レコード所有者のマネージャにメールで通知したい

※こちらは過去に公開していたブログからの移行記事です。

わりとよく頂くご要望であり、設定することも多いですが、慣れていないと手こずることもあるので、備忘録として書きます。

やりたいこと

商談が作成されたら、レコードの所有者のマネージャにメールで通知したい！

手こずるポイント

受信者にマネージャを選べない!?

メールアラートの受信者種別には、「レコードの所有者のマネージャ」が含まれておらず、そのままでは受信者に指定できません。
◇ Salesforce ＞  ヘルプ ＞ メールアラートで使用可能な受信者種別

対処法

レコード上にマネージャ（ユーザオブジェクト）を参照する項目を用意し、商談が作られたタイミングで項目自動更新でマネージャの情報をその項目に登録し、レコードの「関連ユーザ」としてマネージャをメールの受信者に指定できるようにします。
※関連ユーザとは、レコード上でそのレコードに関連付けられたユーザです。
※関連ユーザはメールアラートの受信者として選択できます。
※自動化のアクションでは、項目自動更新が最初に実行されます。

◇ Salesforce ＞ ヘルプ ＞ 項目自動更新アクションの考慮事項

・項目自動更新は、メールアラート、ToDo、およびアウトバウンドメッセージの前に実行されます。

所有者のマネージャ情報を参照できない!?

ワークフロールールでは、親レコードの値（この場合はユーザを参照しているので、ユーザオブジェクトが親）で子レコード（商談）を更新できません。

対処法

プロセスビルダーでは参照関係であっても、親、子どちらからでも情報を参照して更新できるので、プロセスビルダーを使用します。
※もちろんフローでもできます。

設定概要

1.商談オブジェクトにユーザオブジェクトを参照する参照項目を作成。
商談でユーザを親とする参照項目を作成。 
2.メールアラートアクションを作成し、受信者にレコード所有者と1の項目（関連ユーザより指定）を選択。
※プロセスビルダーを作っている途中でメールアラートを作成することもできますが、余裕を持って前もって準備しておきます。
「受信者種別：関連ユーザ」にすると作成した項目が選べます！ 

3.商談が作成されたときが条件となるプロセスビルダーを作成し、「所有者のマネージャ」情報を1の項目へ登録する項目自動更新を設定。





4.2のメールアラートを追加。

テストしてみます

Good Guyさんのマネージャは姓名さんです。


Good Guyさんが新規商談を作成します。


「レコード所有者のマネージャ」項目にはちゃんとGood Guyさんのマネージャが登録されてます！


メールもマネージャあてに飛びました。