Chatterの非公開グループの有効的だなと思った使い方

みなさま、都度・週・月、四半期、年度と、Salesforeの設定やデータのメンテナンスをしてらっしゃると思いますが、変更した内容や実装した内容はどのように管理されていますか？

社内ネットワーク上のフォルダや、TeamsやSlackなどのチャットツール上など、さまざまな場所で保管されているのではないかと思います。

どこで見たのか忘れてしまったのですが、その変更した内容や設定資料などを、システム管理者プロファイルを持つメンバーのみのChatterの「非公開グループ」に投稿して管理しているというのを知り、いい方法だなと思ったので共有させていただきます。

【Chatter上に残すメリット】

・グローバル検索で探すことができる。（添付ファイルの中の文言まで検索対象となる）
・Chatter への投稿は、他の Salesforce のデータと同じように管理者、またはユーザーが削除しない限り、永久に保存される。
　＜参照＞Salesforceよくある質問
・コメントデータは組織のディスク使用量には計上されない
（書かれたのがだいぶ前になりますが、他社様のブログからの情報です）
　＜参考＞ウフル様　
[Salesforce]Chatter のデータは、どれくらいの期間保持されますか？組織のディスク使用量を圧迫することはありませんか？
・いつ実施したか等の参考になる時期が、投稿したシステム日付で残る。
（Excel等だとうっかり上書き保存して、ファイルの最終更新日が更新されてしまった😱 とかありますよね…）

【デメリット】（Salesforceに限らずですね…）

・資料（ファイル）を大量に添付すると、組織のファイルの使用ディスク量を消費する。
・投稿するのを忘れる。（資料を最終状態に更新し忘れる等も勿論あると思いますが💦）

また、以下のような場合にもChatterグループに転記しておくことで、調べる時間を減らせるのではないでしょうか？

・Salesforce社への問い合わせた内容の返答メールが見当たらなくなった
・問い合わせをしていた方が退職されて、過去に問い合わせをしたものの見方がわからない

ひとこと

Salesforceの強みである「引継ぎを楽に！」「個人のローカルに資料を持ったまま消えさせない」という部分も「非公開のシステム管理者専用Chatterグループ」を使用して実現可能なのではないでしょうか。

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