数式項目でロングテキストエリアを参照できないので、入力の有無の確認は自動化を使います

※フローでの設定については、「ワークフローからの卒業：ロングテキストエリア入力の有無をフローで確認」または「ワークフローからの卒業：ロングテキストエリア入力有無をフローで確認 値の削除にも対応編」をご確認ください。（2023年2月16日追記）


ロングテキストエリア、使用されていますか？
少し扱いが大変なので、「これは絶対ロングテキストエリアでなければいけない！」というときにしか使わないようにしています。
ただ入力して、後から見返すだけなら問題ないのですが、ちょっと工夫しようとすると、仕様の壁にすぐぶつかってしまうのです。

今回は、「数式項目で参照できない」ため、ワークフローで空白の判断をさせた、という例です。

やりたいこと

カスタムのロングテキストエリア項目「特記事項（API参照名：Tokkijikou__c）」を取引先に作成。レイアウト上、画面の下部に配置しているが、入力の有無がすぐにわかるようにしたい。また、リストビューなどでも、特記事項がある取引先としてすぐに検索できるようにしたい。

課題

・数式項目ではロングテキストエリア項目を使用できない

戻り値をチェックボックスにし、空白かどうかを確認する数式項目を作ろうとしたところ、「項目を挿入」でロングテキストエリア項目が使用可能な項目として表示されず、数式で参照できなかった。

また、項目のAPI参照名を直打ちしてもエラー「エラー: 項目 Tokkijikou__c で、サポートされていないデータ型 "ロングテキストエリア" を参照しました。」となり、数式は作成できなかった。

・リストビューの検索条件では、ロングテキストエリア項目を使用できない

対処法

チェックボックス項目を作成し、ワークフローの項目自動更新にて「特記事項」に値が入力されたときにチェックがされるよう設定。
また、チェックボックス項目はリストビューの検索条件でも使用できるので、入力があるレコードに絞り込むことができる。

まずは取引先にチェックボックス項目を作成

データ型：チェックボックス
デフォルト値：チェックなし

ワークフローを作成

※プロセスビルダーでも設定可能です。
評価条件：作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき
ルール条件：次の場合にこのルールを実行:数式の評価が true になる
    数式：NOT(ISBLANK(Tokkijikou__c))


この条件の数式では、ロングテキストエリア項目も挿入可能です。


項目自動更新を作成します。
オブジェクト：取引先
更新する項目：特記事項あり
新規項目値の指定：True


ワークフローの構成はこんな感じです。テスト前に【有効化】をクリックします。

テストします

デフォルトはチェックなしになってますね。

「特記事項」にテキストを入力して保存します。


はい、チェックが入りました。
※過去のレコードに対しては、レコードの更新を行わないと項目自動更新の処理が行われません。

Ideaにも投稿されています

ロングテキストエリア項目の数式での利用については、Ideaに投稿がされており、ポイントも集まっていますが、実装予定はないようですね。
◇ Salesforce ＞IdeaExchange ＞Text Area (Long) Formula support