フローのロックアクションで商談をロック／ロック解除追加編

ロック解除バージョンです。

Admin

2024/12/03 22:07:45

前回「フローのロックアクションでクローズした商談をロックする」を書いたときはシンプルにクローズした商談をロックする例でしたが、人間なので一度ロックしたけれど解除して編集したいときもあるかもしれないと、ロック解除の動作確認も兼ねてロック＆ロック解除バージョンも作りました。

やりたいこと

・受注または失注としてクローズした（完了フラグ（IsClosed）が「True」になった）商談を、編集できないようにロックする。
・レコードの所有者のマネージャーとシステム管理者はロック時にも編集可とする。
・一度クローズした商談レコードに修正が発生した場合、レコード所有者のマネージャーまたはシステム管理者がフェーズを変更することで、ロックを解除して編集可能とする。

前提

・商談にはレコードのロック状況を表示する「ロック状況」(API参照名はLockStatus__c)というカスタムテキスト項目を作成している。基本的にフローでのみ更新し、一般ユーザーは参照のみとする。デフォルト値は「🔓未ロック」。ロック後は「🔐ロック済み」に更新する。

作成したフロー

②の決定により3つの分岐が設定されていますが、内訳はこのようになっています。

クローズ：商談がクローズしたとき（＝完了フラグが True）、レコードをロックし、カスタムテキスト項目「ロック状況」の値を「🔐ロック済み」に更新する。

クローズ後の変更：一度クローズした商談のフェーズを変更したとき（前の完了フラグの値がTrueで、現在の値はFalse）、レコードのロックを解除し、カスタムテキスト項目「ロック状況」の値を「🔓未ロック」に更新する。

デフォルトの結果：クローズ以外の値でフェーズが更新されたとき。
　　　　　　　　　※アクションはなし。

①開始

今回はフェーズが変更されるたびに値を確認して処理を行うような条件を設定していますが、状況によって条件は異なりますのでご注意ください。

オブジェクト
商談

トリガーを設定
レコードが作成または更新された

エントリ条件を設定＞条件の要件
すべての条件に一致

StageName（フェーズ）｜変更済み｜True

更新されたレコードをフローで実行するタイミング
レコードを更新し、条件の要件に一致するたび

フローを最適化
アクションと関連レコード

②決定＞クローズ

表示ラベルとAPI参照名は組織の命名ルールに則ってわかりやすい名前を付けてください。

結果　クローズ
結果を実行する条件の要件　すべての条件に一致（AND）
　トリガー Opportunity ＞完了フラグ｜次の文字列と一致する｜True
結果を実行するタイミング　条件の要件を満たす場合

②決定＞クローズ後の変更

結果　クローズ後の変更
結果を実行する条件の要件　すべての条件に一致（AND）
　トリガー Opportunity の前の値＞完了フラグ｜次の文字列と一致する｜True
　トリガー Opportunity ＞完了フラグ｜次の文字列と一致する｜False
結果を実行するタイミング　条件の要件を満たす場合

デフォルトの結果は何も設定しません。

③アクション（レコードのロック）：クローズしたレコードのロック

アクション
Lock
※テキストを入力します。

レコードID
トリガー Opportunity ＞商談 ID

許可されるID
トリガーOpportunity ＞所有者 ID ＞マネージャーID

④レコードを更新：ロック状況をロック済みに更新

更新するレコードを検索してその値を設定する方法
フローをトリガーした商談レコードを使用

検索条件を設定
なし ‐ 常にレコードを更新

商談の項目値をレコードに設定
LockStatus__c（ロック状況）←🔐ロック済み

⑤アクション（レコードのロック）：ロック解除

アクション
Unlock
※テキストを入力します。

レコードID
トリガー Opportunity ＞商談 ID

⑥レコードを更新：ロック状況を更新

更新するレコードを検索してその値を設定する方法
フローをトリガーした商談レコードを使用

検索条件を設定
なし ‐ 常にレコードを更新

商談の項目値をレコードに設定
LockStatus__c（ロック状況）←🔓未ロック

テストします

クローズにすると、レコード所有者のマネージャー、システム管理者以外はレコードが編集できなくなりました。

レコード所有者のマネージャーがフェーズを「受注」「失注」以外に変更し、未クローズの状態に戻すと、レコードの更新が可能になりました。

ひとこと

アクションの設定時に「Lock」「Unlock」と入力しなくてはならないのですが、選択肢として「True」「False」があり、選択して保存できてしまうので初見殺しだなとは思いますが、レコード全体へのロック/ロック解除が簡単に設定できるのはいいですよね。
入力規則は項目のシンプルな編集ルールを設定したいとき、カスタムエラーは関連レコード等の集計情報や複雑なルールにそってデータ更新を制御したいとき、以降のデータ更新を防ぎたいときはフローのロックアクションなど、より簡単な入力の制御方法が増え、とてもありがたいです。昔は小細工をして設定のための設定を作ってましたからねえ……。時代は変わっていきますね。

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