Do 31 marca fundacje rodzinne mają czas na przygotowanie sprawozdań finansowych za 2024 r. Później trzeba jeszcze zgłosić dokumenty finansowe do sądu. Procedura jest podobna do składania sprawozdań finansowych przez spółki. Problem w tym, że zgłoszenia dokumentów finansowych dla spółek są proste i bezpłatne, a dla fundacji rodzinnej skomplikowane, czasochłonne i kosztowne. Potrzebne są więc zmiany — piszą Piotr Stępień, radca prawny w kancelarii Tomczykowski Tomczykowska oraz Konrad Sawczuk, aplikant radcowski w kancelarii Tomczykowski Tomczykowska.
Duża część fundacji rodzinnych zakończyła swój pierwszy rok obrotowy z upływem roku ubiegłego. Pierwsze półrocze 2025 r. to zatem kumulacja pierwszych formalnych obowiązków dla tych fundacji. Przy okazji widać jak na dłoni problemy ze zgłoszeniem dokumentów finansowych do Rejestru Fundacji Rodzinnych i problemy z dostępem do informacji z rejestru. W dobie sztucznej inteligencji wnioski do rejestru trzeba składać w formie papierowej! W praktyce dane np. o fundatorze, zarządzie czy samej fundacji, choć są jawne, wymagają pojechania do Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim. Na marginesie, można je znaleźć w innym rejestrze publicznym.
Tłumaczymy, co warto zmienić w rejestrze fundacji rodzinnych, dlaczego i na czym się wzorować.
Czytaj też: Fundacja rodzinna będzie bez ochrony? Nowa praktyka fiskusa
Czytaj także w BUSINESS INSIDER
Jakie dokumenty finansowe fundacja rodzinna musi zgłosić do rejestrów?
Ustawa o fundacji rodzinnej weszła w życie 22 maja 2023 r. Niektóre z fundacji rodzinnych pierwsze obowiązki sprawozdawcze za poprzedni rok obrotowy mogą już mieć za sobą (za rok 2023). Patrząc jednak na statystyki dotyczące złożonych wniosków o rejestrację fundacji rodzinnych, duża liczba fundacji rodzinnych została utworzona w okresie od lipca 2023 r. do czerwca 2024 r. Oznacza to, że lwia część fundacji rodzinnych zakończyła swój pierwszy rok obrotowy z upływem roku ubiegłego. Pierwsze półrocze 2025 r. to zatem kumulacja pierwszych formalnych obowiązków dla tych fundacji.
Fundacje rodzinne nie mogą zapomnieć, że tak jak większość jednostek, podlegają przepisom ustawy o rachunkowości. 31 marca mija więc dla fundacji rodzinnych termin na przygotowanie sprawozdań finansowych.
Fundacja rodzinna, jak każda inna jednostka przygotowująca sprawozdanie finansowe jest zobligowana następnie do (1) rozpatrzenia i zatwierdzenia sporządzonego sprawozdania finansowego oraz (2) podziału lub pokrycia wyniku finansowego netto. Kompetencję w tym zakresie posiada zgromadzenie beneficjentów i stosowne uchwały należy podjąć w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego (zazwyczaj do 30 czerwca).
Podpisane sprawozdanie finansowe, wraz z innymi, wymagającymi złożenia dokumentami, należy w ciągu 15 dni złożyć do odpowiedniego rejestru. Na myśl nasuwać się może zatem znany w ramach obsługi spółek portal Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Za jego pomocą członek zarządu spółki, załączając do elektronicznego wniosku niezbędne dokumenty, dokonuje zgłoszenia sprawozdania finansowego, po czym, całkowicie bezpłatnie, po chwili pojawia się wzmianka w rejestrze przedsiębiorców KRS. Co więcej, takie dokumenty finansowe są także niemal od razu publicznie dostępne w RDF.
Inaczej wygląda jednak zgłoszenie dokumentów finansowych fundacji rodzinnej. Wynika to z faktu, że RDF jest połączony jedynie z KRS, a Rejestr Fundacji Rodzinnych, prowadzony przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim, nie jest z nim – niestety – w żaden sposób powiązany.
Rejestr Fundacji Rodzinnych działa w tym zakresie jak KRS sprzed lat.
Co trzeba zrobić, aby zgłosić dokumenty finansowe fundacji rodzinnej?
Aby zgłosić wymagane dokumenty finansowe fundacji rodzinnej za poprzedni rok obrotowy, należy:
- wypełnić papierowy wniosek składający się z kilku formularzy,
- złożyć dokumenty w formie papierowej wraz z dołączonymi dokumentami wymagającymi formy elektronicznej (sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności zarządu) za pomocą nośnika danych (płyta CD, pendrive);
- wnieść do sądu opłatę w wysokości 250 zł;
- przekazać fizycznie (tj. osobiście lub przesyłką poleconą) dokumenty do sądu;
- oczekiwać (nawet pół roku) na rozpatrzenie wniosku o zmianę danych fundacji rodzinnej w RFR i tym samym przyjęcie dokumentów finansowych.
Jak można zauważyć — prosta i bezpłatna czynność w przypadku zgłoszenia dokumentów finansowych dla spółek staje się skomplikowana, czasochłonna i kosztowna przy zgłoszeniu dokumentów finansowych fundacji rodzinnych. Rodzi to pytania o zasadność takiego rozwiązania i postuluje się zmiany w tym zakresie.
Powyższy przykład skłonił nas do porównania działania sądów rejestrowych KRS, zajmujących się postępowaniami rejestrowymi m.in. spółek handlowych, do funkcjonowania Rejestru Fundacji Rodzinnych prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim.
Poufność Rejestru Fundacji Rodzinnych. To zaleta?
Jako kluczową zaletę Rejestru Fundacji Rodzinnych podaje się zazwyczaj jego poufność – szczególnie istotną dla fundatorów, którym zależy na możliwej dyskrecji w sprawach sukcesji i w związku z tym, w sprawach rodzinnych. Faktycznie, RFR w odróżnieniu od KRS nie jest prowadzony w dostępnej powszechnie formule online, a akta rejestrowe fundacji rodzinnej, w których to aktach dopiero można znaleźć kluczowe dokumenty takie jak statut czy sprawozdania finansowe, może przeglądać jedynie fundator, członek organu fundacji rodzinnej, jej beneficjent oraz osoba, który wykaże interes prawny.
W porównaniu do KRS nie każda osoba "z ulicy" ma więc dostęp do najistotniejszych dokumentów dotyczących fundacji rodzinnej. W przypadku akt przechowywanych przez sądy rejestrowe, możliwość ich przeglądania ma każdy, a wymagane jest jedynie wcześniejsze zamówienie konkretnych akt w danym sądzie. Co więcej, wszystkie dokumenty złożone do sądów rejestrowych KRS za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) (taka możliwość i zarazem obowiązek istnieje od 1 lipca 2021 roku) ujawniane są online w Repozytorium Akt Rejestrowych po zakończeniu sprawy, dzięki czemu możliwe jest zasadniczo zapoznanie się ze wszystkimi dokumentami spółek zgłoszonych do sądu rejestrowego za pośrednictwem PRS, nawet bez wychodzenia z domu. Taka sposobność nie istnieje wobec dokumentów fundacji rodzinnej złożonych (papierowo) do sądu rejestrowego w Piotrkowie Trybunalskim.
Dostęp do rejestru fundacji rodzinnych powinien być online?
W ustawie o fundacji rodzinnej pada zresztą sformułowanie wskazujące, że sąd wpisuje dane fundacji rodzinnej do systemu informatycznego. Może ono wzbudzić jednak pewną konsternację, ze względu na brak możliwości dostępu do rejestru online. Chodzi jednak o to, że ustawodawca rozróżnia pojęcie rejestru informatycznego od teleinformatycznego. Co za tym idzie, tylko zastosowanie w ustawie drugiego z pojęć nakładałoby na sąd prowadzący RFR konieczność udostępniania online danych znajdujących się w rejestrze. O konieczności prowadzenia systemu teleinformatycznego próżno szukać wzmianki, także w przepisach wykonawczych.
Pamiętając jednak o tym, że brak działania rejestru w pierwszych miesiącach obowiązywania ustawy usprawiedliwiany był koniecznością połączenia systemu informatycznego sądu w Piotrkowie Trybunalskim z systemem Ministerstwa Sprawiedliwości, co najmniej niezrozumiałe wydaje się zatem nieudostępnienie online danych z RFR. Tym bardziej że istnieją już sprawdzone i funkcjonujące możliwości prowadzenia publicznych rejestrów teleinformatycznych, z których można korzystać m.in. za pomocą wyszukiwarki KRS w Portalu Rejestrów Sądowych. Wyszukiwarka ta umożliwia obecnie dostęp do rejestru przedsiębiorców, stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji, zakładów opieki Zdrowotnej, a nawet Rejestru Dłużników Niewypłacalnych. Nic nie stoi więc na przeszkodzie, aby wyszukiwarka mogła obejmować również Rejestr Fundacji Rodzinnych.
Nie każdy jednak zdaje sobie sprawę z tego, że zgodnie z ustawą o fundacji rodzinnej sam RFR jest jawny. Jawne są więc wszelkie dane dotyczące fundacji rodzinnej wpisane do rejestru, które znajdują następnie odzwierciedlenie w odpisie (aktualnym bądź pełnym) z rejestru. Co za tym idzie, każda osoba, która wybierze się do sądu może przeglądać, za pomocą udostępnionego w siedzibie sądu komputera i pod nadzorem pracownika sądu, zarówno aktualne, jak i historyczne wpisy dotyczące zarejestrowanych fundacji rodzinnych. Informacji z rejestru nie należy jednak mylić ze wspomnianymi wyżej aktami rejestrowymi fundacji rodzinnej, w których to aktach dopiero można znaleźć kluczowe dokumenty takie jak statut czy sprawozdania finansowe. Akt tych nie może przeglądać każdy, lecz jedynie fundator, członek organu fundacji rodzinnej, jej beneficjent oraz osoba, który wykaże interes prawny.
Co więcej, fundacje rodzinne zobligowane są do wysyłania zgłoszeń do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, których treść, dostępna publicznie online, zawiera dane beneficjentów rzeczywistych fundacji rodzinnych, w tym np. dane fundatora i wszystkich beneficjentów fundacji rodzinnej, a więc często wrażliwe informacje rodzinne. Ze zgłoszenia do CRBR można więc niekiedy wyczytać więcej informacji niż z RFR.
Jakie problemy powoduje brak możliwości weryfikacji danych znajdujących się w rejestrze fundacji rodzinnych
Brak możliwości weryfikacji danych znajdujących się w RFR, choć na pierwszy rzut oka może wydawać się fundatorom atrakcyjna, w toku działalności fundacji może okazać się podobnie problematyczna. Szczególnie gdy w ramach podstawowych czynności np. z kontrahentem, w banku, urzędzie czy u notariusza, wymagane będzie każdorazowe uzyskanie odpisu z RFR, chociażby w celu potwierdzenia sposobu reprezentacji.
Ze względu na możliwość pobrania w każdej chwili odpisu aktualnego/pełnego z KRS, czynność ta nie nastręcza problemów w toku funkcjonowania spółek handlowych. Jest to kolejny przykład działania Rejestru Fundacji Rodzinnych tak jak KRS sprzed lat. Konieczne jest bowiem wypełnienie papierowego wniosku o wydanie odpisu przez sąd (wraz z opłatą 20 zł). Wniosek ten należy złożyć pisemnie do sądu w Piotrkowie Trybunalskim, który następnie odsyła odpis zazwyczaj dopiero po ok. dwóch tygodniach.
Wnioski do Rejestru Fundacji Rodzinnych można złożyć tylko w formie papierowej?
Jeśli chodzi o wnioski do RFR, warto podkreślić, że elektroniczny Portal Rejestrów Sądowych także nie jest połączony z Sądem Okręgowym w Piotrkowie Trybunalskim. Ponadto rząd nie przewidział stworzenia innego systemu elektronicznego do rejestracji lub zmiany danych dla fundacji rodzinnych. Zdecydowano się na swoisty powrót w czasie do formularzy papierowych, znanych z KRS sprzed lat, zresztą wyglądających identycznie. W dobie powszechnej elektronizacji wszelkich postępowań uznać to należy za archaizm i niepotrzebny krok wstecz.
Jeden sąd rejestrowy zajmujący się rejestrem zamiast wielu. Jakie są skutki?
Rejestr Fundacji Rodzinnych obsługuje jeden sąd — Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim.
W przypadku spółek handlowych pieczę nad rejestracją oraz dokonywaniem zmian w KRS pełni 27 wyspecjalizowanych wydziałów w 21 sądach rejonowych Naturalne zatem wydawałoby się, że wyspecjalizowane w sprawach rejestrowych sądy zajmą się również obsługą fundacji rodzinnej, bazującej w dużej mierze korporacyjnie na regulacji spółki z o.o. Tym bardziej że przepisy dotyczące rejestru fundacji rodzinnej skonstruowane zostały w dużej mierze na podobieństwo przepisów ustawy o KRS.
Ustawodawca postanowił jednak oddelegować sprawy rejestrowe fundacji rodzinnej do Sądu Okręgowego. Pierwszym pomysłem był Sąd Okręgowy w Warszawie, jednak w toku konsultacji (słusznie) podniesiono, że jest to najbardziej obciążony sąd w Polsce, zatem kolejne obowiązki nie wpłynęłyby dobrze na jego funkcjonowanie.
W zamian wybrano właśnie Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim, którego niewątpliwą zaletą jest centralna lokalizacja w kraju. Nie sposób jednak zapomnieć, że sąd piotrkowski, jak również każdy inny Sąd Okręgowy, nie zajmował się dotychczas sprawami rejestrowymi. Dlatego też orzecznicy potrzebowali i nadal potrzebują czasu na zapoznanie się ze specyfiką spraw rejestrowych, różniących się przecież znacznie od spraw prowadzonych dotychczas w ramach postępowań sądowych obecnych na wokandzie. Wspomniana zmiana wywołała więc pewne odstępstwa od ustalonej na przestrzeni lat praktyki orzekania sądów rejestrowych.
W naturalny sposób wpływa to także na (niestety) powolne rozpatrywanie spraw przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim.
Zwolennicy takiego rozwiązania wskazywali na pewność i stabilność linii orzeczniczej związanej z podejmowaniem orzeczeń w jednym ośrodku. Ze względu jednak na wspomniane doświadczenie sądów rejestrowych zajmujących się sprawami KRS, jawność orzeczeń tych sądów i dostępność spraw w Repozytorium Akt Rejestrowych, nie można w praktyce skarżyć się na szczególną niejednolitość linii orzeczniczej sądów rejestrowych KRS, które z pewnością rozpatrują sprawy o wiele szybciej niż sąd piotrkowski.
Potrzebne są zmiany w procedurze i dostępie do rejestru fundacji rodzinnych?
Doceniając popularność fundacji rodzinnych warto dostosować do nich także istniejące już przecież w Polsce elektroniczne rozwiązania, które pozwolą na pewność obrotu oraz ułatwią funkcjonowanie sądu, jak i samych fundacji rodzinnych. Wielka szkoda, gdy nowoczesna i potrzebna regulacja zawiera przestarzałe instrumenty do jej obsługi, które posiadają zdecydowanie więcej wad niż zalet. Zamiast wzorować się na obowiązujących i funkcjonalnych regulacjach, nowa regulacja czerpie garściami z archaicznych i szczęśliwie zapomnianych.
Warto pamiętać, że obecnie wpisano do RFR już ponad 2 tys. fundacji rodzinnych założonych przez polskich przedsiębiorców, stojących niejednokrotnie na czele znacznych struktur holdingowych. Nie jest to na pewno koniec, a na rynek wchodzą ciągle nowi, młodzi przedsiębiorcy, którzy ze sprawami sukcesji będą stykać się w najbliższych latach. Organy państwa powinny doprowadzić do prowadzenia rejestru w sposób dostosowany do dzisiejszych standardów informatyzacji. Jego dalsze zaniedbanie, może tylko zniechęcać nestorów do wykorzystywania tak ważnego instrumentu sukcesyjnego.
