverwaltungssystem lassen sich in der Regel auch alle gängigen Lagerungsstrategien abbilden und durch eine Verwaltung von Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten werden relevant Fehlerquoten gesenkt und z.B. Schwund auf ein Minimum reduziert. Die digitale Lagerverwaltung ermöglicht es Ihnen, eine papierlose Abwicklung ihrer Wareneingangs- und Warenabgangsprozesse zu realisieren. Einige Hersteller bieten zu Ihrem LVS auch eine hierfür passende App für Mobilgeräte an. 

 

Durch das Arbeiten von mehreren Workstations auf dem selben Server haben alle Mitarbeitenden immer den gleichen, aktuellen Datensatz zur Verfügung. Dadurch werden versehentliche Dopplungen vermieden und die Fehlerquote reduziert. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine Lagerverwaltungssoftware Ihre Kernprozesse digitalisiert, diese transparent macht und dadurch Fehlerquellen identifiziert und eliminiert werden. Zudem hilft Ihnen die Digitalisierung Ihrer Prozesse, Zeit und Ressourcen einzusparen. Eine der wichtigsten Aspekte ist jedoch, dass Ihnen mithilfe der für Ihr Unternehmen passenden Software eine vorausschauende Planung möglich ist, die Ihnen saubere, belastbare Forecasts ermöglicht. Nicht zuletzt, bringt Digitalisierung auch immer Transparenz mit sich – so können Sie wichtige Parameter zu jeder Zeit mit wenigen Klicks abfragen und entsprechende Berichte erstellen. 

Wie arbeitet eine Lagerverwaltungssoftware?

In der Regel besteht ein LVS aus mehreren Modulen, die miteinander vernetzt sind. Das können zum Beispiel PCs im Lager sein, über die administrativen Vorgänge, wie z.B. das Verteilen der Arbeit oder das Einteilen der Aufträge nach Teilbereichen des Lagers, umgesetzt werden. Eine Datenbank, in der sämtliche Daten für alle angeschlossenen Betriebsteile liegen und ständig aktualisiert werden, sorgt dafür, dass alle Betriebsstätten immer mit den selben, aktuellen Daten arbeiten.  

Dazu kommen noch Handgeräte bzw. Scanner, die für die Bearbeitung der Aufträge im Lager genutzt werden, um Warenzugänge und entsprechende Abgänge digital zu erfassen. Die Kommunikation zwischen Handgeräten und der Datenbank findet bei on-premise Lösungen in der Regel über das hausinterne Netzwerk bzw. W-LAN statt. Hier kommt ein Webservice zum Einsatz, der die Kommunikation zwischen Handgeräten und Datenbank/PC-Programm steuert. So wird vermieden, dass zum Beispiel Kundenaufträge doppelt bearbeitet werden. Manche LVS bieten auch einen Workflow-Server an, über den man bestimmte Prozesse automatisieren kann, hierzu gehören Prozesse, wie die Aufträge aus einem angeschlossenem ERP-System zu übertragen und diese zu gruppieren, sortieren und zuzuweisen. Diese Prozesssteuerung ermöglicht Ihnen, Aufträge so gruppiert und verteilt abzubilden, dass diese logisch und zeiteffizient abgearbeitet werden.

Wir realisieren unsere Lagerverwaltung mit Excel - warum sollten wir das ändern?

Microsoft Excel erscheint auf den ersten Blick wie eine gute Alternative zu einer Lagerverwaltungssoftware, vor allem für kleinere Unternehmen. Es ist quasi auf jedem Windows PC vorhanden und fast jeder hat schon einmal damit gearbeitet. Der Funktionsumfang erscheint groß genug, um damit die grundlegenden Anforderungen der Lagerverwaltung abbilden zu können. Viele Angestellte -vor allem im kaufmännischen Bereich- sind versiert und geschult im Umgang mit der Tabellenkalkulationssoftware und daher ist die Einstiegshürde hier sehr niedrig.

Zudem finden sich im Internet viele kostenlose Vorlagen oder Erweiterungen, um die Lagerhaltung mit Excel umsetzen zu können. Steigt jedoch der Warendurchfluss und damit auch die Anforderungen an die Lagerverwaltung, stößt Excel schnell an die Grenzen des Machbaren. Da Excel keine Anbindung an eine gemeinsame Datenbank besitzt, müssen Daten immer von Hand eingetragen werden und die Mitarbeitenden haben keinen einheitlichen Datenbestand auf den zugegriffen werden kann. Auf Grund dieses Umstands, kann es sehr leicht zu einer hohen Fehlerquote und Doppelbuchungen kommen. Immer größer werdende Exceltabellen werden auch schnell sehr unübersichtlich und die Verarbeitung der Tabellen nimmt immer mehr Zeit in Anspruch.

 

Eine Tabellenkalkulationssoftware ist außerdem von Haus aus nicht für operative Warenwirtschafts- und Logistikprozesse konzipiert. So lässt sich beispielsweise eine papierlose, digitale Kommissionierung mit Handscannern niemals mit Excel abbilden. In Excel kommt es bisweilen auch vor, dass Daten die über Jahre eingepflegt werden, einfach „verschwinden“ und sich nicht rückverfolgen lässt, wie diese Daten zu retten sind. Ein professionelles Lagerverwaltungssystem verfügt über im Hintergrund laufende Datenbanken, die ein Verschwinden von Daten unmöglich machen. Außerdem werden in einem professionell aufgesetztem System sämtliche Eingaben und Vorgänge protokolliert, so dass sich zu jeder Zeit alles rückverfolgen lässt. 

Nur mit einer spezialisierten, digitalisierten Lagerführung können Sie zeitraubende Arbeiten automatisieren, Ihre Fehlerquote senken und dadurch wertvolle Ressourcen einsparen, die Sie an anderer Stelle produktiv einsetzen und investieren können. 

KÖNNEN SCHWIERIGKEITEN BEI DER EINFÜHRUNG EINER LAGERVERWALTUNGSSOFTWARE AUFTRETEN?

Viele Unternehmen befürchten, dass es bei der Einführung eines Lagerverwltungssystems zu Schwierigkeiten kommen könnte. Mit einem erfahrenen  Softwareunternehmen an dieser Seite kommt es nicht dazu. Und auch Sie als Unternehmen können im Vorfeld der Einführung einer neuen Software die idealen Bedingungen schaffen. Dazu gehört, dass man sich betriebsintern mit allen beteiligten Stakeholdern abstimmt, um ein übergreifendes Lastenheft zu erstellen. Je elaborierter ein solches Lastenheft erstellt wird, umso einfacher und vor allem schneller können Sie das Softwareunternehmen briefen. Sie werden schnell erkennen, dass Ihnen die Erstellung eines Lastenhefts hilft, Ihre Anforderungen zu strukturieren und damit klar zu dokumentieren. Nicht zuletzt verhilft ein gut gestaltetes Lastenheft zu deutlichen Kosteneinsparungen, da das beteiligte Softwareunternehmen relevant weniger Aufwand hat. Empfehlenswert ist es auch, das Lastenheft gemeinsam mit dem Softwareunternehmen zu erstellen – so müssen Sie dies betriebsintern nicht alleine stemmen und können gleichzeitig auf Lastenheft-erfahrene Profis zurückgreifen.

Bei der Implementierung der Lagerverwaltungssoftware sollten Mitarbeitende früh an die neue Software herangeführt und mit ihr vertraut gemacht werden. Den Mitarbeitenden sollte genügend Zeit eingeräumt werden, um sich in die Software einzuarbeiten. Dem einen fällt das leichter als dem anderen, umso wichtiges ist an dieser Stelle, alle Beteiligten gleichermaßen mitzunehmen. Es ist auch ratsam, vor dem eigentlichen Livestart, eine Testumgebung einzurichten, in der die Mitarbeitenden die neue Software ausprobieren können, ohne befürchten zu müssen den Betriebsablauf zu stören.

Die Implementierung in den Live-Betrieb kann entweder schrittweise geschehen oder aber auf einen Schlag („over night“). Das neue Warehouse-Management-System wird dann von heute auf morgen in Betrieb genommen. Bei der schrittweisen Einführung werden die aktuellen Prozesse immer Stück für Stück in das neue System aufgeschaltet, bis das neue System vollständig in den Betriebsablauf integriert ist und sämtliche Prozesse abgebildet werden.  Ein guter Softwarehersteller berät Sie dazu, welches Szenario für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

WAS KOSTET DIE EINFÜHRUNG EINER LAGERVERWALTUNGSSOFTWARE?

Die Kosten, die bei einer Einführung eines Warehouse Management Systems anfallen sind stets individuell zu betrachten. Zuerst einmal muss grundsätzlich geklärt werden, welche Art von Lagerverwaltungssoftware in Frage kommt. Soll es eine on-premise Lösung sein, wird eventuell noch die entsprechende Infrastruktur geschaffen oder angepasst. Der Vorteil hierbei ist, dass Ihre Daten bei Ihnen im Haus liegen und nicht durch eine dritte Partei extern verwaltet werden müssen. Sie haben jederzeit die Hoheit über alle Daten und Prozesse, die mit dem Lagerverwaltungssystem zu tun haben. 

Bei einer Lagerverwaltung, die über eine Cloud realisiert wird, fallen die eventuellen Anschaffungskosten für eine Hardware-Infrastruktur weg. Ein weiterer Vorteil einer cloudbasierten Lagerverwaltung ist, dass Sie mit verschiedenen Geräten quasi von überall auf das System zugreifen können, da dieses über den Browser aufgerufen wird. Allerdings ist hierfür immer eine aktive Internetverbindung notwendig. Des Weiteren liegen Ihre Daten in einem Rechenzentrum unter einer Fremdverwaltung und nicht bei Ihnen im Haus. Dies setzt großes Vertrauen in die Fähigkeiten des Rechenzentrumsbetreiber voraus. Nicht nur, was die Datensicherheit anbelangt, sondern auch wie es z.B. mit Backup-Plänen im Falle eines Unglücks aussieht. Werden regelmäßig Backups gemacht? Muss ich dafür eine zusätzliche Gebühr zahlen? Sind meine Daten DSGVO-konform gespeichert? Viele weitere, essentielle Fragen müssen hierbei berücksichtigt werden. 

Im Laufe der Umsetzung eines Softwareprojekts kann es zu Herausforderungen kommen. Es ist möglich, dass die benötigten Schnittstellen aufwändiger sind, als im Vorfeld eingeschätzt oder aber Anforderungen im Vorfeld nicht konkret genug formuliert wurden. Dies führt zu einem Mehraufwand der Ihnen von dem Softwarehersteller zusätzlich in Rechnung gestellt werden kann. Wenn Sie mit dem Softwarehersteller im Vorfeld aber einen Festpreis vereinbart haben, bleiben Ihnen hier allerdings in der Regel unliebsame Überraschungen erspart. 

Software wird immer weiterentwickelt, verbessert und so auf dem neuesten technologischen Stand gehalten. Um in die Vorzüge dieser Verbesserungen und Erweiterungen zu kommen, kann man mit dem Softwareentwickler einen Wartungsvertrag abschließen, der unterschiedliche Konditionen beinhalten kann, wie etwa persönlichen Telefon-Support, Versorgung mit Updates sowie Funktionserweiterungen. 

Die abschließende Preisfindung für ein solches Projekt ist pauschal nicht festzulegen, da für jeden im Zweifel individuelle Anforderungen umgesetzt werden müssen und auch die Anzahl der benötigten Arbeitsplatz- bzw. Userlizenzen variiert. Zur Orientierung lässt sich sagen, dass Sie für eine gute Warehouse-Management-Software ein Budget im mittleren fünfstelligen bis sechsstelligen Bereich für Ihr Unternehmen einplanen sollten.  



Welche Lagerverwaltungssoftware ist die Beste?

Das beste Lagerverwaltungssystem ist das, welches Ihre Prozesse am besten abbildet und am sinnvollsten erweitert. Nun kann man sich auf die Suche nach der sprichwörtlichen Nadel im Heuhaufen machen und solange testen, probieren und Präsentationen miterleben bis man die passende Software gefunden hat. Idealerweise wendet man sich aber an einen Hersteller, der zum einen auf Ihre Branche spezialisiert ist und Ihnen zum anderen keine Standardlösung verkaufen möchte – das bedeutet allerdings nicht, dass Sie sich eine eigene Software programmieren lassen sollten! 

Der Königsweg ist es, eine Software zu finden, die Ihnen ein hervorragendes Framework bietet, in das Sie sich Ihre ganz speziellen Anforderungen, in Form von Objekten und Modulen, integrieren lassen. So wird die Software bestmöglich auf Ihre laufende Prozesse zugeschnitten. Des Weiteren stellen Sie so sicher, dass Ihre neue Software mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Wir empfehlen immer, sich für eine skalierbare Lagerverwaltungssoftware zu entscheiden, denn nichts ist wichtiger als die Zukunft Ihres Unternehmens.

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