フローのロックアクションでクローズした商談をロックする

ロック状態になっていることをお知らせする項目を作った方がいいかもね

Admin

2024/10/23 14:20:23

ネタ帳を整理しておりまして、そのときはうまく設定できなかったりで記事にできなかったものをサルベージしております。

今日はとても活用できそうな機能なのに何故だか記事作成途中で終わっていた、フローでのレコードのロックを使って、昔からニーズとして多い「クローズした商談のロック」をやってみました。

やりたいこと

・受注または失注としてクローズした（完了フラグ（IsClosed）が「True」になった）商談を、編集できないようにロックする。
・レコードの所有者にはロック時にも編集を許可する。

作成したフロー

条件がシンプルなので、今回はあっさりしたフローです。

①開始

いつものごとく、とてもシンプルなのでこのような設定内容になっておりますが、状況によって条件は異なりますのでご注意ください。

オブジェクト
商談

トリガーを設定
レコードが作成または更新された

エントリ条件を設定＞条件の要件
すべての条件に一致

IsClosed（完了フラグ）｜次の文字列と一致する｜True

更新されたレコードをフローで実行するタイミング
条件の要件に一致するようにレコードを更新したときのみ

フローを最適化
アクションと関連レコード

②アクション：クローズした商談をロック

アクションの要素を追加し、「レコードのロック」アクションを選択します。

表示ラベル＆API参照名はお好きなように付けてください。

アクション
Lock
※ロックをかけるときは「Lock」、ロックを解除するときは「Unlock」と入力します。

レコード ID
トリガーOpportunity＞商談 ID
※ロックを書けるレコードIDを指定します。

許可される ID
（トグルを「含まれる」に変更）
トリガーOpportunity　＞所有者 ID
※ロック時にも編集可能にするユーザーを指定します。

許可されるID は、ユーザー、グループ、キュー、ロール単位で設定できます。今回は商談所有者をIDで指定しています。また、こちらの設定は省略可能です。

テストします

フローの有効化後に、残念ながら失注となりクローズしたこちらの商談。

商談の所有者でもなく、システム管理者でもない、けれども通常は商談を編集できるユーザーが商談を編集しようと試みますが……

「このレコードはロックされています。編集する必要がある場合は、システム管理者にお問い合わせください。」というエラーメッセージが表示され、保存できません。

エラーメッセージ拡大

レコードの所有者は編集して保存ができました。

ポイント
・システム管理者はロックされたレコードを編集できます。
・「許可されたID」でロールを指定した場合、そのロールおよび上位ロールが編集可能となります。

その他考慮事項はヘルプページをご確認ください。
◇ Salesforce ヘルプ＞ドキュメント＞ビジネスプロセスの自動化＞フローコアアクション: レコードをロック

ひとこと＆ロック解除についてもあらためて書きます

承認プロセスのように複数のユーザーがレコードを確認したというステップを必要とせず、ステータスなどによって編集不可が決まってくるような場合は、フローのロックで事足りそうですね。
今日はわりとよくあるユースケースのためのシンプルな設定を書きましたが、ロックの解除パターンも書く予定です。

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