オフィス移転は、単なる引っ越しとは異なります。
解約や契約といった各種手続き、不用品の処分や新たな備品の購入など、思いのほかやるべきことが多いです。
実際に準備を始める前に、まずはやるべきことをチェックリスト形式でまとめて、スムーズにオフィスを移転できるようにしましょう。
移転する際に現在のオフィスでやるべきこと
まずは、現在のオフィスでやるべきことを2つご紹介します。
準備の第一段階として、忘れずに行いましょう。
①オフィスの解約確認
退去する場合は、現在のオフィスの解約時期や条件を確認する必要があります。
解約時期が明確になれば、準備のスケジュールを立てることができます。
業務と同時進行でオフィス移転の準備を行う場合は、予定通りに準備が完了しないこともあるので、解約日までに準備が完了するように余裕をもって計画を立てましょう。
また、新オフィスの入居可能時期の確認も重要です。
オフィスを解約しても、新しいオフィスに入居できなければ意味がありません。
退去と入居のタイミングを見極めて、上手くオフィス移転を行いましょう。
②オフィスの原状回復
オフィス移転を第三者に委託しない場合は、自社内で準備を進める必要があります。
現在のオフィスの原状回復に関しても、自社で手続きを行わなければならないため、原状回復の条件をよく確認して速やかに業者に依頼しましょう。
オフィス移転の２ヵ月前までには、工事の発注を済ませるのが一般的とされています。
また、トラブルにならないよう、オーナーや管理会社と原状回復の範囲をしっかり確認し、業者に費用を見積もってもらうことが大切です。
原状回復については以下の記事で詳しくご紹介していますので参考にしてください。
オフィス移転の前に絶対知っておきたい原状回復とは？流れを徹底解説
新オフィスへの移転に向けてやるべきこと
次に、新オフィスの契約に向けてやるべきことをご紹介します。
オフィスを新しくするということは、これまで抱えていた課題を解決するチャンスです。
移転の目的やオフィスのコンセプトをしっかりと決めて、理想のオフィスを実現しましょう。
①新オフィスのレイアウトプランニング
・会議室、応接室、休憩室など、執務室以外の配置の検討
・具体的なレイアウトプランの作成
・移転目的に合わせたレイアウトになっているかの確認
・内装工事の見積もり
移転先が決まったら、まずは新オフィスのレイアウトプランニングを行いましょう。
どの部署にどの程度のスペースが必要なのか、会議室や応接室にはどの部屋を割り当てるのかなど、実際に使用することを想定して決定します。
レイアウトが完成しなければ後の作業を進めることができないため、移転日の4ヵ月前には決めておく必要があります。
②新しいオフィス家具の選定と発注
・リースする家具やOA機器のリストアップ
・新たに購入する家具の選定と見積依頼
・新たな家具の発注
・破棄する家具のリストアップ
作成したレイアウトプランをもとに、必要な家具やOA機器を洗い出してリストアップしましょう。
大型の家具や家電製品は、発注したからといってすぐに届くとは限りません。
在庫が切れていることもあるので、レイアウトプランが完成次第、すぐに家具やOA機器の選定・発注を行いましょう。
③社内の移転の準備
・社員への移転計画共有と役割の分担
・全体スケジュールの確認
・引っ越し業者の選定と依頼
・内装業者の選定と依頼
・電話やFAXの移設、OA機器の移設、ネット回線などのインフラ整備（専門業者選定）
・データのバックアップ
・荷物の梱包作業
移転すると決まったら、速やかに社内へ告知しましょう。
移転１ヵ月前にもなると、荷物の梱包や移転案内の送付など、やるべきことが多くなります。
移転作業でやるべきことをチェックリスト化して、社員全員に担当者やスケジュールを共有しておくと安心です。
④オフィス移転の案内
・送付先リストの作成
・印刷の発注
・新オフィス用の封筒、名刺など印刷物の発注
・宛名書き
・発送時期の検討
・発送
オフィス移転の案内は、移転日の１ヵ月前には発送するのがマナーです。
挨拶状の作成や宛名書きなど、余裕をもって２ヵ月前から準備しておくと良いでしょう。
⑤引っ越し準備
・作業内容の確認
・廃棄物の引き取りが可能かどうか
引っ越し業者を選ぶ際には、複数の業者に見積もりを依頼しましょう。
見積もりの金額は業者によって異なるため、費用を節約したい場合には、相見積もりで費用を比較して安く抑えられる業者を選ぶことが大切です。
また、業者を比較する際には、費用だけでなくサービス内容にも注目しましょう。
廃棄物の処分まで一括して引き受けてくれるような業者が、理想的だといえます。
引っ越し業者の選定は、オフィスを退去する２ヵ月前までには済ませておいてください。
⑥オフィス移転に伴う各種届け出
・税務局（事業年度、納税地、その他の変更異動届出書、本店移転登記申請書／給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書）
・都道府県税事務所（事業開始等申告書）
・社会保険事務所（適用事業所所在地・名称変更（訂正）届）
・労働基準監督署（労働保険名称・所在地等変更届、労働基準法に関するものなど）
・公共職業安定所（事業主事業所各種変更届）
・郵便局（郵便物届出変更届）
・消防署（防火管理者選任届）
提出のタイミングや提出期限は、届け出によって異なります。
漏れがないように、各届け出の提出タイミングと提出期限を事前によく確認しておきましょう。
オフィス移転の費用を節約する方法
オフィス移転に必要な工程を全て自社内で行うとなると、時間や手間がかかるだけでなく、費用もかかってしまいます。
オフィス移転は業者に依頼した方が、かえって安上がりになることも珍しくありません。
オフィス移転を業者に頼る場合は、一社にまとめて依頼しましょう。
オフィス設計や内装工事、引っ越しの手続きや荷物の移動といった各工程を別々の業者に依頼すると、その都度、初期費用がかかります。
また、打ち合わせやスケジュールの調整など、時間と手間もかかります。
費用を節約してオフィス移転をスムーズに行うためにも、全工程を一括で任せられるような業者に依頼すると良いでしょう。
オフィス移転はアウトソーシングがおすすめ
オフィス移転は、頻繁に行われるものではありません。
そのため、いざオフィス移転が決まっても、何から手をつけて良いのかわからずに困ってしまう人は少なくありません。
また、やるべきことをチェックリストにまとめてみたものの、自社内では対応が難しいというケースもあるでしょう。
そのような場合には、アウトソーシングがおすすめです。
オフィス移転をサポートするコンサルタントに依頼して、スムーズに移転を完了させましょう。
オフィスの移転後、速やかに手続きを行う必要のあるのものは以下の記事でもご紹介しています。
