実はToDoでキューが使えるけど、メール通知がされないので頻繁に確認しないといけない

今回は、皆様のお役に立てる情報ではないかもしれませんが、いざ使おうとすると思ってもみなかった問題に遭遇しますので、共有と IdeaExchangeでの Upvoteのお願いのために記事にしました。

ToDoでもキューを作成できます、が……

Spring’20より、ToDoでもキューを作成して使用できるようになりました。
この情報を最初に見たときは「おお～、タスクの振り分けに使えそうだ」と思って意気揚々とプレリリース組織で試したのですが、キューには欠かせないあの機能が欠けていたのです。

そもそもキューとは

レコードの所有者を個々のユーザではなく、一時的にキューに割り当てることができます。キューにはキューメンバーとして複数のユーザを登録することができ、レコードがキューに割り当てられると、キューメンバーにメールで通知されます。
よくある使い方としては、最初にチーム単位（キュー）でレコードの情報を受け取りますが、内容などにより主担当となるユーザを決め、あらためてそのユーザに割り当てる前の、一時保管場所のような使い方があります。ケースの管理では、常時登録されるケースを大まかな分類でキューごとに分け、それから各担当ユーザがケースの担当となり対応を進めることが多いため、欠かせない機能です。

キューではだいたいキューメンバーにメールが送信されます

通常、レコードの所有者にキューが割り当てられると、そのキューにキューメンバーとして登録されているユーザにメールで通知が届きます。

このあたりの仕様はちょっとわかりにくいのですが、こちらのページに簡潔に書かれています。

◇ Salesforce ＞ヘルプ ＞ キューメンバーへのメール通知の停止

新しいレコードがキューに登録されると、次の場合にはすべてのキューメンバーにメールが送信されます。

1. [メンバーへのメール送信] チェックボックスがオンまたはオフのどちらであっても [メール] 項目が空白である場合

または

2. [メール] が指定されていて、かつ、[メンバーへのメール送信] チェックボックスがオンである場合

つまり、ほとんどの場合、新しくレコードがキューに割り当てられると、メールが送信されます。

ToDoのキューでは、
キューに追加されたときのメールが送信されません

そうなんです。↑のヘルプページに書かれたことを確認して設定してみても、ToDoをキューに割り当てたときには、キューメンバーにメールは送信されません。

こちら、IdeaExchangeにも投稿がありました。

◇ Salesforce ＞IdeaExchange ＞Task Queue Notifications-Trigger Queue Notification Email for New Queue Records

ToDoの通知機能をおさらい

そもそもToDo（活動）は特殊なオブジェクトなので、通知機能も独立して存在しています。ToDoの通知を調整しようと思ったら、通常は（動化を設定しない限り）各ユーザが自分自身で設定しなければなりません。
※ユーザの［設定 ＞カレンダーとアラーム ＞活動アラーム］で設定できます。
・アラーム設定 ⇒ 通知（右上のベル）
・メール設定 ⇒メール※他のユーザから割り当てられた場合にメールが送信されます。

そのため、通常のオブジェクトのキューとは、少し異なる動きになってしまったのかもしれませんね。

ひとこと

再びリンクを貼らせていただきます。

◇ Salesforce ＞IdeaExchange ＞Task Queue Notifications-Trigger Queue Notification Email for New Queue Records

多くの熱い声が寄せられているので、「ToDoのキューにもメール通知が必要だ！」と思われた方は清き一票をお願いします。

IdeaExchangeとは

「IdeaExchangeって何？」という方は、こちらの記事もあわせてどうぞ。
「IdeaExchange」はIdea投稿の場だけど、仕様と改修状況も確認できます。