Summer'23　活動タイムラインでフローから送ったメール履歴を確認

アラート関連のお手入れが始まったもよう。

Admin

2023/08/15 13:39:31

先日公開した「Summer'23　フローのメールアクションでメールテンプレートが使えるように」に関連して、今回はその履歴を活動タイムラインに残せるようになったよ、というお話です。

◇ SALESFORCE ヘルプ＞ドキュメント＞SALESFORCE リリースノート＞Salesforce　Summer'23 リリースノート＞Salesforce フロー＞Flow Builder ＞[メールを送信] アクションで送信されたメールの記録

[メールを送信] アクションで送信されたメールの記録

[メールを送信] アクションを使用すると、メールをレコードの活動タイムラインに自動的に記録できるようになりました。リード、取引先責任者、個人取引先などの受信者レコードにメールを記録できます。取引先や商談などの受信者以外のレコードにメールを記録することもできます。または、両方にメールを記録することもできます。以前は、[メールを送信] アクションを使用して送信されたメールは、活動タイムラインで自動的に追跡できませんでした。

対象: この変更は、Essentials Edition、Professional Edition、Enterprise Edition、Unlimited Edition、および Developer Edition の Lightning Experience と Salesforce Classic に適用されます。

方法: たとえば、メールを取引先責任者レコードに送信して記録し、関連取引先レコードにも記録するには、[送信時にメールを記録] を {!$GlobalConstant.True} に設定します (1)。次に、[受信者 ID] を取引先責任者レコードの ID に設定し (2)、[関連レコード ID] を取引先レコードの ID に設定します (3)。

メモ
[メールを送信] アクションでメールを記録すると、アクションによってコールされる API が変更され、1 日のメール送信制限が 1 日のワークフローメールの制限ではなく一般的なメールの制限に変更されます。

というわけで、先日設定したフローにひと手間加えて、履歴を残したいと思います！
「『取引先』レコードで「要ヒアリング」にチェックがついたら、関連する『取引先責任者』レコードで「窓口」にチェックがついている方を抽出して、MTGを提案するメールを送るフロー」で、関連する『取引先』と『取引先責任者』レコードにメール送信履歴を残すように設定します。

プレリリース組織で試してみた...けれど英語でしか表示されなかったよ！

作成済みのフローの↓の部分を編集します。

これはとても素敵な追加機能だなぁ～と思って「メールを送信アクション」を開いたのですけれど、編集ページに「送信時にメールを記録（Log Email on Send）」がないッ！
下にスクロールしても見つかりません。

まあ、こういうときは慌てずに、言語設定を「English」に切り替えます。

すると、表れました「Log Email to Send」。Salesforceあるあるですね。言語の切り替えで言葉の壁を乗り越えられずに失われる部分があること。
（しかも日本語のときと他のところの並び順も違う気がする）

それでは、リリースノートに書かれていたように、 {!$GlobalConstant.True}を追加します。

メールを送信アクションの設定内容です。

さて、記録は残るのか、テストします。

取引先レコードを条件にあうように編集すると、

取引先のレコードの活動タイムラインに、メールの送信履歴が記録されました。

画面小さくてごめんなさい

メールを送信した宛先の取引先責任者のレコードにも、記録が残っています。

ひとこと

メールの送信履歴が活動タイムラインに簡単に残せるようになったのは大変ありがたいですね。きっと、リリース時には日本語でも確認できるようになるはずです。フローの細かな部分を便利に改修しようとしてくれているSalesforceさんの気持ちが伝わってきます。
私もしっかりフローの進化について行けるようにします！

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