「取引先チーム」の一括メンテナンス

「取引先チーム」の一括メンテナンス

一括機能を上手く使いこなしたいものです
「取引先チーム」の一括メンテナンス
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「取引先チーム」の一括メンテナンス
つけ麺は中太麺派
2022/10/17 14:44:01
「取引先チーム」を柔軟に設定したい。「デフォルトのチームの設定」では個々で登録するのが大変💦といった場合に、一括で設定する方法があるのか調べてみたので、記事にしてみたいと思います。

【使用するツール】
・Dataloader

まず、【組織の共有設定】と「チームを使用した取引先のアクセス権に関する考慮事項」を確認します。
※共有設定については、わかりやすい図解入りで【会員限定】アクセスレベル ①共有設定とは　にも記事があります。

一括で登録する場合やメンテナンスをする場合は、以下の手順で実施するのがスムーズかと思います。
①    テストデータで入れてみたものをExport
②    メンテナンスや入っているデータの内容に合わせてデータを準備
③    InsertやUpsert、Delete
④    Exportして最終確認
⑤    実際のデータをランダムで確認

※ユーザIDの一覧と、取引先IDの一覧は別途準備いただき、取引先チーム用のファイルを作成されるのが正確かつ早いかと思います。

【取引先チームのメンバーを追加する】

1．インポートするデータを作成します。

・必要な項目：（API名をヘッダーにしておくと、Dataloaderでマッピングする際に という機能が使えるため、かなり楽です。）
①    ACCOUNTID：取引先ID
②    ACCOUNTACCESSLEVEL：取引先への権限（※権限表を参照）
③    CONTACTACCESSLEVEL：取引先責任者への権限（※権限表を参照）
④    OPPORTUNITYACCESSLEVEL：商談への権限
⑤    TEAMMEMBERROLE：取引先チーム内での役割を指定
（注）取引先チームは、商談チームと役割を共有するため、取引先チーム内の役割を削除すると、その役割は、商談チーム内の役割として表示されなくなります。）
⑥    USERID：取引先チームに追加したいユーザID

※権限表※

権限

CSV上で指定する値

編集・参照可能

Edit

参照のみ

Read

非公開

空欄 or None

・データ作成の際にあると便利な項目
①    取引先名
②    ユーザ名

2．ファイルを作成したら、Dataloaderを使用してInsertします。
※ポイント※「Show all Salesforce objects」にチェックを入れます。
この後は、ファイルを指定し、通常のInsertと同様の流れで進んでいきます。

【取引先チームのメンバーの権限を変更する】

取引先チームの権限を変更するには、一旦は登録している内容を「Export」⇒「修正」⇒「Update」の流れで作業するとスムーズかと思います。

１．まず変更したい取引先チームの情報をExportします。
2．「取引先チームメンバー」を選択します。
※ポイント※「Show all Salesforce objects」にチェックを入れます。

3．ファイルのエクスポート先を指定し、エクスポートしたい項目を選択します。
※「Choose the query fields below.」の欄には表示されていませんが、「Account.Name」を追加することで、「取引先名」も一緒にExportできます。

【Export例】
↑UTF-8を指定してExcelにデータ展開をしています。

4．Exportを実行します。
（訳）エクスポートを実行するように選択しました。[はい]をクリックして開始してください。続行しますか？

Updateあくまで「今ある情報の更新」です。
①    ACCOUNTID：取引先ID
②    ACCOUNTACCESSLEVEL：取引先への権限（※権限表を参照）
③    CONTACTACCESSLEVEL：取引先責任者への権限（※権限表を参照）
④    OPPORTUNITYACCESSLEVEL：商談への権限
⑤    TEAMMEMBERROLE：取引先チーム内での役割を指定
（注）取引先チームは、商談チームと役割を共有するため、取引先チーム内の役割を削除すると、その役割は、商談チーム内の役割として表示されなくなります。）
⑥    USERID：取引先チームに追加したいユーザID

参考までにUpsertする際に選択できる項目は以下になります。

【取引先チームのメンバーを削除する】

指定できる項目は、Idのみです。
ここで記載しているidは、「01Ｍ」で始まる「取引先チーム」内のidです。

ここまで記載しておいて…というところはありますが、以下の対応が主流になるのではないかなと思います。
・【取引先チームのメンバーを追加する】
・【取引先チームのメンバーを削除する】


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