イラストはイメージです（生成AIで作成）

就職活動では、オンラインで履歴書を提出するケースが増えていますが、一部の企業やアルバイトの応募では、いまだに紙の履歴書の提出が求められることもあります。 【動画】退職届の出し方決定版 そうした中、X（旧ツイッター）では、不採用だったときは「履歴書を返してほしい」という内容の投稿が話題になり、13万件以上の「いいね」がつくなど、多くの共感を集めました。 その背景には、「履歴書やクリアファイル、証明写真撮影にもけっこう費用がかかっている」という事情や、「個人情報がきちんと破棄されているかわからない」といった不安があるようです。 では、企業は履歴書をどのように扱うべきなのでしょうか。法律上のルールや返却の義務について、中村新弁護士に聞きました。

●履歴書は「個人情報」に該当する

──アルバイトや就職の応募で提出された履歴書について、企業はどのように取り扱うべきでしょうか。 履歴書には、氏名、住所、学歴・職歴など、特定個人を識別しうる情報が含まれており、これらは個人情報保護法の「個人情報」に該当します。 そのため、履歴書を受け取った企業は「個人情報取扱事業者」として、個人情報保護法に基づいて適切に管理をする必要があります。 まず、個人情報を取得した際には、あらかじめその利用目的を公表していない限り、すみやかに本人に利用目的を通知しなければなりません（個人情報保護法21条1項）。 したがって、企業としては、採用ページなどに「履歴書に含まれる個人情報は、選考判断や応募者への連絡に利用します」と利用目的を明記しておくことが望ましいです。 また、企業が取得した「個人データ」を第三者に提供する場合には、原則として本人の同意が必要です（同法27条）。たとえば、グループ企業間で情報共有する場合には、あらかじめ同意を得ておいたほうが安全です。

●不採用者の履歴書は「消去」の努力義務

──では、不採用となった応募者の履歴書については、どのように取り扱うべきでしょうか。 企業は、採用選考が終了し、不採用者の個人情報を利用する必要がなくなった場合、すみやかに個人データを消去するよう努力する義務があります（同法22条）。 個人データを必要以上に長期間保有していると、漏えいなどのリスクが高まります。したがって、企業としては「採用選考終了後◯日以内に履歴書や関連データを廃棄または消去する」といったルールを設けておくほうが望ましいでしょう。 なお、採用内定者の履歴書に含まれる個人情報は、入社時まで保有しておく必要がある場合がありますが、そのような場合も「入社後（もしくは内定辞退後）◯日以内に廃棄または消去する」というルールを設けておいたほうが安全です。 入社後は、新たな人事データに置き換えることになります。