フロー不要！コード不要！レコードごとに指定した宛先にSalesforce上からメール送信

はじめに

Salesforceを使用する中で、こんなメール機能あったらいいなーと思ったことはありませんか？

①レコード上で管理しているメールアドレス宛にメールを送信したい！

②レコードの関連リストのファイルに保存したドキュメントをSalesforce上でメール送信したい！

③メール送信した履歴をSalesforceに残したい！

今回はその思いを叶える「メールを送信」アクションについて残したいと思います。

「メール送信」アクションとは？

デフォルトで存在しているグローバルアクションの「メール」を例にします。

ページレイアウトのSalesforceモバイルおよびLightning Experienceのアクションに「メール」アクションを配置することで

活動タイムラインに「メール」マークが表示され

この「メール」マークをクリックすることで、メールのポップアップウィンドウが立ち上がり、Salesforce上からメールが送れるという機能です。

今回はレコード上に保存したメールアドレスをメールの送信先として指定したいので、オブジェクト専用の「メールを送信」アクションを作成していきたいと思います。

作成手順

「To」項目と「Cc」項目の作成

レコードごとにTo（宛先）とCcを管理する項目を作っていきます。
項目とリレーションをクリックし、To（宛先）のデータ型に「メール」を選択してみました。
レコード上ではキャプチャのように青字になり、クリックすることで先程のメールのポップアップウィンドウが表示されました。
これはページレイアウトのSalesforceモバイルおよびLightning　Experienceのアクションにメールのアクションを配置している場合に表示されるようです。
（複数のメールアクションが配置されている場合は、一番先頭に配置されているメールアクションが表示されました。）

,（カンマ）区切りで複数のアドレスの入力を試してみましたが、複数のアドレスには向かないようです。
「Cc」項目は複数のアドレスになる可能性があるので、データ型はテキスト型で作成することにしました。
テキスト型なので、青字にはなりませんが、テキスト型であれば、,（カンマ）区切りで複数のアドレスを指定することができます。

「メールの送信」アクションの作成と宛先

設定＞オブジェクトマネージャー＞対象のオブジェクト＞ ボタン、リンク、およびアクションの「新規アクション」をクリックして、作成していきます。

アクション種別は「メールを送信」を選択し、表示ラベル、名前を入力し、保存をクリックします。
次の画面で、レイアウトに表示する項目を指定することができます。
今回は全て必要なので、このまま保存をクリックします。

定義済み項目値の「新規」をクリックします。

定義したい項目を選択します。
送信先がメールのTo（宛先）になるので、送信先を選択し、数式エディターの表示＞項目の挿入をクリックし、送信先に指定したい項目を選択します。
先程作成したTo（宛名）を指定し、保存をクリックします。
（このあとCcも設定しました。）

ページレイアウトのSalesforeモバイルおよびLightning Experienceのアクションに作成した「メールを送信」アクションを配置し、活動タイムラインのメールマークをクリックすることでTo（宛先）やCcを指定したメールポップアップウィンドウが立ち上がりました！

Tips！①～④

①レコードのファイル関連リストに保存したドキュメントをメールに添付

メールポップアップウィンドウの左下にあるクリップマークをクリックし、「関連ファイル」を選択することで、レコード上のファイルの関連リストに保存したドキュメントをメールに添付できます。

②活動タイムラインにメール送信履歴を残す

メールポップアップウィンドウの左下にある関連先にレコードが指定されている場合、活動タイムラインにメールを送信した記録が残ります。

③自動で反映されるBcc

Bccに自動でアドレスが反映されていることがあります。

設定は「プロファイルを参照」にある「設定」をクリックし
「私のメール設定」より確認ができます。
「送信元メールアドレスをBCCに設定しますか？」がはいの場合は、メールアドレスがBccに自動で表示されます。

④予期せぬ出来事

1. ページレイアウトに「メールを送信」アクションを配置してもメールのボタンが表示されない

2. 変更セットの検証でページレイアウト・メールを送信アクションでコンポーネントエラーが発生する

いずれも原因は設定＞送信が「すべてのメール」になっていないことでした。
2. は変更セットの受信側の設定が「すべてのメール」になっている必要があります。
変更セットの検証の際に「メールを送信」アクションは「条件付き選択リスト項目の値が不適切　Related To」、
ページレイアウトは「In field QuickAction no QuickAction named Test_c（オブジェクト名） SendEmail（アクション名）」とエラーメッセージが表示されましたのでお気をつけください、、、

おわりに

定義済み項目値は「件名」や「メール本文」に固定の値を指定することも可能です。

フローもコードも使わず、Salesforce上でメールが送れる便利な機能だと思いました。

ご覧いただきありがとうございました。