Summer'23　フローのメールアクションでメールテンプレートが使えるように

最近、フローでのメール送信について検証する機会があり、あまり経験もなかったため戸惑いました。ワークフローとプロセスビルダーではこのあたりあまり悩まなかったのですが、やはりフローだと細部をきっちり設定しなければならないので、最初はなかなかスムーズにいかないのですよね。

今回はこちらです。

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[メールを送信] アクションでのメールテンプレートの使用

[メールを送信] アクションで、Lightning および Classic のメールテンプレートを使用してメールコンテンツを再利用します。メールテンプレートに差し込み項目がある場合、受信者レコードまたは関連レコードを使用して差し込み項目に入力できます。または、両方を使用することもできます。以前は、[メールを送信] アクションでメールテンプレートを使用できませんでした。

対象: この変更は、Essentials Edition、Professional Edition、Enterprise Edition、Unlimited Edition、および Developer Edition の Lightning Experience と Salesforce Classic に適用されます。

方法: たとえば、取引先責任者オブジェクトと取引先オブジェクトの差し込み項目があるメールテンプレートを使用して取引先責任者にメールを送信するには、[メールテンプレート ID] を使用するメールテンプレートの ID に設定します (1)。次に、[受信者 ID] を取引先責任者レコードの ID に設定し (2)、[関連レコード ID] を関連取引先レコードの ID に設定します (3)。

メモ
[メールを送信] アクションでメールテンプレートを使用すると、アクションによってコールされる API が変更され、1 日のメール送信制限が 1 日のワークフローメールの制限ではなく一般的なメールの制限に変更されます。

プレリリース組織で試してみました

早速、フローを作ってみます。
今回は、『取引先』レコードで「要ヒアリング」にチェックがついたら、関連する『取引先責任者』レコードで「窓口」にチェックがついている方を抽出して、MTGを提案するメールを送るフローを作ってみました。（色々つっこみどころありますが、手っ取り早く試したかったのでざっくり設定しました。何卒ご了承ください😅）

テンプレートはこちらを使用します。


フロー作成時に使用するので、この画面のURLをコピーしておきます。

オレンジで囲んだ部分がIDです

フローの全体図です。
①開始のオブジェクトは『取引先』で、②その取引先に関連する、条件にあった『取引先責任者』を取得し、③取得した『取引先責任者』にメールを送信します。

今回重要なのは③ですが、一応、各要素の設定画面を載せておきます。


①開始
『取引先』のカスタム項目「要ヒアリング」にチェックが入ったらフローが実行されます。


②レコードを取得
『取引先』に関連し、なおかつカスタム項目「窓口」（主に連絡する人です）にチェックが入っている『取引先責任者』を取得します。



③アクション
コアアクションで「メールを送信」を選択します。

③-1.「メールテンプレート ID」のトグルを「含める」に変更し、先にコピーしておいたメールテンプレートのURLからIDの部分を挿入します。
※簡単な例として設定してるのでID直打ちですが、リリースノートの例を見るとテンプレートのIDを変数でも設定できるようです。


③-2.「関連レコードID」も「含める」に変更し、取引先IDを挿入します。今回の場合は、フローをを開始したレコードなので、{!$Record.Id}を挿入します。
※メールテンプレートで『取引先』の値を使用しているため、ここで『取引先』のIDを設定しています。


③-3.「受信者ID」も「含める」に変更し、②で取得した『取引先責任者』レコードのIDを挿入します。
なお、こちらに指定できるのは注意書きを見ると『リード』『取引先責任者』『個人取引先』のみのようです。つまりここでは社内ユーザには使えません。
一度『取引先責任者』のみを受信者として設定し、フローを完成させます。

テストします

取引先「III株式会社」の「要ヒアリング」にチェックを入れると、関連する取引先責任者「素敵なお客様」（「窓口」にチェックあり）あてにメールが送信されました。
テンプレートの差し込み項目もちゃんと機能しています。


社内ユーザに送信したい場合
「受信者ID」では設定できなかったので、「受信者アドレスコレクション」または「受信者アドレスリスト」で値を設定するしかないようです。メールアドレスをそのまま入力するか、変数でメールアドレスを指定します。
↓は、レコードの所有者にメールを送信するときに、「受信者アドレスリスト」に変数を設定した場合です。

一応、今まで（spring'23まで）のおさらい

フローからメールを送信する方法として、主に2つのパターンがありました。

A.既存のメールアラートアクションを設定

ワークフローやプロセスビルダーでもお世話になった、設定の［ワークフローアクション］の配下にあるのメールアラートアクションを再利用する方法です。メールアラートアクションでは、あらかじめ作成しておいたメールテンプレートと受信者および送信者の情報を紐づけます。



フローで使用するときは、種別で「メールアラート」を選択すると、既存のメールアラートアクションを設定しやすいです。
※カテゴリの「メール」だとデフォルトで自動的に送信されるメールアクションも含まれます。

B.フロー上でメール本文や受信者を設定

「メールを送信（emailsimple-emailsimple）」を選択し、フロー上で本文を含めたメールアラートの詳細を設定する方法です。
「入力値を設定」の「本文」に文章を直接入力します。直接入力、あるいはテキストテンプレートなどを作成して設定します。

ひとこと

どれも一長一短というか、どの作業に慣れているか、既存のメールアラートをそのまま利用できるかなど、状況によってどのパターンを使うか異なりそうです。
フローに自動化が集約されていくことを考えると、フローですべてを簡潔させる方法を選んだ方がいいのかとも思いますが、それでも、やはり以前のテンプレートを活用する手順と比べると手間がかかる印象があり、なかなか気が進まないような気も。メールアラートアクションはしばらくなくならないと公式さんからも発表がありましたしね。きっと、Salesforceの担当者さんが今より本文も作りやすく、受信者も設定しやすくしてくれるのではないかと期待しております！よろしくお願いします！待ってます！

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公開：2023年5月24日
更新①：2023年8月15日