「優秀な人＝議事録を書ける」は事実

田中直道氏（以下、田中）：ピラミッドストラクチャーを使いこなせるように鍛えるためには、日々の準備が重要です。例えば、発表用の原稿を作成する際にピラミッドストラクチャーを意識して整理することが効果的です。そして、特に若手の方にとっては、議事録を活用することが最適なトレーニング方法だと思います。

マッキンゼー時代にも、議事録を通じてピラミッドストラクチャーを学ぶよう指導されました。議事録を単なる記録としてではなく、情報をピラミッド構造に整理して作成することが推奨されました。

議事録を書く能力は、それだけで優秀さを証明するわけではありませんが、優秀な人は必ず議事録を構造化して正確に書けるものです。そのため、議事録をしっかりとしたピラミッドストラクチャーで書けることは、基本的な能力として必要条件だと考えています。

また、議事録作成は「息を吸うように」自然にできるようにする必要があります。コンサルティングファームではもちろんのこと、事業会社でも同様です。

私自身、入社直後の1〜2週間は議事録を書いては添削を受けることを繰り返し、徹底的に鍛えられました。会議終了後には、関係者にすぐにストラクチャー化された議事メモを送信することが求められ、「お疲れさまでした」と言う瞬間に送信ボタンを押す運用が当たり前でした。

文字起こしだけならAIで十分対応できますが、議事録作成の本質はそこにありません。重要なのは、情報をしっかりと構造化し、議論の論点が整理されているかを意識することです。議事録を論点ベースで整理し、会議の内容が適切に構造化されていることが、より高いレベルのコミュニケーションを実現するために不可欠だと考えています。

プレゼン資料を成功に導く6つのポイント

田中：ここまで、聞き手を理解し、メッセージを明確化するプロセスについてお話ししましたが、次は資料作成について説明します。コンサルティングファームでは、PowerPointが成果物として非常に重要な役割を果たします。ここで、資料作成のポイントを6つに分けてお伝えします。

まず1つ目は、エグゼクティブサマリーを基に資料を作成することです。先ほどもお話ししましたが、エグゼクティブサマリーはアウトプットの根幹です。何が言いたいのか、そしてその主張を支える情報は何なのかを整理したうえで、それに沿って資料を構築していく必要があります。このプロセスを踏むことで、伝えたいメッセージを軸に一貫性のある資料を作成することができます。

2つ目は、Appendix（参考資料）を有効活用することです。本編に含める情報を極力絞り込み、削ぎ落とした情報をAppendixに送る、という意識を持つことが重要です。

本編にはメインメッセージに直接関連する内容のみを残し、それ以外の詳細情報や補足資料はAppendixに回すことで、資料の主軸がぶれるのを防ぎます。Appendixは「とりあえず作るもの」ではなく、意志を込めて情報を整理した結果として活用するものです。

3つ目は、1ページに1つのメッセージを盛り込むことです。PowerPointの各ページには、伝えたいメッセージを1つに絞るようにします。2つ以上のメッセージを入れると議論が発散してしまうため、1ページ1メッセージを徹底することで、資料全体の焦点を明確にします。「1チャート1メッセージ」という言葉があるように、1ページで1つの内容を伝えることを意識しましょう。

4つ目は、わかりやすい見せ方を選ぶことです。例えば、グラフを使う場合は適切な種類のグラフを選び、イラストを使う場合はメッセージを補完しやすいものを選びます。資料のビジュアル部分は、伝えたいメッセージをいかに効果的に補強できるかが重要です。

5つ目のポイントは、資料全体の一貫性を保つことです。一つひとつのページが独立して理解できることは重要ですが、それだけでは不十分です。複数のスライドを通して、一貫したストーリーや見た目の整合性が保たれているかを確認する必要があります。デザインや体裁が統一されているか、ストーリーラインが途切れずに続いているか、全体の流れを意識することが重要です。

通称「マッキンペーパー」を使った構想まとめ

田中：6つ目のポイントは、作業を始める前に全体を手書きなどで構想することです。いきなりパソコンでスライドを作成するのではなく、まずは「紙芝居」を作る感覚で、手元でページ構成を下書きすることをおすすめします。

マッキンゼー時代には、A4横書きの方眼紙、通称「マッキンペーパー」を使って構想をまとめてから作業に取り掛かることが一般的でした。この手法は、「考える時間」と「手を動かす時間」を分ける、という生産性向上の考え方と同じです。

考えずに作業を始めると、手戻りが多くなり、結果的に非効率になりがちです。まずは資料の構成をイメージし、「紙芝居」のようにストーリーラインを一枚ずつ設計してから作業を始めることで、質と生産性を同時に高めることができます。

司会者：途中ですみません。QAフォームにご質問をいただきました。6つのポイントについて、これらはすべてマストで盛り込むべきなのか、それとも参考にする程度でよいのか、というご質問です。人によってスライドの作り方は違うと思うので、そのあたりのバランスについてお聞きしたいとのことです。

田中：これらのポイントはあくまで参考にしていただくもので、必ずすべてを守る必要はありません。ただ、私自身の経験からいろいろな資料作成の要素を挙げていくと、10個、20個といった数になることもあります。その中で、実際に多くの場面で意識される公約数的なポイントを集約すると、この6つに落ち着くかなと思っています。

必須ではないですが、この6つをチェックリスト的に使っていただくと、質の高い資料作成の助けになるのではないかと思います。

顧客や上司の意思決定を早めるAppendix活用術

田中：1つ目と2つ目のポイントについて補足します。

Appendixを有効活用しましょうという話ですが、先ほどもお伝えしたように、「Appendix用の資料をたくさん作りましょう」という意味ではありません。本編に入れるメッセージをしっかりと絞り込んだ結果、そこに含まれなかったものをAppendixに入れる、という感覚で進めることが大切です。

ただし、これとは矛盾するように聞こえるかもしれませんが、あえて本編と直接関係のない情報をAppendixに入れることが有効な場合もあります。例えば、本編とは無関係に見える情報でも、説明の際に突っ込まれる可能性が高いポイントがあると想定される場合です。

このような情報をAppendixとして準備しておくことで、突っ込まれた際にスムーズに回答できるようになります。もし、本質的でない議論が紛糾してしまうと、意思決定が遅れるリスクがあります。例えば、今回のように本部長との接点が月に1回しかない場合、その場での意思決定が遅れると、1ヶ月分のビジネスが停滞してしまうことにもなりかねません。

そのため、相手が気にしそうなポイントを事前に想定し、本編とは少し外れた内容であってもAppendixに準備しておくことが重要です。これは、本質的でないように思えるかもしれませんが、意思決定を円滑に進めるためには非常に重要な準備です。

「1スライド1メッセージ」の原則

田中：さらに、3つ目のポイント「1スライド1メッセージ」についてもお話しします。

例えば、以前のマネジメントセミナーで使用した資料では、メンバーへの関与の度合いを決める際に、「任せる業務の重要度」と「メンバーのスキル」を軸として判断するというメッセージを伝えることが目的でした。

このメッセージをしっかり支えるために、各ページを構成し、1スライド1メッセージの原則に基づいて資料を作成しました。このように、メッセージを明確に伝えるための準備が資料作成の要となります。

4つ目のポイントは、「1スライド1メッセージ」を意識した際に、そのメッセージを主張するためにPowerPointの中でどのような情報を使うべきか、という話です。

ここで用いる情報の形式は自由です。テキストを使うのもよいですし、グラフや表を用いるのも効果的です。

ただし、伝えたい内容に応じて適切な表現方法を選ぶ必要があります。例えば、円グラフや棒グラフ、散布図など、それぞれに最適な使い方があります。具体的な選択肢については詳細な解説を始めると長くなるため、関連書籍などを参考にしていただければと思います。

個人的には、『外資系コンサルのスライド作成術』という本が非常に参考になりました。「外資系コンサル スライド作成」といったキーワードで検索すると、この手のTipsが豊富に見つかると思いますので、ぜひ情報をインプットしてみてください。

また、定量的な情報だけでなく、定性的な情報を見せる際にも適した形式があります。このようなスライド作成のノウハウについても、巷に多くの参考書籍があるので活用していただければと思います。

スライドを構成する3つの要素

田中：次に、スライド全体の一貫性についてです。

エグゼクティブサマリーがしっかり作成されていれば、内容面での一貫性は確保されているはずです。しかし、ここで意識すべきは見栄えの部分、つまり体裁の整合性です。体裁自体は本質的ではありませんが、メッセージを伝える際に視覚的なノイズが入ると、内容が伝わりにくくなることがあります。

そのため、体裁を整える作業は、ノイズを排除し、メッセージをより効果的に伝えるための「ゴミを取り除く」作業と考えていただければと思います。

スライドの基本構成について、3つの要素があります。1つ目は、タイトル、中身、単位、ソース情報、ページ番号など、スライドの共通フォーマットが全ページで統一されているかどうかです。これが整っていないと、資料全体の一貫性が損なわれてしまいます。

2つ目は、色使いです。色の使用は必要最小限に絞りましょう。色を使うことで受け手は「何か意味がある」と感じ取るため、特に意味がない場合は色を使わないほうが良いです。強調が必要な箇所だけに色を使い、例えば濃紺のボックスで重要なポイントを示す、といったシンプルなルールで十分です。

逆に、赤線や蛍光ペンで強調を多用すると、どれが本当に重要なのかがわからなくなります。色使いは慎重に、的確に行うべきです。

3つ目は、フォントです。フォントやフォントサイズも統一しましょう。特にフォントサイズは、小さすぎると視認性が悪くなるため、マッキンゼーでは16ポイント以上を推奨していました。12ポイント以下のフォントを使うと、読み手にとって負担が大きくなるため避けるべきです。資料作成時は、統一感を保つため、フォントやサイズの設定を意識してください。

マッキンゼー時代には、これらのルールがグローバルで徹底的に統一されていました。そのため、マネージャーがストーリーラインを作成し、「Aさん、このページを作ってください」「Bさん、この資料を作ってください」とメンバーに分担した後でも、最終的に資料を統合して違和感が出ることはほとんどありませんでした。

最後にマネージャーが全体を確認し、体裁が整っているかをこれらのポイントに基づいてチェックします。この共通ルールが全員にインストールされていることで、資料の統合後もすぐに発表できる状態を保つことが可能でした。

資料作成は「手書きで紙芝居」から始まる

田中：6つ目のポイントはこれです。

いわゆる「手書きで紙芝居を書きましょう」という話です。最も重要なのはエグゼクティブサマリーであり、この内容を説明するためにページを構成していきます。

例えば、一番左上にあるエグゼクティブサマリーを見てみます。①の項目には、「施策の背景認識として、A社の売上の42パーセントを占める500リットル以上の冷蔵庫の販売台数は減少していないものの、平均単価が年平均4パーセントで下落している」と記載されています。

このメッセージを伝えるため、マネージャーが新卒1年目のメンバーに「このメッセージを伝えるための資料を作ってください」と依頼します。私自身も1年目のころ、こういった依頼を受けて「どうやってメッセージを視覚的に伝えるスライドを作るか」を考えました。

具体的には、まず売上の42パーセントを占めるという情報を伝える必要があります。これは割合の情報なので、「棒グラフが適している」と判断し、売上全体の中で42パーセントを濃い色で強調する棒グラフを作成します。

次に、この42パーセントの内訳を示すために、「販売台数は変わらないが、平均単価が下落している」という情報を伝える必要があります。この場合、時系列での推移を示す必要があるため、棒グラフではなく折れ線グラフが適切です。このように、データの性質やメッセージに応じてグラフ形式を選び、資料を構築していきます。

ポイントは、上位のメッセージを伝えるために資料を構成することです。逆に言えば、下位の情報を見れば上位のメッセージが浮かび上がる、つまり、資料全体がピラミッドストラクチャーの形をなしているということです。この例はその典型です。

資料は3日前までに完成し、「伝え方」に全力投球

田中直道氏：よろしくお願いします。簡単に自己紹介をさせていただきます。私は「MELIUS」というハイクラス向けの人材紹介事業を立ち上げ、その責任者をしている田中と申します。

我々MELIUSは、キャリア実現の1つの手段として転職を捉えており、転職活動だけでなく、スキルやマインドの向上を通じてケイパビリティをアップさせることを目指しています。このような考えのもと、マネジメントセミナーなども行っています。今回のセミナーは6回目で、これまで中間管理職の方や、将来的にマネジメントに携わる予定の若手の方々にも多く参加いただいています。

今回のテーマは、問題解決の最終段階、つまり「中身が出来上がった時に、それをどう伝えるか」というプレゼンテーションが中心です。将来、チームをリードする際に役立てていただければと思います。

今日は座学形式ですが、すでにマネジメントをされている方は現場をイメージして、これからマネジメントを始める方は「田中がこんなことを言っていたな」と思い出せるような内容にできればと思います。

今回は、目の前の人にどのように伝えたいことをコミュニケーションしていくか、これが本題になります。コミュニケーションにおいて重要なのは、「誰に、何を、どのように伝えるか」という点です。このポイントを4つのステップに分解して考えています。

私がマッキンゼー時代に携わっていた案件でも、提案の中身をしっかり作り込む、いわゆるコンテンツの議論が非常に重要でした。ただ、それと同じくらい、「クライアントにどのように伝えるか」という伝え方にも、かなりの時間をかけて議論していました。

例えば、クライアントとの重要なミーティングがある場合、3日から4日前には資料が完成しているのが基本でした。そして、残りの日数は「どうやってコミュニケーションするか」に集中します。

具体的には、資料の構成を最終確認するだけでなく、誰がどのタイミングで発言するか、どのタイミングでクライアントのAさんに話を振るかを細かく設計します。さらに、Aさんに特定の発言をしてほしい場合は事前に根回しを行うなど、準備を徹底していました。

資料よりも大切なのは「伝えたいこと」を明確にすること

このように、会議を成功させるためにコミュニケーションがどれだけ重要かをお伝えしたいと思います。深い調査や分析、示唆を出すことが重要だと思われがちですが、それと同じくらい、伝え方にも注目することが大切です。

このコミュニケーションという点で、特にコンサルティングファームなどにいると、アウトプットの一例としてわかりやすいのが「PowerPoint」の資料です。ただし、美しい資料を作ることがコミュニケーションの本質ではありません。

極端な話、資料がなくても問題ありません。重要なのは、伝えたいことをしっかり明確にし、それを相手に的確に伝えることです。資料がなければ口頭で伝えても構いませんし、簡単にWordにまとめたものでも十分です。大事なのは、伝えやすく、相手に伝わりやすいメッセージを考え、それを適切な方法で表現することです。

ここからは、先ほどお話しした4つのステップについて具体的に説明します。

まず最初のステップは「聞き手を理解すること」です。つまり、相手をしっかりと理解するところから始まります。

相手を理解する際、まず確認すべきは「聞き手が誰か」という点です。例えば、聞き手の役職や経験年数、持っている前提知識、経歴などを考慮します。また、その人が意思決定者なのか、それとも他の関係者なのか、といった点も重要です。

次に、その聞き手が何に関心を持っているのかを把握します。具体的には、「この案件に対してどのような期待を持っているのか」「どのような所感を抱いているのか」「好むコミュニケーションスタイルはどのようなものか」といった要素を考えます。

ここまでで相手を理解したら、次のステップとして「自分たちが伝えたいこと」を明確にします。つまり、「自分たちはこの場で何を達成したいのか」「どのようなメッセージを伝えたいのか」を考えるフェーズです。最終的には、相手のニーズと自分たちのニーズを統合し、それをどのように伝えるのがベストかを考えます。

本部長向けの報告会というシチュエーション

具体例がないと少しわかりにくいと思いますので、シチュエーションをイメージしながら、「相手を知る」というポイントについて具体的に考えていきたいと思います。今回は、冷蔵庫事業部を例に取り上げます。

とある総合家電機器メーカーの冷蔵庫事業部では、今後の成長の柱となる製品企画を任されています。そして、近々、本部長向けの報告会が予定されています。この本部長は今年度から着任しており、今回が2回目の報告会となります。最初の報告は3ヶ月前に行われており、その際には「集められる情報を整理して次回報告するように」との指示がありました。

こうした状況から、本部長はまだこの分野について十分な知識を持っていない段階であり、情報をインプットして全体像を把握しようとしている意図がうかがえます。さらに、この冷蔵庫事業の性質上、新しい企画を実施するためには相応に長い準備期間が必要です。したがって、報告内容を考える際には、こうした長期的な視点も欠かせません。

また、本部長との接点はこれまで限られており、そのため、どのようなコミュニケーションスタイルを好むのかがこちら側ではまだ十分に把握できていません。これらの点を踏まえて、報告内容を慎重に設計する必要があります。

まずはこのシチュエーションを頭に入れていただきながら、先ほどお話しした「聞き手を理解する」というフレームで整理していきたいと思います。

「聞き手を理解する」ためのフレーム

先ほどの情報を4つの要素に分解して考えていきます。

まず、左端の「誰が聞き手か？」という点ですが、今回の聞き手は新任の本部長です。前回の報告は3ヶ月前に行われており、今回が2回目の報告となります。このようなシチュエーションで本部長を対象にしたコミュニケーションを設計していきます。

次に、本部長がどのような関心を持っているのかを考えます。これは左から2番目の要素にあたります。着任したばかりの本部長は、事業全体の前提情報や現場の肌感覚について、まだ十分に把握できていない可能性が高いです。

また、前回の報告時に「ひとしきりの情報を確認して次回報告してほしい」との指示があったことから、新製品の企画に必要な市場調査や顧客データといったファクトの分析を期待していることがうかがえます。したがって、基本的な内容を復習的に含めつつ、情報をやや厚めに提示することで、本部長の期待に応えることができるでしょう。

続いて、「こちら側として何を伝えていきたいのか」という左から3番目の要素です。本部長に対して、これまでの調査結果を丁寧に共有することがまず重要です。それに加え、冷蔵庫の新製品を企画して実際に市場に出すまでには相当な準備期間が必要であるため、このタイミングで「時間がかかる」という現実を共有する必要があります。

その上で、限られた接点を活かしつつ、どのような方向性で打ち手を進めていくべきかという仮説についても、合意を得ておくことが我々の期待値となります。

最後に、「どのようにコミュニケーションしていくのか」という点について考えます。現時点では本部長との接点が限られており、彼が好む具体的なコミュニケーションスタイルを把握できていない状況です。こうした場合には「王道スタイル」で臨むのが適切です。つまり、結論ファーストで語るという、わかりやすく効果的なスタイルを選択することが重要だと考えます。

人によっては「ボトムアップで説明してくれるほうがわかりやすい」という方もいますが、一般的には結論から端的に伝えるほうが理解されやすい傾向があります。そのため、今回は結論ファーストの「王道スタイル」で進めましょう。このように、まず相手を知るところからコミュニケーションの戦略を立てていきます。