同じパターンのレコード作成を自動化

こんにちは！

今回は、同じパターンのレコード作成について
実装した内容のポイントを2つご紹介いたします。

親オブジェクトに対して、タスクを管理するカスタムオブジェクトが2種類あります。
このタスク管理用のレコードを作成する自動化について、異なる要件の実装を行いました。
[事例１]親レコードが作成されたら、やらなければならないタスクが決まっている場合
[事例２]親レコードの内容に応じて、テンプレートからタスクの内容をコピーしたい場合


まずは、1つめの事例です。

[事例1]親レコードが作成されたら、やらなければならないタスクが決まっている場合

Point！：レコードタイプっていうオブジェクトがあるんだね。

【前提】

・商談を参照する「商談タスク管理」というカスタムオブジェクトを作成しています。
・「商談タスク管理」ではレコードタイプを複数使用しており、タスクの種類ごとにレコードタイプを作成しています。
　例）資料A作成
　　　資料B作成

【要件】

”小規模商談”というレコードタイプの商談が作成されたら、商談タスク管理（API参照名：OppTask__c）レコードを用意されているレコードタイプの数だけ作成します。

【設定の詳細】

1.商談タスク管理オブジェクトにレコードタイプをタスク分作成

2.商談作成時のレコードトリガフローを作成

起動条件：レコードタイプ：小規模商談 の商談が作成されたとき

2-①.レコードタイプオブジェクトのレコードを取得

「レコードタイプ」のオブジェクトから各オブジェクトで作成されているレコードタイプの情報を取得できます。
（参考）オブジェクトリファレンス：RecordType
・sObject種別・・・商談タスク管理（OppTask__c）
・有効・・・True

2-②.①で取得されたレコードコレクション変数をループ

2-③.レコード変数（varOppTaskRecord）に割り当て

[レコード変数 (a)]　varOppTaskRecord
・データ型：レコード
・複数の値を許可（コレクション）：False
・オブジェクト：商談
・フロー外部での可用性：False

[割り当て]
・変数 (a) > レコードタイプID　←　loopの現在の項目 > レコードID
・変数 (a) > 商談タスク管理名　←　loopの現在の項目 > 名前
・変数 (a) > 商談　　　　　　　←　＄Record > 商談ID

2-④.③のレコード変数を レコードコレクション変数（varOppTaskRecords）に割り当て

[レコード変数 (b)]　varOppTaskRecords
・データ型：レコード
・複数の値を許可（コレクション）：True
・オブジェクト：商談
・フロー外部での可用性：False

[割り当て]
・変数 (b)  varOppTaskRecords　　追加　　変数(a)  varOppTaskRecord

2-⑤.④のコレクション変数の値でレコードを作成

【動作の確認】

”小規模商談”レコードタイプの商談レコードを作成すると、、、
商談タスク管理のレコードタイプと同じ名前・同じ数の商談タスク管理レコードが作成できました！
タスクの種類が増えても、レコードタイプを追加すればOKです！

実際の設定では
・数式を使って商談タスク管理名に取引先名を追加
・タスクがソートできるようにナンバリングする項目を追加
などの設定を加えるとよさそうですね。


次に

[事例２]レコードの内容に応じて、テンプレートからタスクの内容をコピーしたい場合

Point！：レコード選択肢セットなるものを使ってみた

【前提】

Salesforceに関する要望・お問い合わせをSalesforceのカスタムオブジェクト「SFヘルプデスク」で受け取っています。対応内容を記録するタスク管理用の子レコード「SFタスク管理」を作成します。
定例で行う作業については、テンプレートを用意しており、件名、手順・注意事項が記載されています。
　　例）ユーザ登録
　　　　データローダ作業

【要件】

・「SFタスク管理」オブジェクトへテンプレート（API参照名：Template__c）」項目（チェックボックス型）を作成。テンプレートとして登録するレコードはTrueへ
・親レコードから アクションで画面フローを呼び出し
・コピーしたいテンプレートを選択
・必要な項目値をコピーして、レコード作成

【動作の確認】

設定詳細の解説の前に、完成後のオペレーションをご覧ください。

「SFタスク管理」を作成します。

「テンプレート」項目にチェックを入れた「ユーザ登録」と「データローダ作業」という件名のレコードを作成し、テンプレートとして登録しておきます。
（コピーしたい項目）
　　・件名
　　・ステータス
　　・依頼内容

1.「SFヘルプデスク」レコードから、画面フローを起動する「タスク管理作成」ボタンを押下

2.コピーしたいテンプレートを選択

3.完了

テンプレートから必要項目をコピー
起動した「SFヘルプデスク」に紐づく「SFタスク管理」レコードが作成されました。
適宜編集します。

【フローの詳細】

①スタート画面

・表示テキスト
・選択肢ルックアップ を配置
　　選択肢にレコード選択肢セット を設定（詳細下図）
　　レコード選択肢セットの中で、変数の割り当てまで行えました。便利、、

②レコード変数を割り当て

選択した選択肢以外から設定する値を割り当てます。
紐づけのため、起動したレコードIDを「SFヘルプデスク」に割り当てます
（参考）Salesforceヘルプ：recordId の作成
↑↑自動でトリガしたレコード変数を格納してくれる魔法の変数です。

③変数「varSFTaskRecord」の値からレコードを作成

④完了画面

システム改修なしで、テンプレートの修正が可能です！


実際の設定では、、、
・「テンプレート」項目は、管理者のみ表示・編集可
・テンプレートとして登録されているレコードは編集できないよう入力規則を設定
・「件名」項目のコピー処理は、テンプレートレコードで”（件名）”と設定している文字列部分について、親レコードの件名に置き換える
・テンプレートに紐づいている複数子レコードをコピー
など設定しました。

業務に合わせてカスタマイズしてみてください！