最近、Salesforce認定アドミニストレーターに合格した ちくわ です。

初投稿です。よろしくお願いします。

IT業界、Salesforceともに未経験でした。

そんなビギナーから細やかな知識共有になります。

同じようにSalesforceを勉強中、認定アドミニストレーターを目指しています！なんて方のお役に立てばと思います。

【今回のテーマ】

項目のデータ型を自動採番からテキスト型に変更したら、データはどうなる？？

実はこれに関連する試験問題が出まして、、

え！データ型を変更したらそれまでのデータって必ず消えちゃうんじゃないの…？

と頭をひねりながら解答を選びました。


もちろん、考慮事項としてしっかり覚えていましたから。。
ALESFORCE ヘルプ＞ドキュメント＞コードではなくてクリックによる SALESFORCE の拡張
＞カスタム項目のデータ型の変更に関するメモ 

項目のデータ型を変換する前に、次の考慮事項に注意してください。

データが失われるリスクがあるため、データのないカスタム項目のみを変換します。

しかし実は、

自動採番型とテキスト型のデータ変更は

条件はあるものの、データを残した状態で変更が可能

という認識が正しかったんですよね。

ヘルプ後述をよくよく確認すると、こんな記載が。

ALESFORCE ヘルプ＞ドキュメント＞コードではなくてクリックによる SALESFORCE の拡張
＞カスタム項目のデータ型の変更に関するメモ 

次の場合、既存のカスタム項目のデータ型を変更するとデータが失われる可能性があります。

◦自動採番型から他の型に変更する

◦テキスト以外の型から自動採番型に変更する

次のデータ型は、変換時の他の制限があります。

つまり、

自動採番→テキスト型は、既存のデータは変更が反映されない。

けれどデータを残してデータ型を変更できる。

テキスト型→自動採番は、データを失うことなく確実に変更できる。

（元のテキストが30文字以内である必要）

とのことです。

せっかくなので、デモ組織で確認したいと思います。

≪やりたいこと≫

下記のデータ型変更および手順と動作確認。

♦自動採番→テキスト型

♦テキスト型→自動採番

♦自動採番→テキスト以外のデータ型：テキストエリア型

①前提知識（項目やデータ型について）

項目とは?

Salesforceにデータを登録する際の、各入力項目のことを「項目」と言います。

あらかじめ用意された「標準項目」とシステム管理者が後から追加する「カスタム項目」の2種類があります。

項目のデータ型とは？

データの種類のことです。

「テキスト型」「数値型」「日付型」「選択リスト型」など様々なデータ型があります。

データをどのように入力・管理するかによって、データ型を選択します。

データ型の変更とは？

作成した項目のデータ型を、別のデータ型に変更することです。

ただ、ほとんどの場合その時点のデータが失われるリスクがあったり

割り当てルールとエスカレーションルールが影響を受ける可能性があるなど考慮事項があります。

なので、データがない場合のみ項目を変更するか、新規項目の使用を検討することを推奨されています。

自動採番型とは？

自動で採番してくれる項目になります。

「A-000000」「A-000001」…といったように、作成順に一意の連番が採番されます。

システム側で自動入力されるためレコード作成時・編集時にユーザによる変更はできません。

テキスト型とは？

文字列を入力できる項目となります。

文字数制限も設定でき、最大で255文字まで入力を許可することが出来ます。

②サンプルデータで検証

♦自動採番→テキスト型

データ型「自動採番」、表示形式「SM-｛00000｝」、開始番号「1」の内容で

作成済みの項目「申請No.」を使用していきます。

1-1. 新規レコードを作成しデータを保存します。

自動採番型なので入力・編集などは出来ない状態です。

↓保存すると、設定した表示形式で自動入力されました。

1-2. オブジェクトマネージャー、項目とリレーションから項目を選択し

編集ページから【データ型の変更】をクリックして、データ型をテキストに変更します。

1-3. 変更を完了したら、既存データを確認してみます。

既存データ「SM-00001」は、データ型が変換された後も

削除されることなく残っています。

↓新規レコード作成画面を開きます。

新規作成画面では文字が入力できるようになっています。

テキスト型に変換されたことが確認できました。

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♦テキスト型→自動採番

2-1. 先ほど同様オブジェクトマネージャー、項目とリレーションから項目を選択し

テキスト型→自動採番型に変更してみます。既存データには「SM-00001」が存在しています。

↓自動採番型に選択すると同時に、ポップアップ画面が表示されました。

データ型の変更は、新規レコード以降反映されると表示されています。

2-2. OKして次に進むと、自動採番型の設定画面に移ります。

既存データと区別させたいので、表示形式を「SM-00」に変更しました。

2-3. 設定を完了したら、データの確認をしてみましょう。

データ型変換後も、既存データは「SM-00001」として失われることなく残っていますね。

2-4.新規レコードを作成して、自動採番型に変更されているか確認してみます。

↓保存

変更前データは「SM-00001」のまま

新しいレコードは「SM-01」として保存されたのが確認できました。

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♦自動採番型→テキスト以外のデータ型：テキストエリア型

3-1. 最後に、テキストエリア型というデータ型に変更してみます。

テキスト型以外に変更すると、既存データは失われるはずです。

（テキストとテキストエリアは、別のデータ型となります）

↓選択すると同時にポップアップ画面が表示されました。

既存のデータは失われます。と表示されています。

3-2. OKして新しいデータ型の設定を完了し、既存データを確認します。

先ほどまで入力されていたデータがなくなっていることが確認できました。

今回は、自動採番とテキスト型のデータ型変更の動作確認をさせていただきました。

この二つは標準の必須項目である「Name項目」とも絡んでくるので、

なんとなく察しがついていた方もいらっしゃると思います。

基本的な部分になるとは思いますが、改めての確認になれば嬉しいです。

他にも、テキストが30文字以上の場合はどうなるのか？

テキストや数値の元桁数を減らした場合は？など検証していければと思っています。

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