コロナ禍で入社して会社での飲み会を経験しないまま数年たち、最近の飲み会解禁ムードの中で急に幹事を任されたがうまくできない2,3年目がいるという話をいくつか聞いたので、上司から「～の飲み会企画してくれない？」と言われ困っている若手向けの社内飲み会幹事マニュアルを書いてみました。

もう慣れてる人は好きにやって貰えばよいですが、どう振る舞えばよいか心配な人はとりあえず書いてある通りにやると失敗しません。ただし、全部やるのは大変なので、[必須]と[任意]に分けました

この記事では、チームや組織での、6人～12人くらいの飲み会を想定してます。

企画

[必須]目的（主役）を理解する

会社の飲み会には何らかの目的があります。目的は、誰が主役か、と言い換えてもよいです。若手の場合は上司から言われて企画することが多いと思うので、その場合は上司がどんな目的で企画してほしいと言っているのか、主役は誰かを理解しましょう。

[必須]参加者（の候補）を決める

目的（主役）が決まったら、それにふさわしい参加者（の候補）を決めましょう。これについては、会の目的から自分で考えた上で、依頼してきた上司に足りない人がいないかを聞きましょう。

[必須]日程調整

参加者の候補が決まったら、日程調整をします。よく使われるのが調整さんでアンケートを取る方法です。ここで、日程候補を作るときには次の点に注意します。

• 恒例行事の場合は過去事例に合わせる

• 繁忙期は避ける

• 休日、祝日は避ける（会社の飲み会は平日が基本です）

• 日程調整の回答リードタイムを考慮する（規模にもよりますが、一週間程度は見ておきましょう）

• 飲食業界の繁忙期（土日祝日の前の夜、忘年会、新年会シーズン）は予約が取りづらいので2週間～3週間は余裕をもつ

• 時間にも注意。会社の雰囲気次第だが、定時あがりが基本ならその時間＋移動時間、残業が基本なら19時半や20時など少し遅めの時間のスタートにする

• 候補を増やしすぎない。6人～10人程度なら1，2週間（日数でいうと5日～10日）、8人～12人程度なら2週間～3週間（日数でいうと10日～15日）分くらい候補があれば十分です。

また、飲み会の日程調整のような非業務タスクは大抵後回しにされるので、次のような工夫をして、素早く日程調整できるようにしましょう。

• 回答期限を明確にする

• 回答期限の前には何度かリマインドする

• 回答が遅い人には個別にメールやチャットでお願いする

• 上記がしづらい場合は、依頼してきた上司に相談して間接的に回答を依頼する

また、仮に全員分の日程が集まらなくても、±2名程度であれば後で調整がきくので、次に進みましょう。

[必須]日程の決定・連絡

日程調整の回答が出そろったら、日程を決定します。全員が参加できるところがあればそこでよいですが、ない場合は、目的（主役）を優先します。ここで注意なのが、会社の飲み会で全員が集まれないことは普通のことなので、全員が集まれないからと言ってまた後日にする必要はないということです。主役が参加できて、その会の目的を果たせればそれでOKです。

日程が決まったら、社内のスケジュール管理ツールで時間を抑えます。その際は次のように行います。

• お店が決まっていなくても、場所はTBD（後で決めるの意味）でよいのでまずスケジュールを抑える

• 件名に「非業務」などと入れておき重要なメールと区別できるようにする

• （ツールによるが）非公開の予定にしておく

[必須]場所を決める

場所については、当然ですが可能な限り参加者皆が集まりやすい場所にします。同じオフィスで働いている場合は、オフィスのある駅や、その周辺の主要駅を選べばよいでしょう。

リモートワーカーが多い場合は調整さんに住んでいる場所（当日働いている場所）を書いてもらうと場所が決めやすいです。ちょうどいい場所がわからない場合は、上司に相談します。

この際、いくつか候補（新宿か渋谷など）があり決められない場合は、主役か、偉い人か主役が参加しやすい場所に寄せます。

[必須]お金の出どころ・予算を決める

お金の出どころのパターンとしては次のようなパターンがあります。それぞれのパターンごとに注意を書いておきます。

1. 会社の補助
   … 事前申請要否や必要な手続きを確認しておく。上限金額や領収書の但し書きの条件も確認しておく。申請漏れに注意。

2. 偉い人の奢り
   … 予算感覚を探っておく。高すぎるところを予約すると後で怒られる。

3. 傾斜割り勘
   … 上司に傾斜の感覚を聞いておく。

4. 割り勘（これは基本やらない）
   … 一番お金のない若手の財布に苦しくないかを考える。

1, 2の場合は、事前の調整・ネゴが重要です。予算については補助であれば上限金額、奢りの場合はその偉い人の予算感覚をきちんと把握しておきます。
3, 4の場合は、会社によって予算の感覚が全然違う（一人4,000円くらいが普通の会社もあれば、6,000円くらいは普通だよねという会社もある）ので、自分の感覚を信じず周りの人に聞いてみましょう。

[必須]お店を決める

お店の決め方にルールはないですが、わからない場合は次のようにして決めると失敗しません。

• イタリアン、和食などベーシックなジャンルを選ぶ（パクチー専門店などは好み別れる）

• 個室、または半個室を選ぶ（周りが近いと仕事関係の話をしづらい）

• 食べログを基本とし、複数のグルメサイトで点数が高い店を選ぶ（食べログ3.2～が目安）

• グルメサイトで内観、外観をチェックして、行きづらい雰囲気はないか（歌舞伎町のど真ん中は行きづらい）、雰囲気に合っているか（薄暗くてムードがあるところは会社の飲み会にあわない）を確認

[必須]予約する

お店を決めたら予約をしますが、この際にもいくつか注意があります。

• 人数が確定していない場合は、最大人数で予約しておく

• 人数変更やキャンセルの期限を確認する

また、予約の際の論点として、コースかアラカルト（一品ずつ頼む）か、飲み放題を付けるかどうか、があります。これは、状況に応じて考える必要があって難しいですが、基本的にはコースにしておけばよいです。

コース（初心者向き）
・当日の動きが比較的簡単
・予算がコントロールしやすい
・時間通り集まらない場合が面倒

アラカルト
・仕事柄顧客都合で急な仕事が入りやすいなど、予定通り集まる率が低い場合でも柔軟に対応可能
・予算のコントロールや注文の取りまとめなど当日の仕事が増える

また、飲み放題をつけるかですが、飲み放題は時間の制約があったり、安いお酒しか飲めないので、ある程度の予算（目安は一人5000円〜）がある場合は付けないほうがよいです。

飲み放題を付ける場合は、偉い人がお酒の銘柄にこだわりがないかに注意しましょう。エビスビールしか飲まない人に飲み放題の発泡酒を飲ませると不機嫌になります。

また、アラカルトの場合は最初につまむものが出てくるまで時間がかかることがあるので、予約の段階で入店後すぐに何品か出てくるように調整しておくとよいです。

準備

[必須]スケジュールの更新

詳細が決まったら、予め抑えておいたスケジュールを更新して下記情報を伝えましょう。

• 改めて日時

• 場所
  … お店の名前だけでなく、地図アプリから開けるように住所も書いておきましょう

• アクセス
  …  お店の名前と最寄駅がずれていることもあるので、最寄駅、何口、徒歩何分を書いておくと良いです

• 予約内容
  … 時間、予約の名前、人数、時間、コース

• 待ち合わせ場所
  … 現地集合が基本です。稀に待ち合わせることまありますが、その場合はストリートマップの画像を貼るなどして具体的にどこかわかるようにしておきましょう

[任意]リマインド

リマインドは次の2つのタイミングで行います

• 人数変更、キャンセルの前日
  … 出席状況に変更がないか確認します

• 前日
  … 忘れている人がたまにいるので、リマインドします

[任意]予約の確認

会の一週間ほど前になったら、お店に電話をかけて人数や時間、予約内容を確認しておくと安全です。ネット予約の場合でも、まれにシステムの問題などで予約がとれていないことがあります。

[任意]当日の連絡経路の確保

当日は遅れてくる人や、仕事でどうしても来られなくなる人がほぼ必ず発生します。その時のために、当日の連絡経路を確保しておきましょう。次のような方法があります。
・社内のチャットツールでグループチャットを作っておく
・幹事のメールアドレスや電話番号、LINEを伝えておく

[任意]二次会会場の候補探し

二次会に行く流れになったときに備えて、会場の近くで二次会に使えそうな店がないか探しておくと安全です。とはいえ、二次会は予め参加人数を把握するのが難しい（事前に聞いてもよいが、気合が入りすぎな感じもする…）ため、いくつか候補を持っておき、当日すぐに電話がかけられる状態にしておけばよいです。

[任意]イベント準備

この規模の飲み会で無理にやる必要はないですが、伝統的に行われているようなイベント、具体的には歓迎会での「自己紹介」などがないかは抑えておくとよいです。もしあるのであれば、過去事例に従って、同じようにやる準備をしておきましょう。

当日

[必須]一番最初に着く

幹事は一番最初に着いて末席（下座・幹事席）に座りましょう。たまに気が利く先輩が末席に座り幹事の代わりに世話を焼いてくれたりするのですが、そうすると、あなたに幹事としての能力がないとみなされ損をする可能性があります。

[必須]参加者を席に案内する

お店に着いた人たちを席に案内します。席順は次のように決めます。

• 幹事は入り口に1番近い席に座る（お店の人を呼んだり注文がしやすい）

• 偉い人を上座に誘導する（皆と話しやすい席が上座だという考え方もあるので、とにかく奥にすらわせればよいわけではないことに注意）

• 残りの人は目的に応じて配置する
  例えば、偉い人が新人と話したい飲み会なら、新人と偉い人を近くに座らせます。親睦会なら普段話していないメンバを近くに座らせるのもよいでしょう。

[必須]乾杯ドリンクを頼む

ある程度人数が集まったら、乾杯ドリンクを頼みます。開始のタイミングは、基本的には主役が集まり目的を達成できるようになったらですが、遅れてくる人が多い場合は早めに初める場合もあります。

乾杯ドリンクの頼み方は、次の通りやっておけば間違いないです。

1. ビールの人を聞く

2. ビール以外の人を聞く

[任意]（アラカルトの場合）フード注文

アラカルトの場合は、フードの注文を行います。このとき、幹事が何を頼むべきか迷ってグダグダになるというパターンがよくあるので、自信をもって適当に何品か頼みましょう。最初の注文さえ乗り切れば、「後は適当に各人で頼んでください」と言えばよいです。

また、"企画 - 予約する"でも書いた通り、アラカルトの場合は、予約の時点である程度頼んでおくというテクニックもあります。この場合は、「〇〇を頼んでいるので、後はお好みで追加注文してください」と言えば済みます。

また、サラダなどは量の感覚が店によってまちまちなので「この人数なら何人前がよいですか？」と店員さんに聞くのが無難です。

[必須]乾杯の音頭

注文した飲み物が全員にいきわたったら、乾杯の音頭を取ります。ここでも、目的をふまえて軽く挨拶をすればOKです。また、偉い人に振ってしまうというのも手なので、乾杯の音頭が緊張する人は、事前に偉い人にお願いしておきましょう。

[任意]飲み物を気にする

飲み物がなくなりそうな人がいたら次何を飲むか聞いてあげます。毎回同じものを飲む人の場合は、いちいち聞かずに「ビールでいいですか？」とかって聞くとよいです。違うものを飲む人にはメニューを渡して「次何飲みますか？」とききます。

最近はあまりしないと思いますが、瓶ビールや日本酒の場合は、偉い人の器が減ってきたら継ぎ足しておくのが無難です。（このとき、ビール瓶のラベルを上にするという謎の風習があることも抑えておくと無難です）

[任意]取り分けたり世話を焼く

サラダなどが大皿できたら取り分けてあげるのが無難です。会社の風土によってはやらない場合もあるので、そのときは「セルフサービスでお願いします」とかいえばよいです。

[任意]店員さんを呼ぶ

誰かが追加注文したそうなとき、お酒をこぼした時、箸を落とした時などは素早く店員さんを呼びます。

[任意]皿を片付ける

特に奥の席はお店の人が下げづらいので空き皿が溜まりがちです。「皿貰いますよ」など適当に声をかけて片付けましょう。

[任意]イベントを仕切る

"準備 - イベント準備"で記述したイベントがある場合は、仕切ります。イベントは、乾杯後、30分程度して場が暖まってから行います。

このとき、盛り上がっているからと言って声をかけるのを遠慮していると酔っぱらう人が出てきたり、席の時間が来てしまうので、場の空気は気にせず始めましょう。

[任意]トイレを気にする

奥の人はトイレに行きづらいので、自分がトイレから帰ったタイミングや、他の人が帰ってきたタイミングなどでさらっと「トイレ行きますか」と聞いてあげてもよいです。わざとらしいと気持ち悪くなるので無理に聞かなくてよいです。

[必須]会計

コースなら終わったタイミング、アラカルトならこれ以上注文しなくなったタイミングで、会計を貰います。自分が予算を握っている場合は、トイレに行ったタイミングなどで払っておきます。偉い人が払う場合は、伝票を貰ってこっそり渡すと、後はやってくれます。

"企画 - お金の出どころ・予算を決める"で書いたように、会社の補助を使う場合などは領収書が必要になることがあります。このとき、但し書きのルールに従って書いてもらうようにしましょう。会社名を書く場合が多いと思いますが、この際はお店の人が領収書を書きやすいように、名刺を見せてあげるとよいです。

[必須]閉会（締め）

閉会も乾杯と同じく、目的に応じて簡単に挨拶して締めます。この場合も、偉い人に振ってしまうという手もあります。

たまに一本締めなどで閉めたがる人がいます。以前九州に出張に行っていたときは「博多一本締め」というのをやりたがる人が必ずいました。これらはやりたい人が勝手にやるので乗っておけば大丈夫です。

[任意]集合写真を撮る

これは企業風土によりますが、閉会時に集合写真を撮る場合があります。人数が多い、撮るのが苦手なら店員さんを呼んで撮ってもらいましょう。

[任意]二次会の案内をする

こちらも完全に文化によりますが、二次会に行きたがる人が一定数います。人数を確認し、"準備 - 二次会会場の候補探し"で調べておいたお店に電話をかけて抑えましょう。

後処理

[必須]スポンサーへのお礼

特に偉い人の奢りの場合はお礼をします。お礼は、予め作っておいたグループチャットや、インビテーションメールなどでやっておくと、それが呼び水になって他の人も重ねてお礼をして偉い人を気持ちよくさせることができます。仮に会社の補助の飲み会であっても、偉い人にお礼を言っておくのが無難です。

[任意]参加者へのお礼

上記とまとめてでもよいですが、参加者にもお礼をしておくのが無難です。写真を撮った場合はこのタイミングで共有しておきましょう。

その他小技

[任意]サブ幹事を決めておく

同期や近い先輩など、サブ幹事を決めておくと、当日遅れがちな人を待って連れてきたり、当日の各種タスクを分担するなどがしやすいです。

以上です。他に追記したほうがよいことがあれば教えてください。