「とりあえず60点のドキュメントで議論」でムダをなくす

鈴木一成氏：もう1つのPMにとっての悩みは、時間がない中でどうやって良いドキュメントを速く書くか、ということだと思うんです。

PMだと日々いろんな仕事があるので、たぶん自分の3割ぐらいの時間の中でこういうドキュメントを書かないといけない。その中で、どうやって時間を見つけてやるかということで、ここに「7つのステップ」とあるんですが、お伝えしたかったのは「書くことにもプロセスがある」ということです。

例えばコーディング。エンジニアに関してもコーディングは仕事の一部だけであって、その前にはいろんなプランニングと、最後にQA、品質保証やバグの対応といったものがあるように、書くことにもプロセスがあるということです。ここでは、個人的に私が大事にしている7つのステップを紹介したいと思います。

1つ目です。「個別レビューを設定する」とあるんですが、言い方を変えると「早く書いて早くフィードバックをもらう」です。まずは読み手を個人名で意識した資料にすることで、読み手の関心事を踏まえた資料にしやすくなる。

また、紙に落とすと人は急に真剣になるという傾向もあります。やはりこれは、人が話しながら考えられることには限りがあるからだと思うんです。

あとは、人の意見を完全に予見するのは難しいので、とりあえず60点のドキュメントで議論することで、お互いの時間をムダにせずに済むかなと思います。

おすすめのやり方としては、フィードバックをもらう時に効果が高いのは、議論の領域に詳しい人と、議論の領域をまったく知らない人。この2種類の方々にフィードバックをもらうことで、前者は自分の思考の欠陥を指摘してくれて、後者は自分の表現を改善するヒントをくれます。

難しく考えず、まずは言いたいことを書きなぐる

次です。レビューの日時が設定できたら、次は論点・仮説を考えながら材料を集めます。例えば「○○市場への参入をすべきか否か」という論点があったら、それをここにあるようなサブ論点にいくつか分けて仮説を考えますよね。

仮説を考えると、自ずと必要な成果物のイメージも湧いてくるので、そこでどんな材料が必要なのかがわかって、場合によっては誰の協力が必要かもクリアになります。例えばデザイナーの協力が必要とか、財務の協力が必要という場合は、その時点で必要な材料を仕込むことができます。

3つ目です。これは個人的な私のおすすめなんですが、書き始める時になんでもかんでもうまくやろうとすると筆が進まなくなっちゃうので、難しく考えずにとりあえず書き殴る、書き始める。そうすることで、いくらかの達成感を得ることができるのかなと思います。

この時に、特にデータとかを参照せずに「XX」「YY」とか仮の数字を入れて、言いたいメッセージに集中すると、さらに効率が上がるかなと思います。

不要な文章は「容赦なく削る」ことがポイント

4つ目が「構造を整える」です。先ほどお伝えしたようなSCQAやピラミッド構造、それから意思決定の基準の明確化。そういったものを通じて構造を明確にします。

5つ目は、ここまで来たらそれぞれのアイデアを文章に落とし込む。気に入らない文章や表現で詰まったら、とりあえずそれをハイライトするなどして一度置いておくと、詰まらずに前に進めていいのかなと思います。

6つ目は、容赦なく削る。「一言一句自問する」とあるんですが、ここはけっこう大事です。上手に添削できるか否かでドキュメントの質は大きく変わるので、ここに時間を投入するのは非常に大事です。

例えば、あいまいな表現を避けて数字で語る。それから文章はできるだけ短く、切れるなら切る。あとは、ムダな言葉はすべて削る。その文字を消しても意味が伝わるなら、それは要らない。そして専門用語は避けて、使う必要があるものはきちんと辞典をつける。最後に、素人でもわかるか想像するということです。

こういったことをきちんと怠らずにやることによって、ドキュメントの質はかなり磨きがかかって、大きく変わると思います。

最後に、いろんな添付資料です。先ほどの論点・仮説のところにあったような成果物でドキュメントに加えるべき資料を添付すると、ビジュアルにも説明がつく資料となります。

PMが書くと最も価値が出る3種類のドキュメント

最後です。手短に、PMが書く最も価値が出る3種類のドキュメントについて触れたいと思います。

1つ目は提案書です。Amazonではこれを「PRFAQ」「プレスリリースとよくある質問」と呼んでいます。左側にあるような「5つの顧客の質問」は、顧客は誰で、彼らの問題は何で、解決策は何か、なぜこの方法が正しいのか。あとは、どんな顧客体験を提供して、どうやって成功を定義・測定するのか。

こういうものに答えた上で、それをプレスリリースにすることによって、顧客視点に立って未来のローンチを想像する。ローンチした時の顧客のメリットだったり、その時に感じることを社内で擦り合わせることができるツールです。詳しくは私のWebサイトに記事があるので、そちらを見ていただければと思います。

それから2つ目がプロダクト戦略です。ビジョンを実現するプロダクト戦略なんですが、これはなかなか容易ではなくて。よくある失敗として既存の延長線上に過ぎなかったり、取り組みが多過ぎて結局できなかったり、日々の活動と紐づいてなかったりといった問題があります。

良いプロダクト戦略というのは、超長期を見据えた上で、今年・今週注力すべきことを明確にしてくれるものである必要があります。例えば構成例として、右にあるようなところをきちんと書くと、大きなビジョンから「今日、何をすべきか」までがきちんとつながる資料になるのかなと思います。こちらも、よろしければ私のWebサイトの記事をご覧ください。

最後がエスカレーションです。「他のチームと行き詰まったら、PMが上手に上層部を巻き込もう」とあるんですが、複数チームが関わると対立が起きることは多々あるかと思います。

変なことではなくて、プロジェクトの方向性について意見が割れているとか、キャパ不足で必要な協力が得られないとか。そういった場面で、PMは最も全チームの視点が見える立場にいるので、そういう時に上層部を上手に巻き込めると価値が出るのかなと思います。

エスカレーション資料の構成例に関しては右側にあるような内容になるんですが、こちらもよろしければ記事をご覧いただければと思います。

あと20年で「文章力のある人はほとんどいなくなる」

最後に書いたんですが、Yコンビネーターの共同創業者のポール・グレアムさんの言葉をシェアして終わりたいと思います。彼は「あと20年ぐらいで、文章力のある人がほとんどいなくなってしまう」と言っているんですね。AIに頼れるようになって、AIでまあまあの文章が書けてしまうから。

でも、冒頭でお伝えしたように、書くことは考えるために最も大事なスキルだとすると、特にチームの成功に責任を持つ我々PMたちは、書くスキル・考えるスキルを磨いていかないといけないと思います。

今日お伝えしたコツやステップも参考に、今後みなさんと書く技術・考える技術を高めていければ幸いです。今日はどうもありがとうございました。

『トップ5％社員』シリーズの著者・越川慎司氏

久保彩氏（以下、久保）：みなさん、こんにちは。フライヤーのランチタイムセッションにお越しくださいまして、ありがとうございます。フライヤーの久保です。今日もランチタイムの短い時間ではございますが、一緒に小さな学びと気づきを共有する時間にしたいと思います。

越川さん。今回は600名以上と、たくさんの方にご参加いただいております。うれしいですね。途中にチャットで入ったみなさんの質問を取り上げていきますので、ぜひチャットを入れて、そして最後まで楽しんでいってください。では、ゲストのコッシーさんです。よろしくお願いします。

越川慎司氏（以下、越川）：トゥギャザー、ありがとうございます。

久保：そうでした。トゥギャザー、ありがとうございます（笑）。越川さん（コッシーさん）とはこのイベントは3回目なんですが、もう長いお付き合いかなと思ったりします。その間に、著書もかなり出されましたよね。

越川：はい。暇で暇で、本を書くくらいしか（笑）。

久保：いやいや（笑）。後でお聞きしたいんですが、スライドにある「最近どんな本を書いているの？」ということも、ちょっとお聞きしたいなと思ったりはします。

越川：最近の本だと『世界の一流は「休日」に何をしているのか』。これ、実は『トップ5％社員』シリーズよりも初速が良くて、今の時点でAmazonも楽天ブックスも両方とも品切れになっちゃっているんですよ。それぐらい（売れています）。

久保：品切れなんですね。

越川：本屋さんならあるかな？　っていうぐらい、想定を上回る多くの方に手に取っていただいています。

久保：そうですか。私たちは本にまつわる事業をしていますが、確かに「休み方」とか「自分を積極的にオフにする」といいますか、そういった考え方は心療内科医や脳科学者など、いろんな方々がけっこう本を出されていて、今注目されているジャンルかなと思います。

越川さんが（書籍を）出された時に、これは本当に聞きたかった！と思いました。つまり、ビジネスパーソンがどうしているかを知りたかったんです。これは新しいなという気がしました。

越川：だから、著者としても気づきがあって。

久保：そうですか。

越川：僕がやったのは働き方改革じゃなくて、「休み方改革」だったということに気づいたんですよ。週休3日で売上利益を伸ばしていくというのは、休み方改革だなと。休みの中でもインプットとアウトプットをすると、平日の生産性が上がるということを8年間やってきました。なので、そういった意味では、共感していただく方が想定以上に多かったのかなと思います。

久保：そうですね。なるほど、ありがとうございます。

8年間で31冊の本を執筆

久保：じゃあ、ちょっとだけ自己紹介を挟んで……と言っても、もう話し始めちゃったので、あらためてフライヤーの久保です。今日は越川さんの（Voicy）リスナーの「ペンペンズ」のみなさんもたくさん来られていらっしゃるご様子ではありますが、はじめましての方もいらっしゃるかもしれませんので、あらためてコッシーさんから自己紹介をいただけるとうれしいです。

越川：株式会社クロスリバーの代表を務めています、越川と申します。もともとテクノロジーの企業に勤めていたバックグラウンドがありまして、前職はMicrosoftでWord、Excel、PowerPointの責任者などをしていました。

2017年に独立しました。全メンバー週休3日、週30時間しか働いちゃいけない、副業しないと入れないという会社をしながら、815社・17.3万人の休み方改革や行動支援をさせていただきました。

私自身もこの8年間で本を31冊出しましたので、私のインプットとアウトプットの仕方もこの講座の受講生の方にはぶっちゃけたいと思っています。

久保：8年間で31冊の本を書くためのアウトプットだけではなくて、当然インプットが大量にあるので、そのノウハウと言うんですかね。具体的には、例えばタイムスケジュールとか、どんな内容を（書くのか）とか、そんなこともシェアいただけるんですね。

越川：そうですね。それを教える講座ではないですが、みなさんと一緒にインプットとアウトプットの仕方を楽しみながら進める上で、僕も腹を割って話そうと。

なぜ僕が朝起きたら塗り絵をしているのか。そして、なぜ日曜日に10分間だけランニングしているのかというのを、みなさんに腹落ちして「腹パッカーン」してもらうために、僕も腹を割って話す。この講座の中では、みなさんと感情を共有する共感、そして解決策を生み出す共感・共創をしていきたいなと思います。

久保：うわぁ〜、すごく楽しみです。

「トップ5%社員」にならなくてもいい

久保：ちなみに、はじめましての方向けにはなるんですが、越川さんといえば『トップ5％』なんですが、「『トップ5％』シリーズとは？」というところを少しだけ教えていただけますか？

越川：ありがとうございます。まず先にみなさんにお伝えしたいのは、「トップ5%社員にならなくてもいい」ということですね。ハードルが高く「エリートになりたい」（ということではなく）、管理職になりたくない方が74パーセントいる中で、「トップ5％なんて無理だよ」と思う方がいるんですが違います。

20年、30年かけて成果を出し続けるメカニズムを持った人たちのテクニックを盗み見しちゃおう、というのがこの書籍のポイントです。テーマは時間術、リーダー、読書術とか、いろいろ出しているんですが、ポイントは「More with Less」ですね。

限られた時間の中でより多くの成果を残すためには、何をやめて、何に力を傾けるべきなのか。AI時代の中で、何を引き算すべきなのかということを書籍に入れています。

久保：「More with Less」、引き算なんですね。足すんじゃないんだ。

越川：そうです。だから、MoreよりもLessの引き算が重要で、休み方改革も「何をやめるか」のほうが重要です。

久保：働き方改革で何をやめるのかはなんとなくイメージがつくんですが、よりアウトプットを出す、自分がよりいい状態になるために、Less、引き算から入るというのは、ちょっと目から鱗な感じがします。

越川：ということは、久保さんは魚になっちゃったということですね。

久保：今、魚になっちゃったかもしれない（笑）。

学ぶ時間がない……忙しいビジネスパーソンの悩み

越川：今日のランチセミナーは、後でアーカイブも見られる方は多いと思うんですが、このセミナーに参加している人なんて意欲が高いに決まっているじゃないですか。能力もめちゃくちゃ高くて、すでにトップ5パーセントですよ。

でも、その方々が悩んでいると思うんですよ。「いろいろと勉強したりインプットしているんだけど、なかなかうまくいかない。じゃあ、生成系AIを学ぼう」と、効率が上がる。これは間違いないです。間違いないけど、97.5パーセントのビジネスパーソンは忙しくて学ぶ時間がないので、みなさんは生成系AIの勉強をする時間がないじゃないですか。

だったら、派手なExcel、マクロお化けになっちゃっているExcel、派手なPowerPointとかをやめて、生み出された時間で生成系AIの勉強をするとかflierの要約を見る。そういうふうに時間を再配置していかないと、この苦しい状態から抜け出すことができないので、先に引き算で、その引き算の後に足し算するべきです。

久保：なるほど、ありがとうございます。本編に入る前に、コッシーさんには過去にflier book campをやっていただいたんですが、ここにみなさんの集合写真なんかもあります。すごく盛り上がったんですよね。かなりたくさんの方に参加いただいていて、最後までみなさんは自分それぞれの実践ワークをやっていただいたんですが、コッシーさんから見てどんなcampでしたか。どういう場所でしたか？

越川：ルー語で言うと、「トゥギャザー感満載」という感じですね。

久保：ルー語（笑）。

越川：初めて僕のことを知る方もいると思うんですが、ルー大柴さんはリアル親戚なんですよ。なので、がんばっているんですがルー語が出ちゃうので、ぜひ気づいていただければと思います。

久保：出ちゃう（笑）。

越川：まさにこれが共感・共創だなと僕は思っています。講師が偉いとか、あの人が優秀だというのはまったくなくて、このflier book campはスバリ「刺激プラットフォーム」なんです。属性、所属、功績、年齢・性別、在住がぜんぜん違う人たちが、自分たちの意見を出し合える、いわゆる「温泉みたいなサードプレイス」。

サードプレイスでも安心なんですよ。誰も反対意見に対して否定しないから、全員うなずきます。そういう共感・共創の刺激サードプレイスが、このflier book campかなと思います。

久保：ありがとうございます。

「自己効力感を高めていただきたい」越川氏の思い

久保：みなさんが当時書いてくださったいろんな感想を並べてみたんですが、「寄り添ってくれる」とか、いわゆるコッシーさんの「大丈夫シャワー」にすごく励まされて、最後まで続けられたという方がたくさんいらっしゃいます。

これは、コッシーさんが醸し出してくださる雰囲気や空気感、言葉によってだとは思いますが、もちろん私たち事務局も温泉になるようにと思っているので、うれしいですね。

越川：ありがとうございます。熱量が高いというのは、きっとルー大柴の影響ですよね。

久保：（笑）。

越川：あとは久保さん、「大丈夫シャワー」じゃないですよ。「大丈夫土砂降り」になりますから。

久保：土砂降りなんですか（笑）。

越川：みなさんずぶ濡れになりますから、自信のない方は、ぜひここで自己効力感を高めていただきたいなと思います。

久保：今日の本編ですが、タイトルをもう1回出します。みなさんにご質問をしたいと思います。「いったいなぜこのテーマに興味を持ったのか？」「このテーマのどこに興味を持ったのか？」をコメントで入れてもらいつつ、コッシーさんには「どこから話しましょうか？」というご相談をしていきたいなと思います。

みなさんチャットに入れてください。「インプットよりアウトプットが先！　トップ5％社員の情報活用術」の、どんなところに関心があってご参加したのか、どんな課題感があるのか。「このへんを聞きたいな」「コッシーさん、ここを答えてください」みたいなことを、チャットにじゃんじゃん入れていってください。

越川：Voicyのペンペンズのみなさん、コメント祭りは今ですよ！　多くの方に入れていただいていますが、ありがとうございます。

久保：ありがとうございます（笑）。

資料作成の目的として正しいのは、4つのうちどれ？

久保：コッシーさん。「情報活用術」ということなんですが、まずはコッシーさんのベースの考え方について、もしスライドや資料がおありになれば、そちらから深掘りしていきましょうか。

越川：そうですね。前回は突然作ったんですが、今回は資料を事前に作ったので。

久保：（笑）。

越川：じゃあ、資料を共有しながらみなさんとトゥギャザーしたいなと思います。PowerPointで資料を作ったんですが、チャットの反応があまり良くないので、ちょっと藪からスティックなクイズをしてもいいですか？

久保：あ、今？　（チャットの）反響いいですね（笑）。

越川：いいですか？　ふだんの講座やVoicyはもっとすごいです。ありがとうございます。

久保：すごい（笑）！

越川：ではみなさん、藪からスティックなクイズです。例えばPowerPointやGoogleのドキュメントでもいいんですが、資料を作る時の目的って何だと思いますか？　資料作成の目的として正しいものを、1から4の数字でチャットに入力をお願いいします。

久保：資料作成の目的。

越川：おー、滝のように（コメントが）流れるっていいですね。

久保：え、みんな早い！　なぜ（笑）？

越川：これこれ、求めていたのはこれですよ。いいですね、ありがとうございます。

久保：「相手に行動をさせる」の「3」が多いですね。でも、「全部」という方もいらっしゃいます。

越川：「全部」ってすごいですね。ありがとうございます。ちなみに久保さんは1から4のどれだと思いますか？

久保：え？　みんなに便乗しちゃおうかな（笑）？

越川：ぜんぜんありですよ。

久保：3（相手に行動させる）かなぁ。やっちゃいけなそうなのは、4（きれいな資料を作る）だなという感じがしますよね。

越川：ありがとうございます。中には「さーん」とボケている方もいて懐かしいですね。

久保：（笑）。

越川：Voicyのリスナーさんが多くていいです。「大丈夫シャワー」を浴びている方々ですかね。

仕事は「会社軸」、キャリアは「自分軸」

越川：じゃあ、答えを出していいですか？　これは今回のインプット・アウトプット術とすごくつながりがあるんですが、正解の方がほんの一部いました。答えは「全部」です。

久保：え、全部（笑）。

越川：これはすごく重要なことです。

久保：そうなの？

越川：仕事のことやキャリアで悩んでいる方がいらっしゃると思うんですが、覚えておいてください。仕事は「会社軸」で、キャリアは「自分軸」なんです。上司から「きれいな資料を作れ」と言われたら作るんですよ。お客さんが「共有だけしてほしい」と言ったら、共有する資料を作るんですよ。

相手に合わせて資料をアウトプットしていかないと、あなたのインプットはムダになるんです。だから、相手に合わせて何が獲得できるんですか？　本当は相手を動かしたいんだけど、「きれいな資料を作れ」と言われてきれいな資料を作ると、どういう効果があるんですか？　それは、信頼を得られることです。

仕事は「信頼ツムツム」ゲームなんですよ。信頼、信頼、信頼が積み上がると信用になって、信用になると、やり方、やる場所、やる人を選べるんですよ。

これが、実は究極の時短術なんです。「任せてもらえる」という裁量権を獲得するためには、信頼を高めていかなきゃいけないんです。