【シンプル実装】権限セットの割り当てをレポート化

はじめに

Salesforceを使用する中で、こんな機能あったらいいなーと思ったことはありませんか？

・権限セットをどのユーザーに割り当てたか把握したい
・権限セットを割り当てた件数を管理したい
・権限セットの割り当てが一定数を超えた時に通知したい

標準のレポートタイプではできないことも、カスタムレポートタイプを使用することで実現できます。

Helpに沿ってテスト環境で実装してみましたので、ご紹介します。

Help：カスタム権限セットおよび権限セットグループの割り当てに関するレポート
Help：ユーザーごとの権限割り当てに関するレポート

作成手順

①レポートタイプの作成
はじめに「権限セットの割り当て」カスタムレポートタイプを作成します。

1）設定＞レポートタイプをクリックします。

2）「新規カスタムレポートタイプ」ボタンをクリックします。

3）主オブジェクトに「権限セットの割り当て」を選択し、
レポートタイプの表示ラベル、レポートタイプ名、説明の入力、レポートタイプのカテゴリの選択、「次へ」をクリックします。
余談ですが、リリース状況が開発中であってもシステム管理者のような「カスタムレポートタイプの管理」権限を持つユーザーの場合は使用できます。

4）カスタムレポートタイプは主オブジェクトの次に関連するオブジェクトを選択するケースがありますが、この「権限セットの割り当て」は、関連オブジェクトの選択自体ができないため、このまま保存をクリックします。
5）レポートに表示させたい項目を追加するため、「レイアウトを編集する」をクリックします。
6）参照先の項目を追加をクリックし、今回は権限セットの「権限セットラベル」とユーザーの「有効」項目を追加し、「OK」をクリックし、「保存」をクリックします。

以上より、「権限セットの割り当て」カスタムレポートタイプを作成しました。


②レポート作成
続いて、カスタムレポートタイプを使用して、権限セットの割り当てレポートと一定数を超えた時に通知する方法について実装していきます。

1）レポートの「新規レポート」をクリックします。

2）作成したレポートタイプの「権限セットの割り当て」を検索し、選択することで、「レポートを開始」が表示されるため、クリックをします。
3）レポートに表示させたい項目を選択し、保存をクリックすることで、権限セットの割り当て状況が分かるレポートが作成されました。
続いて、「登録」をクリックします。

4）レポートを配信するスケジュールを登録する機能ですが、条件をこのレポートに追加にチェックを入れることで配信する条件を追加することができます。
今回は権限セットの割り当て件数が15件より大きいを条件に追加して、「保存」をクリックします。

翌日9:00にメールにレポートが配信されました。
（条件を15 → 30に変えてみたところ、配信されないことも確認できました。）

おわりに

今年の1月くらいに試したときには実装できなかったのですが、今回希望通りの実装ができました！

今まではデータローダを使用して、権限セットの割り当ての確認を行っていたのですが、この機能を使うことで簡単に権限セットに割り当てたユーザーの確認や割り当て件数を条件にレポートを配信し過剰な割り当てを防ぐことに役立つと思います。

ご覧いただきありがとうございました。