承認プロセスで申請割り当て通知メールを送信したくないときは

承認プロセスで申請割り当て通知メールを送信したくないときは

確認しなくてはいけない情報をメールで通知してくれるのはとても便利ですが、たくさんのメールに埋もれてしまうことがあります。
承認プロセスで申請割り当て通知メールを送信したくないときは
3
承認プロセスで申請割り当て通知メールを送信したくないときは
Admin
2020/07/21 14:50:31
※こちらは過去に公開していたブログからの移行記事です。

もし、上長がたくさんの承認申請通知メールが送付されることにより「メール整理の手間が多い」どとお困りの場合など、承認者への承認申請割り当て通知メールを送信したくないときに、どこで設定するかご存知でしょうか?
実は、承認プロセスの作成画面では「通知メールを送らない(または受信させない)」ようにする設定ができません!

承認申請 割り当て通知メールの仕様

承認プロセスでは特に設定を行わなくても、デフォルトで承認申請時に申請が割り当てられたユーザへメールが送信されます。
「通知テンプレートの選択」の画面でテンプレートを選択することができますが、設定してもしなくても、メールは送信されるのです…!

メールテンプレートが選択されている場合:
そのメールテンプレートを使用してメールを送信
↑指定してメールテンプレートで送信されました。

メールテンプレートが選択されていない場合:
Salesforceがあらかじめ用意しているテンプレートを使用して送信
↑メールテンプレート未選択のときに送信されたメールです。

承認プロセスの設定画面では、このメール送信を停止するような設定はできません。


通知メールを送信/受信させない方法

次の方法でメール受信を回避できます。
なお、既存ユーザであれば、データローダでこちらの設定を一括更新することも可能です。

回避策

ユーザの詳細設定画面で、メール受信の設定を変更します。

A.ユーザレコードでシステム管理者が設定変更
 設定>ユーザ>該当のユーザ>編集>「承認申請メールを受信」⇒「受信しない」


B.ユーザ自身が自分で設定変更
 自分のアイコン>設定>承認者の設定>「承認申請メールを受信」⇒「受信しない」


いずれも、未承認申請の一覧を定期的に見てもらうなど、運用で定期的に割り当てがないか確認してもらわなければいけません。

◇ Salesforce>Trailblazer COMMUNITY>ナレッジ:承認プロセスで標準メール通知を無効にする
gilde tech(for Salesforce)」に入会しませんか?
登録すると、「gilde tech」に掲載されているSalesforceのノウハウを全部閲覧できるだけでなく、自分が知っている知識を発信し、他の会員と交流することもできます。
またSalesforceの知識習得に役立つイベント情報も得ることができます。
是非ここで得た知識を業務に活かしてください!
3
コメント