項目にチェックを入れて保存したユーザ名を、テキスト項目に格納する

※こちらは過去に公開していたブログからの移行記事です。

やりたいこと

承認プロセスを使うまでもないが、とあるユーザにレコードの内容を確認してもらう必要があり、なおかつそのユーザ名を記録したい。

対処法

チェックボックスとテキスト項目を作成します。
確認作業後にチェックボックス項目にチェックを入れて保存してもらい、その作業を行った（その時点での最終更新者）ユーザの名前をワークフロールールを使ってテキストで残します。

設定方法

必要なカスタム項目を作成
１.テキスト項目を作成します。
　この項目にユーザ名を格納します。

２.チェックボックス項目を作成します。
　確認するユーザがチェックする項目です。

３.ワークフロールールを作成します。

評価条件

レコードが次の場合にルールを評価 :
作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき

ルール条件

２で作ったチェック項目　[演算子]次の文字列と一致する　[値]True 　かつ
１で作ったテキスト項目　[演算子]次の文字列と一致する　[値]空白 （何も入れません）
※空白を「null」とすると、ワークフローが正常に作動しません。

4.アクションを作成し、追加します。

項目自動更新

「新規項目値の指定」で「数式を使用して新しい値を設定する」を選択し、次の数式を入力します。
LastModifiedBy.LastName & LastModifiedBy.FirstName

項目の挿入で、「オブジェクト＞最終更新者＞姓」、「オブジェクト＞最終更新者＞名」を挿入し、演算子「&」で連結しています。

5.ルールを有効化します。

ひとこと

今回はチェックを入れて保存されたときの最終更新者=確認者として名前を記録しましたが、チェックを入れた日時を残したり、色々と応用できます。また、一番シンプルな設定例ということで、ワークフローを使っていますが、他の自動化でもできます。