「オフィス開設に必要なものは？」
「オフィス開設の流れや事前準備について気になる」
オフィス開設時には、必要なものを準備するほか、効率的に進めるためにスケジュールを立てて動いていかなければいけません。
オフィス開設に必要なもの
- 通信環境
- 事務用品
- オフィス家電
- オフィス家具
- 緊急時の備品
- 事業計画を立案する
- 開設資金を調達する
- 物件を探す
- 開設に必要な書類を提出する
当記事では、スムーズにオフィスを開設して業務をスタートできるように、事前に揃えておきたい備品や消耗品をご紹介します。
また、具体的なオフィス開設の流れや注意点についても解説します。
オフィスの開設を検討している方は、ぜひ参考にしてください。
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オフィス開設に必要なもの5選
オフィス開設に最低限必要なものは、以下の5つです。
- 通信環境
- 事務用品
- オフィス家電
- オフィス家具
- 緊急時の備品
オフィス開設には、環境を整えるためにそろえておくべきものがいくつかあります。
以下で詳しく紹介しますので、参考にしてみて下さい。
通信環境
通信環境は、オフィスを開設するうえで必須です。
通信環境とは、具体的には以下が該当します。
- インターネットの回線契約
- 固定電話の設置
- パソコン
- コピー機、印刷機
近年は、固定電話を設置しない企業もありますが、外部との連絡手段は必須です。
固定電話がない場合は、ChatworkやSkype、Zoomといったツールを用いて連絡を取ることになるでしょう。
業務でも使用するため、パソコンやインターネットといった通信環境は最優先で用意してください。
事務用品
事務用品も、オフィスを開設するうえで無くてはならないものです。
必要となる事務用品は企業によって異なりますが、基本的には以下が揃っているかを確認しましょう。
- 筆記用具（ボールペン、サインペン）
- 紙製品（コピー用紙、事務用封筒、付箋）
- 接着用品（セロハンテープ、のり）
- 修正用品（修正テープ、修正ペン）
- 裁断用品（カッター、ハサミ）
- 結束用品（ホッチキス、クリップ）
- ファイル用品（クリアファイル、バインダー）
- その他（タイムカード、ラベルプリンター）
今までの業務で使用してきたものをそのまま持ち込んだり、新たに購入したりすると良いでしょう。
新規でオフィスを開設する場合は、上記を参考に事務用品を揃えてください。
オフィス家電
社員が長時間過ごすオフィスには、自宅と同様の家電が必要となります。
用意しておくべき家電は、以下の通りです。
- 冷蔵庫
- 電子レンジ
- 電気ポット
- 空気清浄機
- 加湿器
- 掃除機
食品を保管できる冷蔵庫や温かい食事を用意できる電子レンジ、来客用のお茶を用意するための電気ポットなど、生活する上で最低限必要となる家電は用意しておきましょう。
また、オフィス内を清潔に保つためにも、空気清浄機や掃除機も忘れずに用意してください。
オフィス家具
デスクやチェアといった業務に関わる家具は、オフィス開設日までに揃えておく必要があります。
- オフィスデスク
- オフィスチェア
- ロッカー
- キャビネット
- ホワイトボード
- 金庫
- その他備品（ゴミ箱、時計、傘立て）
家具は、注文したからといってすぐに手元に届くとは限りません。
購入から入手までに日数がかかることもあるので、オフィスレイアウトが決まり次第、すぐに必要なものを注文しましょう。
緊急時の備品
業務に直接関係はありませんが、緊急時の備品もオフィス開設時に欠かせません。
- 1日3Lの水（社員の人数分）
- 1日3食分の食料（社員の人数分）
- 電池、バッテリー、携帯用ライト
- 毛布、カイロ
- 衛生用品、生理用品
- 簡易トイレ
- 簡易薬（胃腸薬や解熱薬）
震災が起こって帰宅困難者が出た場合、社内に複数の社員が留まることになります。
東京都では、「東京都帰宅困難者対策条例」が制定されているため、企業には緊急時の備品を備えておく努力義務が発生します。（参考：東京都帰宅困難者対策条例｜東京都防災ホームページ）
東京都に限らず、社員の命や安全を守るためにも、緊急時の備品も忘れずに揃えておきましょう。
オーダーメイドが必要なもの3選
オフィス開設時に抑えておくべき、オーダーメイドが必要なものを3つ紹介します。
- 会社ロゴ
- 印鑑
- 名刺
オーダーメイドが必要なものは、用意するまでに数週間から数ヵ月を要する場合があります。
オフィス開設が決まったら、早急に注文しましょう。
以下では、それぞれ具体的に解説します。
会社ロゴ
会社ロゴは、オフィス開設時に非常に重要です。
看板や社用車、名刺やホームページなど、会社の顔となるロゴは様々なシーンで活躍します。
会社ロゴが決まらなければ用意できないものも多いので、会社ロゴは早い段階で決めておくと良いでしょう。
自社内でロゴをデザインするのか、外部に委託するのかといった選択も重要です。
印鑑
ビジネスシーンにおいて印鑑を使用する機会は少なくなっていますが、オフィスに一つは必要なものです。
商標登録の際に代表者の押印が必要となったり、宅配物の受け取りにも印鑑が必要となったりします。
印鑑がなければ必要な手続きができないこともあるので、忘れずに用意しておいてください。
名刺
名刺は会社の顔であり、社員個人のイメージを決定付ける重要なアイテムです。
慌てて作成すると見栄えが悪くなってしまうこともあるので、自作する場合は、フォトショップのようなデザインツールを駆使して丁寧に作成してください。
デザインに自信がないという場合には、デザイナーに委託するというのも一つの手です。
オフィス開設に合わせて、名刺も一新しましょう。
オフィス開設に適したタイミング
オフィス開設には、必要なものを揃えるだけでなく開設のタイミングも重要です。
オフィス開設に適したタイミングは、以下の3つです。
- 賃料が負担できる会社規模になったとき
- 新規事業のために融資を受けたいとき
- 社員の稼働率が高まってきたとき
まず、賃料が売上の10～20％以内に収まる規模であることが重要です。
次に、新規事業で融資を受ける際には、オフィスを構えることで金融機関からの信用度を高められます。
また、社員の稼働率が高まった場合も開設を検討するべきタイミングです。
上記をもとに、オフィス開設のタイミングを見極めましょう。
オフィス開設の流れ
オフィス開設の流れは、以下の通りです。
- 事業計画を立案する
- 開設資金を調達する
- 物件を探す
- 開設に必要な書類を提出する
それぞれの項目について、以下で詳しく解説します。
物件探しや書類提出など、スムーズに進められるようにしましょう。
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事業計画を立案する
オフィスを開設する第一歩は、しっかりとした事業計画を立案することです。
事業計画は、オフィス開設の目的や必要性を明確にし、予算や運営方針を具体化するための重要なステップです。
例えば、以下の情報を整理しておくことをおすすめします。
- 事業の規模や目標
- 社員数
- 業務内容
- 立地条件
賃料や初期費用、光熱費などの経費を売上と照らし合わせ、負担が適切かどうかを確認します。
さらに、将来の事業拡大を見越した計画も重要です。
明確な事業計画があることで、オフィス選びや融資申請がスムーズに進み、理想的な環境で業務をスタートできます。
開設資金を調達する
オフィス開設の次のステップは、必要な資金を調達することです。
オフィス開設には多額の費用がかかるため、計画的な資金調達が必要です。
自己資金を活用する場合は、資金不足に備えた予備費も確保しておきましょう。
また、金融機関からの融資を検討する際には、事業計画書を用意し、開設の目的や必要性を具体的に説明することで、信用を得やすくなります。
物件を探す
オフィス開設において、物件探しは非常に重要です。
駅からの距離や周辺環境、広さ、設備などをリストアップすると、優先順位が整理できます。
また、予算も大切なポイントです。
賃料だけでなく、共益費や契約時の初期費用も考慮し、長期的に無理なく維持できる物件を選びましょう。
不動産会社に相談することで、希望条件に合った物件を効率的に探せます。
最適な物件を見つけることで、快適なビジネス環境を整えましょう。
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開設に必要な書類を提出する
オフィスを開設する際には、必要な書類を提出し、手続きを完了させることが重要です。
一般的に必要な書類を、以下にまとめました。
- 株式会社設立登記申請書（参考：商業・法人登記の申請書様式｜法務局）
- 法人設立届出書（参考：内国普通法人等の設立の届出｜国税庁）
- 給与支払事務所等の開設届出書（参考：給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出｜国税庁）
- 厚生年金保険および健康保険の新規適用届（参考：新規適用の手続き｜日本年金機構）
- 雇用保険事業主事業所各種変更届（参考：ハローワークインターネットサービス）
賃貸契約を結ぶ場合、一般的に事業内容を証明する書類（登記簿謄本や会社概要）が求められます。
また、オフィス開設に伴う公共サービスの手続き（電気、ガス、水道、インターネットなど）の申し込みも忘れずに行いましょう。
オフィス開設時に必要な設備
オフィス開設時に必要な設備は、主に以下の2つです。
- 電話・FAXの開設
- 消防設備
どれもオフィス設立には必須のものになるため、しっかり抑えておきましょう。
電話・FAXの開設
オフィスを設立するためには、事務所で使用する電話やFAXを開設するための手続きが必要です。
工事を依頼する業者を選び、事務所内のレイアウトに応じて配置を決めます。
工事にはある程度の期間が必要なため、事務所を開設する日程に合わせてスケジュールを調整しましょう。
消防設備
消防法の定めにより、消火器具やスプリンクラー設備などの設置が義務付けられています。
条件は自治体によっても異なる可能性があるため、事前に所轄の消防署に確認しましょう。
特に間仕切りなどのレイアウトは消防法による制限を受ける可能性もあるため、注意が必要です。
レイアウトを決める前に、ビルの管理会社や専門の業者への相談を忘れずに行うようにしましょう。
オフィス開設の注意点
オフィス開設の際に留意しておくべき点を、以下の3つ紹介します。
- 効率の良いオフィスレイアウトか
- インフラ整備は早めに連絡しておく
- 共同スペースは綺麗か
オフィスの開設を失敗しないためにも今の内に注意点を見ておきましょう。
効率の良いオフィスレイアウトか
オフィスを開設する前に確認しておくべきことは、借りようとしているオフィスのレイアウトは効率が良いかどうかです。
賃料だけを見て安いオフィスを借りた方に多い失敗ですが、借りたオフィスが効率の良いオフィスレイアウトにできず業務の効率を下げている方が多くいます。
コピー機や書類棚の位置等スムーズな導線が作れるオフィスを選びましょう。
インフラ整備は早めに連絡しておく
オフィスを開設する前に電話回線やLAN工事は事前に連絡しておきましょう。
電話回線は繋がるのに1か月程度かかるケースもあります。
早めに連絡しておかないとオフィス開設時に電話回線が通っていないということもありえます。
インフラ整備は早めに動いておくのがおすすめです。
共同スペースは綺麗か
オフィスを開設する際は、オフィスの間取りだけでなく共同スペースも確認しましょう。
借りているオフィスの内装やレイアウトは比較的自由に変えられますが、共同スペースは変えられません。
例えばトイレや給湯室といった水回りの共同スペースが汚れていると臭いや虫が発生するので、気分よくオフィスが使えなくなります。
特にトイレは取引先の方も使う可能性があるので注意したいポイントの一つです。
オフィス開設は必要なものを揃えて万全に！
当記事では、オフィス開設に必要なものや流れについて解説しました。
オフィス開設に必要なものはたくさんあり、一度に全て揃えることは難しいかもしれません。
まずは必要なものをリストアップして、優先順位をつけましょう。
重要度の高い事務用品やオフィス家具・家電から優先的に揃えて、落ち着き次第、インテリアや備品を揃えると準備の負担を軽減できます。
計画的に行動して、スムーズにオフィス開設を完結させましょう。
オフィス開設に必要なものだけでなく手続きについても知りたいという方は、以下の記事を参考にしてください。
