ワークフローからの卒業：日付項目を過ぎた子レコードの数を把握②フローで日付が過ぎたらレコードを更新

予告どおり、「時間ベースのワークフローを使用して、ある日付項目を過ぎた子レコードの数を親レコードに表示する」をフローでリメイクします。

やりたいことをおさらい

昨日も引用しましたが、今日もおさらいします。

取引先を親として、契約管理というカスタムオブジェクトと主従関係が作られています。
なお、契約管理には契約終了日という日時項目があります。

取引先（主）
∟契約管理（従）… 契約終了日（日付項目）の情報を持っている。

取引先（主）のレコード上に、契約終了日を過ぎた契約管理（従）レコードの数を表示して、取引先ごとの契約終了日を超過した契約の数が確認できるようにしたいです。

解決法

フロー＋スケジュール済みパスで、契約終了日を過ぎたときにチェックボックス「契約終了」にチェックを入れるよう設定し、取引先上にチェックが入ったレコードをカウントする積み上げ集計を作成します。

フローで「契約終了」にチェックを入れる

事前に、契約管理オブジェクトに「契約終了」というチェックボックス型のカスタム項目を作成ておきます。

今回はフローの内容を簡単に書いていきます。表示ラベルなども、検証用に適当に付けているので、このとおりにする必要はありません。

最終的な完成図は↓です。ご覧のとおり、すぐに終了までたどり着けます。



①【新規フロー】をクリックし、【レコードトリガフロー】を選択して【作成】をクリックします。


②「契約終了日」に値が入力されている契約管理レコードに対して、このフローがトリガされるように設定します。


③［スケジュール済みパスを追加（省略可能）］をクリックし、契約終了日を過ぎた後にレコードを更新できる道筋を作っておきます。
（この（省略可能）っていらなくない？）
※「オフセット」を「0」にしていますが、期限を迎えた日なのか終えた日なのかによって変わってくるので、適宜調整してください。


④「即時実行」と「契約終了日を過ぎたら」の2つのパスに分かれるので、「契約終了日を過ぎたら」の「＋」をクリックして、「トリガレコードを更新」を選択します。
この場合の「トリガレコード」は、契約管理レコードのことです。


⑤「更新するレコードを検索してその値を設定する方法」では「フローをトリガ契約管理レコードを使用」し、トリガレコードの「契約終了」チェックを入れるよう（値をTrueに更新するよう）設定します。


【完了】をクリックして、保存して、フローの作成は終了です。
テストを行って、フローが問題なく動くか、他の設定に影響が出ないかを確認します。

積み上げ集計項目の作成方法は「時間ベースのワークフローを使用して、ある日付項目を過ぎた子レコードの数を親レコードに表示する」そのままなので、こちらの記事をご確認ください。

また、手順の詳細を知りたい方は弊社ブログの「条件付きの積み上げ集計―難題をフローで解決！―」でも同じ設定について取り上げていますので、こちらをご確認ください。

トリガレコードと関連レコードの更新が簡単になったので

「Winter23 フローの関連レコードの更新が少し変わるよ（プロセスビルダーに似てるよ）」でも書きましたが、トリガレコード自身と関係性の深いレコードの更新が簡単に設定できるようになりました。昔は更新するレコードを特定するためにIdで探しに行く感じだったので、本当にシンプルにしくれてSalesforce の担当者の方に美味しいものでも送りたいぐらい感謝しています。
おかげで、今回のようなシンプルなワークフローも簡単にリメイクできました。


「ワークフローからの卒業：日付項目を過ぎた子レコードの数を把握①件数少なめなら動的関連リストでも」では違う方法を書きましたが、新機能も増えてますので、自動化を使わなくても済むようになっていることもあるかもしれません。すべてをフローにそのまま移行ではなく、最新のSalesforce で最もふさわしい機能を選択しているか、お役御免になる自動化はないか、焦らず確認していきましょう。

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