活動内容をグループに投稿して、コラボレーションを活性化！

❝Salesforceでお客様とのやり取りを記録した上に、
ほかのコミュニケーションツールで、ほぼ同じ内容の日報の提出を行っている・・・
効率化できないだろうか？❞
とのご相談をいただきました。

SalesforceのChatterグループに活動を転記して、情報共有を行った実装例をご紹介します。

まずは、完成した状態をご覧ください。
今回のサンプルは、お客様とのやり取りを「行動」オブジェクトに記録しています。
こちらの内容をワンクリックでChatter投稿します。

【完成後の操作手順】

１）行動レコードを作成 または 編集

１）-1. 作成時に投稿する場合
・「新規行動」ボタンを押下
・作成しておいた「投稿先グループ」項目を選択の上、行動レコードを新規作成

１）-2.　登録済みだった予定完了後、詳細を追記して投稿する場合
・行動のレコードページから編集
・「投稿先グループ」項目を選択の上、保存

２）すると、、選択したグループに内容が投稿されました！

・チームメンバーに情報が共有されるとともに、コメントを記入できるので、グループが活性化します。
・別システムに転記を行っていた工数も削減されました。

それでは、設定詳細です。

１）活動オブジェクトに「投稿先グループ（API参照名：Group__c）」項目（選択リスト型）を作成

こちらの選択リスト値がChatter投稿先となります。
私の組織には、「グループ」というグローバル選択リストがあったので、それを利用しました。
グローバルアクション「新規行動」のレイアウトに作成項目を配置
行動のレイアウトに作成項目を配置

２）投稿先のグループを作成

①の選択リストの値と同じ名前のグループを作成します。
サンプルは、「西日本営業部」と「東日本営業部」を用意。
実装時には、非公開グループとし、各グループで管理者を選出。管理者の方には、①の選択リスト値とグループの整合性が取れるよう、メンバーの管理と名前無断でを変更しないようお願いしました。

３）レコードトリガーフロー作成

▼フローの全体像です。

３）-①. 起動条件
今回は、数式を使って、作成時と更新時の処置を1つのフローで作ってみました。
▼数式
・新規作成時　または　「投稿先グループ」項目変更時
かつ
・「投稿先グループ」が未選択でない場合
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

AND(
    OR(
        ISNEW(),
        ISCHANGED({!$Record.Group__c})
    ),
    NOT(ISPICKVAL({!$Record.Group__c}, ""))
)

３）-②. 選択した「投稿先グループ」項目の値と同じ名前のグループ（CollaborationGroup）レコードを取得します。
※「グループ」というオブジェクトは２つあるので注意してください。

念のため、アーカイブされていないグループのみ条件を指定して取得しています。
　isArchived　次の文字列と一致する　False
（参考）オブジェクトリファレンス：CollaborationGroup

３）-③. グループの存在有無を判定
もし、該当のグループがなかった場合、処理を停止するように分岐しています。
「なし」に進んだ場合、まだ報告の投稿がされていない旨の情報を、レコードに持たせてもいいかもしれないですね！

３）-④. グループにChatter投稿
・メッセージ・・・作成したテキストテンプレート（＊後述 ）をセット
・対象名またはID・・・②で取得したグループのSalesforceIDをセットします。
（参考）Salesforceヘルプ：フローコアアクション: Chatter に投稿
[＊上記Chatter投稿用テキストテンプレート]
・トリガーした行動レコードの項目値を差し込んでいます。
・詳細を確認したい場合は、該当レコードを開けるように、レコードURLを作成しています。
　マスキングしている部分は、ご自身の組織のドメイン名を入力してください。

改めて、投稿された内容は、こちら！

健闘をたたえあったり、お困りごとを協力し合って解決できるといいですね！
他のオブジェクトでも、応用できそうです。
ぜひ活用してみてください！