ある日突然レポートが消えたら、「非公開レポート」に移動されていた話

気温が30度を超える日もあり、本格的な夏が近づいてくる気配です。関東の梅雨入りはどうなったのでしょう。

夏と言えば、怖い話。
Salesforce 関係の怖い話は本当に冷や汗をかきます。生きた心地がしません。
今日は「大事なレポートが突然消えた」お話しです。

なお、Salesforceさんのサポート内容については、当時から変わっている可能性がありますので、何卒ご了承ください。

大事な大事なレポートが消えた

ある日突然、実績管理レポートと、そのレポートを使用しているダッシュボードコンポーネントがごっそりなくなって大騒ぎになりました。
毎日確認しているレポート＆ダッシュボードであったため、レポートの仕様書を確認して新しいレポートを作成し、ダッシュボードに配置しました。仕様書を残しておいてよかったです……。

しかしながら、再発防止のため何が原因か調査しなければなりません。そこでは、役職者にはレポート編集権限を与えており（プロファイルの「レポートの作成とカスタマイズ」権限と、レポートフォルダの「管理（マネージャ）」権限を付与）、このうちの誰かが削除、または別のフォルダに移動させた可能性があるため、次の調査を行いました。

レポート名をグローバル検索及びゴミ箱を確認

まずは大捜索です。他の公開フォルダ上にレポートがないか、またゴミ箱に削除されていないかどうかを確認しました。

ダメ押しでゴミ箱を再確認

その組織ではたくさんのゴミレコードがあったため、見落としがないかどうか再確認しました。

社員への問い合わせ

公開フォルダ内のレポートの編集権限を与えているユーザに、次のことを確認しました。

　・レポートを削除していないかどうか
　・該当のレポートで何か編集作業を行っていないかどうか
　・「私の非公開カスタムレポート」フォルダに間違って該当のレポートが入っていないかどうか

　返答は、誰も「認識がない」とのことでした。

Salesforce社へ問い合わせ

組織へのログイン許可を行い、当該レポートの名前（+API参照名）を Salesforce社に連絡し、調査を依頼しました。
すると、あるユーザが公開フォルダから「私の非公開カスタムレポート」に保存したことが判明。
システム管理者立会いのもと、変更ユーザへ事情を確認、及び会社へ報告しました。

再発防止

今後の運用について会議が行われ、権限はく奪は仕事上問題があるため、編集時には必ず【別名で保存】を行ってもらうルールを定め、マニュアルを作成・対象者へ配布しました。

ひとこと

レポートに関しては、エンドユーザの権限を厳しくしてしまうと、データの分析を不自由にしてしまい、またアドミニストレーターの負担も増やしてしましいます。やはり、データの集計や分析、報告を行うユーザには、作成する権限が必要です。うっかり移動してしまうこともありますが、どのような導線を推奨するかは、きちんとユーザに説明しておいたほうがいいですね。
また、私自身はレポートを作成すると「できた！」の達成感で仕様書などを残すのを忘れがちなのですが、ものすごく手間のかかったレポートを再現するのは大変ですし、他のメンバーのためにも、仕様書は残すよう習慣づけたいところです。

レポートの記事いろいろ

こちらはユーザから作成権限を奪う話ですが、要するに適切に権限を管理しましょう、ということです。
レポート：勝手にカスタマイズしないで！

Summer’21のリリースの楽しみのひとつ。試された方にぜひ感想を伺いたいです。
Summer’21　レポートでもインライン編集が可能になります

結合レポートだったら、必要な情報すべてがそろったレポートが作成できるかもしれません。
結合レポートの作成

クロス条件も、慣れてしまえば大丈夫！
レポートのクロス条件：特定期間内に〇〇のない△△を確認するレポートの作り方の詳細

作業のやり直しを減らすために、レポート作成スナップショット設定前に確認しましょう。
レポート作成スナップショットでの参照項目の設定

PREVGROUPVAL関数を使って、前年の数字と比較します。
Lightningで商談金額の 前年同月比率(％)を表すレポートを作成したい