Spring'23　ダッシュボードとレポートの登録に関する最新情報の把握機能を試してみた

レポート登録の上限数、いつの間に5個から7個になりました？

キウイ

2023/08/15 16:37:11

レポートを定期的に実行しメールで受け取ることもできる「レポートの登録」機能、自身が登録したレポートはレポート一覧画面の「登録済み」チェックで確認ができますが、組織内のユーザの登録状況は見え辛い難点がありました。

▼自分が登録しているレポートのチェックマーク

▼歯車＞設定＞スケジュール済みジョブ　で確認できる登録状況

ジョブ名にレポート名が含まれず分かり辛いです。

Spring'23でこの部分についての新機能がリリースされるので試してみました。

◇SALESFORCE ヘルプ＞Spring'23リリースノート＞ダッシュボードとレポートの登録に関する最新情報の把握

ユーザがどのレポートやダッシュボード、その他の分析アセットを登録しているのかわからないということはもうありません。どのような種類の添付ファイルが送信され、誰が受信し、誰が実行ユーザであるかを判断することで、データアクセスを管理します。登録実行のタイミングや設定者を示す簡易レポートにより、スケジュールや制限を常に把握できます。分析通知でカスタムレポートタイプを作成し、登録のソース、所有者、実行ユーザ、スケジュールを表示することができます。

リリースノートの記載が簡潔なので分かり辛いですが、設定手順としては『「分析通知」についてカスタムレポートタイプを作成すれば良いよ』という内容の様子。

早速、設定＞レポートタイプにて主オブジェクトに「分析通知」を選んで作成します。

テストしたレポートの登録状況は下表の通りです。

レポートダッシュボード名	Lightning/Classic	登録者	送信先	条件	スケジュール	Classicのアクション
商談レポート1	Lightning	Admin	Admin、営業太郎	なし	月曜9時	ー
商談レポート2	Lightning	営業太郎	営業太郎	金額合計＞=1,000,000	月曜10時	ー
商談レポート3	Classic「登録」	営業太郎	ー	レコード件数　より大きい　0	月曜11時	モバイル通知を送信
商談レポート4	Classic「実行のスケジュール」	営業太郎	Admin、営業太郎	ー	月曜14時	ー
商談ダッシュボード	Lightning	Admin	Admin、公開グループ「営業G」	ー	火曜9時	ー

作成できたレポートがこちら

使用できる項目は←の通り他にもあるのですが、
レポート・ダッシュボードの登録については
・ソース
・レポート：レポート名
・ダッシュボード：タイトル
・作成者
・作成日
・最終更新者
・最終更新日
あたりが有用な項目になりました。

しかし、Classicで「実行のスケジュール」として登録した商談レポート4が含まれないのは（歯車＞設定＞スケジュール済みジョブには含まれているのに）この機能の仕様なのか、不具合なのか…。
スケジュール済みジョブに比べると、レポート・ダッシュボードの名前を確認でき、さらにクリックしてレポートを開けるメリットはありますが、次のスケジュールがいつかはわからないので正直これだけだと期待外れです。

他のレポートタイプも作成してみる

主オブジェクトで「分析通知」を選択したあと、セカンダリオブジェクトには「分析通知しきい値」のみが選択可能です。さらに３つめのオブジェクトとしては「分析通知アクション」あるいは「分析通知条件」が選択できます。分析通知アクションを選択した場合はさらに「分析通知アクション設定」が４つめのオブジェクトとして選択可能です。

分析通知ー分析通知しきい値ー分析通知条件　レポートタイプ

単純に「スケジュール」での登録なのか、「条件」の有無とその内容を確認できます。

分析通知ー分析通知しきい値ー分析通知アクションー分析通知アクション設定　レポートタイプ

受信者を確認できます。公開グループなのかユーザも判別可能です。

どんな時に有用なのか

「分析通知」オブジェクトだけではなくセカンダリ以降のオブジェクトも設定してこそですが、レポートの条件や受信ユーザの可視化に有効です。増えすぎたレポートを整理して削除してしまう前に、登録状況を確認するのには便利かと思います。

また、Spring'23リリースでUnlimited Editionに限ってはレポート・ダッシュボードの登録が1ユーザ15個まで制限が拡張されますが、他のEditionではレポートの登録は引き続き1ユーザ7つまでの制限があります。
◇SALESFORCE ヘルプ＞Spring'23リリースノート＞さらに多くのレポートとダッシュボードに登録
レポートの登録機能を活用していて７つでは足りない！という声が出た際、上記リリースノートによると制限増加のリクエストもできるようですが、同じレポートを登録しているユーザがいれば配信をまとめるなど棚卸しにも役立てられそうです。

ただしカスタムレポートタイプにも上限数があるため、設定メニューとして確認できるようにしてくれればなお良かったのにな、と感じる新機能でした。

公開：2023年2月6日
更新：2023年8月15日

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