とあるお問い合わせから

商談の複数のレコードに同じ内容でchatter投稿しなければいけないことがあり、投稿文を定型文で挿入できないか？というお問い合わせが届きました。
さらには、挿入した定型文の内容を追記・修正して投稿できたりしないかとのこと。
要は、「クイックテキスト」みたいなものをchatterで実現できないか、というご要望ですね。

クイックテキストとは？？

簡単に説明いたしますと、「クイックテキスト」は「ナレッジ記事」、「チャット」、「活動の記録」、「アクション」、「メール」、「行動」、「ToDo」、「ソーシャル投稿」で、定型文を挿入できる機能です。残念ながら「chatter」は対象外なのです。

例えば、商談の「活動」の「説明」項目には毎回似たような内容を入力している場合、クイックテキストにおおよその内容を登録しておくと、入力の際にテキストを「説明」項目に挿入できます。かつ、適宜編集も可能です。毎度の入力の手間がかなり軽減されます。

下図はサンプルのためシンプルなものですが、差し込み項目も使用できるので入力テンプレートとして便利ですよね～

詳しくはSalesforceのヘルプ　クイックテキストの挿入と使用　やクイックテキストの設定と使用　へアクセスください。

代替方法を考えてみた

さて、本題に戻りますが残念ながらクイックテキストと取って代わるような類似な機能はSalesforceにはありません。

ただ、少しでも「商談の複数レコードに同じ内容を投稿することがラクになる方法」はないか、という視点で考えたところ、初歩的なものから、ちょっと応用編的なものまで複数思いつきました。
何かの参考になればとお問い合わせをいただきましたお客様にも記事化の許可をいただきましたので、みなさまにもご紹介したいと思います。
また、今回ご紹介した以外にも他にもこんな方法があるよ～と思いついた方、ぜひ教えてください。

その1: ユーティリティバー

いちばん簡単なもので思いつくのは「ユーティリティバー」に「リッチテキスト」項目として定型文を登録しておき、chatter投稿の際に画面右（左）下から表示させコピペ　→　必要であれば文を修正する
設定　→　アプリケーションマネージャー　→　追加したいアプリケーション　→　編集
→　ユーティリティ項目　→　ユーティリティ項目を追加


まあ、ユーティリティバーを設定するよりもSalesforceの機能を使わずパソコンの「辞書機能」で定型文を登録するほうが簡単かもしれません。（実際お客様からもそのようなお声をいただきました）

代替案初歩編としてのご紹介でした。
さて、次回は「画面フロー」の代替案をご紹介したいと思います。

続きます～