ロール変更時に合わせて確認が必要な点

だいたいの会社さんが4月1日付で大規模な組織変更や人事異動があるのではないでしょうか？

それに伴い、以下の作業が発生することは容易に想像がつきますが、組織変更発生時の手順やフローなどをしっかりとドキュメントやチェックリストで残していますか？

【発生しうる作業】
・ユーザの新規登録・無効化
・ロール変更
・プロファイル変更

今回は「ロール変更」の際のチェックポイントを備忘録として記載します。

もちろん、各社、組織毎に使っている機能は様々ですので、これが正解ではないですし、漏れている部分もあるかと思いますので、気になる点があればコメントに残していただけますと幸いです。

早速ですが、ざっくり思い浮かぶものを記載していきます。

1．ロール自体の変更

2．ロールを使用した共有ルールの変更

3．ロール名を条件にした自動化処理

4．ロール名を条件にした承認申請

5．ロール名を条件にしたレポート

6．リストビューの共有先がロール

7．ロールに割り当てたキュー

8．公開グループに割り当てられたロール

システム管理者が一貫して設定している場合は、「5」「6」も管理し、作成のたびに資料として残している場合もあるかと思いますので、そういう場合は特に問題ないかと思います。

また、ユーザ様やSalesforceの使用を推進する方が、自由に「5」「6」が作成できる環境で、
・事前告知
・今まで通りにアクセスできなくなったらお知らせください。こちら側で修正します。
が通用する組織でも、そこまで心配いらないかもしれません。（システム管理者側で把握できることはして、対策をしておくに越したことはないですが…）

つらつらと記載しましたが、サクセスナビにも「組織の体制変更がある場合の対応のポイント」ご案内があるので、そちらもご覧ください。

前置きが長くなりましたが、一つ一つについて、少し掘り下げていきます。
（筆者の独断と偏見で記載している部分もあることは、ご承知ください💦）

1．ロール自体の変更（「ユーザの割り当て」については、今回は触れません）

こちらは、言わずもがなですが、サクセスナビにもあるように、以下の運用がよいのではないでしょうか？
・「新規」のロール…予め作成しておく（割り当ては、当日）
・「既存」のロールの名称変更…当日に実施
・「廃止」のロール…「（廃止予定）」とロール名の前につけ、組織変更が終わって落ち着いたころ影響を確認しながら削除。（レポート等で思ったような結果が返ってこなかった際に、「廃止予定」という名称付いたロールが条件に入っていた場合など、ユーザ様にも説明しやすいし、そこでユーザ様側に気付いてもらえたりする場合もあります。）

2．ロールを使用した共有ルールの変更

・共有ルールの再適用がされるので、アクセス権が変更されるレコードの数によっては共有適用の延期も視野にいれる必要があるかと思います。

3．ロール名を条件にした自動化処理

・「ロール名」に「〇〇」という文言が含まれており、金額が「□□万円以上」の場合に、「××にメールを送信する」等の設定がある場合等が該当するかと思います。

4．ロール名を条件にした承認申請

・ロール変更時に限らずですが、要所要所で「申請中」のものはない状態にしておきたいものです。

5．ロール名を条件にしたレポート

・「活動」関連のレポートや、「ロールに〇〇という文字を含んだ」等の条件が入っているレポートは、正しい結果が抽出されなくなります。

6．リストビューの共有先がロール

・リストビューの共有先を細かく制御してらっしゃる会社さんもいらっしゃるのではないでしょうか…

7．ロールに割り当てたキュー

・キューも、使用しているかどうかが分かれる気がするので、使っているかどうか今一度確認いただいてもいいかもしれないです。
・キューに残っているままのレコードがない状態で、組織変更かけたいですね…

8．公開グループに割り当てられたロール

・こちら、落とし穴もあるようです・・・
共有ルール：公開グループを共有先とした場合の挙動について
・Dataloaderを使用した、公開グループの設定の方法（Add roles to Public Group using data loader ）がTrailblazer Communityにありましたので、一括で大量に作業されたい場合は参考になるのではないでしょうか？