プロセスビルダーからの卒業：リードを親とした参照関係の子レコードを、取引開始後にも紐づける

過去にワークフローやプロセスビルダーで作成し自動化をフローへ移行するシリーズです。
ワークフローからフローが多かったのですが、プロセスビルダー編もどんどんやっていこうと思います。
今回はリード関連のプロセスビルダーです。

ちなみに、元の記事はこちらです。フロー版でリメイクします！
リードを親とした参照関係の子レコードを、変換後にも紐づける

前提や課題について、元の記事を引用します。

名刺情報とアンケート情報を管理するオブジェクト構成
リードを親とする参照関係をもつ、「アンケート」というカスタムオブジェクトを作成し、名刺情報はリード、製品への関心度はアンケートにて管理します。

課題
リードの取引の開始を行うと、そのままでは子レコードのアンケートレコードは取引先責任者に紐づかず、置き去りにされたままです。
アンケートを確認したくても、都度検索しなければなりません。

対応策
取引の開始後、プロセスビルダーでアンケートレコードを変換後の取引先責任者へ自動的に紐づけます。アンケートに取引先責任者を親とする参照項目を用意し、プロセスビルダーで取引開始済みの取引先責任者をその参照項目へ登録します。

今回は↑の対応策を、フローで頑張ってみます。
「すごくシンプルなフローで行けるのでは？」と思いましたら、思わぬ落とし穴というか、「そういえばリード関連の自動化とかってそういうのあったよね～！」と懐かしく思い出した仕様もありましたので、ついでにそちらも復習します。

フロー設定詳細

あまり凝った要件ではなく、最近の　Salesforceさんの企業努力でフローも管理者に優しくなってきましたので、いたって構成はシンプルです。
それでは順番に見ていきましょう。

【新規フロー】をクリックします。

今回は手動でリードの取引開始を行う＝レコードを更新するので、「レコードトリガフロー」を選択して、【作成】をクリックします。


①開始を設定
次のように設定します。
オブジェクトを選択：リード
トリガを設定：レコードが作成または更新された
エントリ条件を設定　条件の要件：すべての条件に一致（AND）
項目：IsConverted（取引開始済み）｜演算子：次の文字列と一致する｜値：∞True（＄GlobalConstantTrue）
※取引が開始された状態を表しています。
更新されたレコードをフローで実行するタイミング：条件の要件に一致するようレコードを更新したときのみ
フローを最適化：アクションと関連レコード
※今回はリードに紐づいている子レコードを更新するので、こちらを選択します。

最後に【完了】をクリックします。


②「関連レコードを更新」要素を追加
【＋】をクリックして、「関連レコードを更新」要素を選択します。


「関連レコードを更新」要素を設定していきます。
次のように設定します。
表示ラベル/API参照名：わかりやすい名前をつけてください。
更新するレコードを検索してその値を設定する方法：フローをトリガしたレコードに関連するレコードを更新
関連レコードを選択：$Record > questionnaire__r
※「$Record」の後は、アンケートオブジェクトの子リレーション名を選択します。
子リレーション名ついては「親の更新で子のレコードを更新するには子リレーション名を指定」をご参照ください。プロセスビルダー設定時の記事ですが、子リレーションについての説明が載っています。
検索条件を設定：なし ー すべての関連レコードを更新
※今回は紐づくすべてのアンケートレコードを更新するので、こちらを選択します。
アンケートの項目値をレコードに設定：項目：Contact__c（取引先責任者を参照する参照項目）｜値：$Record ＞取引開始済みの取引先責任者 ID

最後に【完了】をクリックします。
保存して、フローの作成自体は終了です。

テストの前に要確認！

さて、ここまで順調に進んだところで、デバッグをしたところ「トリガされません」メッセージが出てしまい、「えっ、なぜ…？」とバージョン11まで色々いじり倒すことになったのですが、リードで自動化関連の処理を設定する際に確認しておかなければならないことをすっかり忘れていました。

それが、こちらです！

取引開始済みのリードに入力規則が必須
の設定です！

［設定＞ホーム＞機能設定＞マーケティング＞リードの設定］でチェックを入れます。
こちら、ヘルプ等を読んでも正体がはっきりかかれているわけではないのです。その名のとおり取引開始時のリード対する入力規則や重複ルールの実行を許可するようですが、フローなどの自動化のトリガも、チェックが入っていないと動かないようです。
（多分前に設定したときは、元々チェックが入っていた状態だったので気づかなかったようです）

度々お世話になっておりますこちらの記事で「リードの取引開始について」の部分をあらためて確認させていただいて、確信を持ってチェックを入れて保存し、デバッグを再開しました。
本当にネット上で情報を共有してくださる皆さまに感謝🙇‍♀️です。
Qiita＞自動化プロセスの実行順序＞by@TaaaZyyy

確認します

さて、実際にフローを動かしてみて、想定どおりになっているか確認します。

リードの「勤勉　きんべん」さんにはアンケートのレコードが2件紐づいています。


取引を開始して、取引先責任者に変換します。



変換後の取引先責任者に移動します。


リードに紐づいていたアンケートレコード2件が、変換後の取引先責任者に紐づいています。

ひとこと

今回は要件がシンプルだったということもあるかもしれませんが、思っていたより簡単にフローができて驚きました。「取引開始済みのリードに入力規則が必須」にたどり着くまでに時間がかかってしまいましたが、大事なことを思い出せたのでよかったです。

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